Facturering donateurs

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Nadat de klant is ingeschreven en het bedrag is bepaald zal de donateur een nota moeten ontvangen. In de maandelijks contributierun is een aparte functie ingebouwd waarmee de donateurs worden onderzocht en gefactureerd. Dit kan betekenen dat een bestaande actor twee facturen ontvangt, één voor de contributie en één voor de donatie. De financiële posten zijn wel geïntegreerd zichtbaar in de client en af te handelen.

Vooralsnog is het alleen mogelijk om de nota via formulier of per mail te ontvangen. Automatische incasso is niet mogelijk. Indien de donateur de toegezegde donatie niet betaalt, volgt er een herinnering (mits ingesteld). De donateur zal een doorlopende donatie zelf moeten beëindigen, het is niet zo dat indien de donateur niet betaalt er automatisch een opzegging volgt. De donateur wordt voor de volgende periode opnieuw aangeschreven.

Openen van de factuurmaand

Tijdens het openen van de factuurmaand zal OCLC Wise de tabel rol_donateur onderzoeken, indien een regel wordt gevonden waarvan het bedrag nog niet is verwerkt, zal OCLC Wise de financiële regel schrijven in fin_posten.

De werking is globaal als volgt:

Aan het eind van de routine openen factuurperiode worden de donateurs gecontroleerd.
In geval van een geldige inschrijving wordt de fin_post gemaakt.
Als er geen geldige rol_donateur meer is, dan wordt in rol “DONA” de status op 9 gezet.

Op het verslag wordt vermeld van welke donateurs een factuur is aangemaakt:

Nieuwe Donateurs:
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 1000 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 500 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 1000 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 500 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 500 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 1000 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 500 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 500 AANGEMAAKT

Bestaande bibliotheekklant die donatie wil doen :
0 1900 2016-09-20 28000003106141 - 278425- FACTUUR 1000 AANGEMAAKT
0 1900 2016-09-20 Donateur - FACTUUR 1000 AANGEMAAKT

Na het openen van de factuurmaand is de financiële post geschreven en terug te vinden bij de donateur onder (nu nog) het tabblad Registraties. Een eigen financieel tabblad voor donaties is nog in ontwikkeling.

Selecteren van posten

Tijdens het selecteren van de posten worden de volgende acties uitgevoerd:

De betreffende factuurregel wordt geschreven in de tabel naarola. In deze tabel worden de gegevens van de donateur en de gegevens uit het financiële record gecombineerd waardoor er een nota kan worden opgemaakt met alle relevante informatie.
Tegelijkertijd wordt de berichtregel geschreven zodat tijdens het aanmaken van de nota's bekend is welk vorm en opmaak gekozen moet worden.
Donaties worden in de berichtentabel opgenomen onder soort DNF(1e nota) of DNH (herinnering).
Voorlopig worden alleen voor de vormen Formulier en Mail.

Versturen nota's donaties

Printen

Via de client worden de donatie nota's opgemaakt en verzonden, via Berichten printklaar maken > Donaties:

Vink aan ‘Donaties’. Kies vervolgens 'Maak printklaar'. Kies vervolgens 'Print berichten'.

Print de geselecteerde nota's rechtstreeks of kies ' Toon als PDF' om eerst een voorbeeld te bekijken.
Van de printklaar gemaakte berichten wordt direct een PDF bestand en een xml bestand geschreven in de map home/bxmas/berichten/vestmap. In dit geval vestmap 3200.

Mailen

In de Manager is voor de nota via de mail een aparte functie beschikbaar: systeemWise > Berichten.

Voer de (beheer)vestiging in, kies soort DNF of DNH. Kiest tot slot de juiste vorm.
Klik op 'OK' om de mail te versturen.
Van iedere verzonden mail worden de xml en de html opgeslagen in de map: home/bxmas/berichten/vestmap in dit geval 3200.
Controleer altijd de verslagen in het dashboard! Hierin staat waardevolle informatie over het aantal verzonden berichten, de wijze waarop de berichten zijn verzonden en eventuele informatie als er iets niet goed gaat met de opmaak en/of verzending.