Verwerk betalingen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Wise kent een functie om externe betaalgegevens te kunnen importeren en te verwerken in de Client. Er zijn namelijk diverse partijen die betaalgegevens (ontvangsten van debiteuren) kunnen aanleveren. De aangeleverde gegevens moeten worden geconverteerd naar een standaard Wise-importformat.

Bij het instellen van de Conversie van de betaalgegevens zal worden aangegeven welke importformaten kunnen worden verwerkt. In sommige importformats kunnen ook storneergegevens zijn opgenomen. Voor zover bekend zullen deze storneergegevens worden meegenomen in de vertaling naar het XML-format en worden verwerkt in OCLC Wise.

Het verwerken van betalingsbestanden bestaat uit twee slagen:

Het betalingsbestand geschikt maken voor inlezen in OCLC Wise (xml-format). Voor meer informatie voor het omzetten van bestanden naar het juiste format, zie Betalingsbetanden omzetten naar juiste format.
Het verwerken van het betalingsbestand. Deze handeling wordt in de Client uitgevoerd.

Verwerking van het betalingsbestand in de Client

Het onderdeel 'Verwerk betalingen' is te vinden via Financieel > Beheer > Verwerk betalingen.

Om deze functionaliteit te gebruiken, moet er een xml-betalingsbestand geplaatst worden op de OCLC Wise server in de map:
home/bxmas/verwontv

Voor meer informatie over dit xml-bestalingsbestand, zie Betalingsbetanden omzetten naar juiste format.

Er volgt nu een scherm waarin je het betalingsbestand kiest:

De inhoud van het bestand 'verwontv' wordt getoond. Kies het gewenste betalingsbestand. Kies ook het gewenste verslag (Foutlijst, Volledig verslag of Overzicht) en klik op 'Ok'.

Ook bestanden met extensie .XML (hoofdletters) zichtbaar.

Het geselecteerde bestand wordt klaar gezet:

Klik op 'Akkoord' voor het starten van de verwerking van de betalingen in dit bestand.

De verwerking start meteen en duurt enkele seconden, daarna wordt automatisch het verslag /rapport aangemaakt (verschijnt in nieuw venster).

Uitsplitsing van de lijsten:

1 - alleen foutlijst
2 - volledig verslag
3 - overzicht

In geval van 2 worden de eventuele fouten aan het eind van het verslag op een foutlijst verzameld. Bij deelbetaling en/of te veel betaald wordt de post zowel in de verwerkte posten lijst (met ****) als op de foutlijst gezet.

Na verwerking wordt het bestand automatisch geplaatst in de map:
home/bxmas/verwontv/klaar

Dashboard

De verwerking kan worden geraadpleegd in het Dashboard in de Manager (Manager > systeemWise > Dashboard). In het dashboard kun je de verwerking volgen/herkennen aan de job 'Inlezen te verwerken betalingen'.

Mocht het nodig zijn om nogmaals een verslag/rapport af te drukken, kan dat via de tab 'Verslagen'.

Klik op 'rapport' voor het (her)afdrukken van het verslag.

Verwerking van een aangeboden post

Bij de vertaling van het import-formaat naar het OCLC Wise-xml-formaat zal worden gezocht naar alle gegevens uit de in de import aangeboden gegevens die van belang zijn voor de verwerking in OCLC Wise.

De volgende rubrieken (tags) kunnen per betaling worden opgenomen (voor zover aangeboden en gevonden):

boekdatum
afboeknummer
navraagnummer
van_rekeningnr
mutatiesoort
bedrag
kenmerk
factuurnr
zoeknummer
rek_naam
rek_adres
rek_plaats
toelichting-x

Voor een geslaagde verwerking worden in OCLC Wise de volgende regels toegepast:
Pasnummers die zijn ingevuld in de rubriek kenmerk zullen NIET worden onderzocht.

Zoeken van een (openstaande post):

Eerst op een nummer:

Eerst op factuurnummer, dan indien afwijkend van factuurnummer, op kenmerk en vervolgens, indien afwijkend van factuurnummer, op zoeknummer.
Spaties en koppeltekens worden afgevangen in de toelichting
Indien het factuurnummer langer is dan 16 posities wordt de post niet verwerkt
Er wordt alleen gezocht indien > 7 lang.
Het zoeken gaat als volgt:
eerst op hele nummer naar openstaande post voor ontvangst en gesloten post voor stornering
indien niet gevonden, kijken of er een verwerkte post is:
zoja, melding (L4 - contributie, L5 - registratie) en stoppen controle
indien niet gevonden eerste pos eraf
net zolang tot het nummer < 8 lang is.
indien alle drie de zoekvelden leeg zijn melding L2 en stoppen controle.
indien niet gevonden, dan melding L0 en stoppen controle.

Als geen nummer en wel een zoeklener bekend is:

indien zoeklener gevuld is, dan proberen de actor hierbij te vinden
indien niet gevonden, dan verder, kennelijk onzin in veld
indien gevonden en er is een fin_post gevonden, dan controleren of deze bij elkaar horen, zoniet melding L1 en stoppen controle
indien gevonden en geen fin_post, dan kijken of deze klant open posten heef
indien geen open posten melding B3 en stoppen controle (wordt niet meer uitgevoerd)

Vervolg:

indien er een melding is OF niets gevonden en nog geen melding, dan melding L0, en stoppen
indien optie GMURMUT staat, controleren of bank-/gironummer van klant klopt en eventueel vervangen (controle elfproef)
indien het te verwerken bedrag negatief is melding B4 en stoppen
zoek rol_abonnement bij deze klant, indien niet gevonden melding L6 en stoppen
controle of deze boeking vandaag reeds verwerkt is, igv deelbetaling cq. deel-stornering

Opmerking:

Let op: dit kan wel is een zware belasting vormen op fin_posten!

Indien dit het geval is, dan melding X1 en stoppen

Nu kan de ontvangst/stornering verwerkt worden in een of meer posten
ontvangst
indien niet alles kan worden verwerkt
indien optie GMUDEPO staat en de status van de klant is tussen 2 en 5, dan naar deposito 1 boeken
anders melding B1
stornering
zet incasso post weer open, eventueel in combinatie met korting
indien alles verwerkt, melding S1
indien niets verwerkt melding S2
anders melding S3

Opmerking:

Het boeken van teveel betaalde bedragen op deposito zal ALLEEN worden uitgevoerd als het om een deelbetaling gaat. Als er geen contributie open staat zal het ontvangen bedrag NIET worden verwerkt. Dit moet terug worden betaald.

Storneringscodes

Storneringscodes worden meegestuurd in het betalingsbestand en geven aan waarom een post is gestorneerd.

Voor de RABO bank zijn dat de volgende codes;

AM04 Onvoldoende saldo
MS03 Administratieve reden
MD01 Onjuiste machtiging
MD02 Onjuiste machtiging
AG02 Fout bestandsformaat
AC06 Rekeningnummer blokkade
MS02 Oneens met betaling
MD06 Oneens met incasso
AG02 Fout bestandsformaat
AC06 Rekeningnummer blokkade
MS02 Oneens met betaling
MD06 Oneens met incasso
SL01 Administratieve reden
DNOR BIC niet aangesloten

Bovenstaande codes worden afgedrukt op het betalingsverslag en zijn bij de klant terug te vinden op tabblad 'Overig' in de Client > Klantenadministratie.

Bijzondere gevallen

Klanten laten abonnementsgeld storneren
Klanten kunnen geïncasseerd abonnementsgeld laten storneren door de bank. Het bedrag wordt teruggeboekt bij de klant. En de klant besluit vervolgens om het abonnement niet te verlengen maar te beeindigen.

In een dergelijk geval maakt de organisatie een 5xxx rekening aan met een naam als: gestorneerde abonnementsbetalingen. De rekening is gekoppeld aan het grootboeknummer van de bank, bijvoorbeeld B030. Het bedrag wordt geboekt.

Als de klant nog een deposito heeft staan kan het bedrag, na verrekening met andere openstaande registraties, geïnd worden op een 4xxx rekening gekoppeld aan een R nummer (deposito).

Binnengekomen betaling Verzamelnota's
Bedragen van verzamelnota's (soort CNV, bijvoorbeeld voor scholen) kunnen via 'verwerken betalingen (gmu)' worden geboekt.

Hierbij is het van belang om te weten dat het totaalbedrag van de verzamelnota wordt getoond op het factuurnummer van de eerste klant die op de nota wordt vermeld. Aan de achterkant worden de posten direct gesplitst en verwerkt bij de betreffende klant(school).

Voor meer info over verzamelnota's, zie Verzamelnota contributie.