Clearing en de depositorekening

Verrekening van in- en verkoop van deposito

Als er per FO meerdere instanties zijn, moet één instantie als de houder van de deposito-rekening worden ingesteld. Standaard is dit instantie I000. Deze instantie beheert ook de deposito's van de klanten van de andere instanties binnen de betreffende FO. In het grootboek van deze beheerinstantie moet een grootboekrekening voor deposito zijn opgenomen waarop de wijziging van uitstaande deposito's moet worden geregistreerd. In het dagboek R001 moet de beherende instantie en het grootboeknummer voor het registreren van deposito worden ingevuld. Het saldo op deze grootboekrekening moet het totaal aan de uitstaande schulden aan de klanten (uitstaande deposito) weergeven van alle klanten binnen het FO.

Bij het opnemen van een instantie in een FO en bij het afsplitsen van een instantie uit een FO zal handmatig de waarde van de op te nemen / te verwijderen schulden moeten worden bepaald. In het bestand 'tegoeden' worden de details van de uitstaande deposito's geregistreerd. Op basis van (wijzigingen in) deze details moet de correctiewaarde voor deze grootboekrekening worden bepaald.

Er zijn drie soorten (financiële) transacties in Wise die invloed hebben op het saldo op de grootboekrekening 'uitstaand deposito': het verkopen van deposito aan een klant, het inkopen van deposito van een klant, en het gebruiken van deposito door een klant voor het verrekenen (betalen) van een openstaande post.

1. Het verkopen van deposito aan een klant
   Dit is een volledig financiële transactie. Een klant betaalt een bedrag via Kas, Bank, Giro of Chip (Smartcard) voor het storten van een (deposito)tegoed op zijn pas.
   Het ontvangen bedrag wordt verantwoord in het betreffende dagboek en in het bestand “tegoeden” wordt de waarde van het gekochte tegoed toegevoegd.
   In Wise wordt hiervoor standaard de boekingscode 4910 gebruikt. Dus alle 4910-boekingen geven weer hoeveel geld er door de klanten is betaald voor het storten van deposito.

2. Het inkopen van deposito van een klant
   Zoals een klant geld kan storten om het deposito te verhogen, kan er ook geld worden opgenomen uit deposito. Ook dit is een volledig financiële transactie.
   Dit werkt andersom ten opzichte van wat er is beschreven bij onderdeel 1. In OCLC Wise wordt hiervoor standaard de boekingscode 591x gebruikt (5910 / 5911),
   Dus alle 591x boekingen geven weer hoeveel geld er door klanten is opgenomen (of uitbetaald) voor het opnemen van deposito.

3. Het gebruiken van deposito door een klant voor het verrekenen (betalen) van een openstaande post
   Hierbij wordt een (openstaande) boeking door een klant betaald uit het beschikbare deposito-tegoed. Al deze posten worden door Wise verantwoord in het dagboek R001.

Voor het eerste deel van de afrekening zijn de onderdelen 1 en 2 van belang. In elke instantie zal via de financiële dagboeken (kas, bank, giro en chip (smartcard)) deposito worden ingekocht en verkocht. De bedragen die hiervoor worden ontvangen / uitbetaald zullen periodiek moeten worden verrekend met de beheerinstantie van de depositorekening.

In de opzet van boekingscodes in Wise krijgen bij voorkeur alle 4910 en 591x boekingscodes in ALLE instanties eenzelfde grootboekrekeningnummer. De omschrijving van dit grootboekrekening moet iets zijn van: "Te verreken bedragen in/verkoop deposito".

Per periode zal via het journaal de wijzigingen op dit grootboekrekeningnummer worden geboekt. Per periode moet zo worden bepaald welk bedrag moet worden verrekend met de Beheerinstantie van de deposito-rekening. De deposito-beheerinstantie zal periodiek hiervoor een afrekening moeten opstellen. Het te ontvangen/te betalen bedrag kan worden geboekt op het deposito-grootboekrekeningnummer.

Verrekening van kosten en opbrengsten

Per kosten- en opbrengstboeking is bekend in welke instantie deze kosten/opbrengst moet worden geboekt. Per boeking is ook bekend in welk dagboek de ontvangst / afboeking is uitgevoerd. Per dagboek is bekend in welke instantie de financiële afhandeling moet worden geboekt. Alle boekingen waarvan de opbrengst-instantie afwijkt van de beherende instantie van het dagboek waarmee de betreffende post is gesloten, moeten worden verrekend.

Als bijvoorbeeld een opbrengst van I010 wordt betaald op een financiële rekening van I020 zal de opbrengst worden verantwoord in I010 en zal worden geregistreerd dat het geld moet komen van I020. Dit laatste wordt in journaal opgenomen door in het journaal van I010 aan te geven dat de opbrengst via V020 moet verkregen. Dus in elk journaal van elke instantie zal voor verrekening met de andere instantie een Vxxx dagboek worden gebruikt.

Per FO moeten deze Vxxx dagboeken worden gedefinieerd met het grootboekrekeningnummer voor de clearing als grootboekrekeningnummer. Dit clearinggrootboeknummer moet ook worden ingesteld bij de grootboekinstellingen per FO en per instantie. Als omschrijving moet dit grootboeknummer “Clearing” krijgen. Het grootboeknummer dat hiervoor wordt gebruikt MOET afwijken van het grootboeknummer dat wordt gebruikt voor het registreren van de aan/verkopen van deposito. Ook alle boekingen uit het hiervoor beschreven onderdeel 3 (gebruiken van deposito via R001) waarbij de opbrengst en financiële instantie verschillen worden op deze manier behandeld. In elk journaal van elke instantie zal worden geboekt wat er met andere instanties moet worden verrekend. Het totaal van alle Vxxx boekingen (te verrekenen bedragen) zullen per periode standaard over alle instanties glad lopen.