Ombouw van Wise naar SEPA

In dit onderdeel is beschreven hoe de overgang naar SEPA wordt uitgevoerd en onder welke voorwaarden en spelregels

Opzet voor de ombouw van OCLC Wise naar SEPA
versie: 4 november 2013

In dit document wordt weergegeven hoe de overgang van OCLC Wise naar SEPA zal worden ingeregeld. De overgang naar SEPA wordt door OCLC gezien als een wijziging in de bestaande koppelvlakken naar het betalingsverkeer van de Banken in Nederland. De aanpassingen welke OCLC hiervoor levert zijn onderdeel van het Support op OCLC Wise. Alle wijzigingen zullen worden geleverd in nieuwe versies.

Aan de inhoud van dit document kunnen verder geen rechten worden ontleend.

A:  Belangrijke data

01-07-2013: IBAN-Ideal moet in gebruik zijn genomen.
01-07-2013: Banken accepteren vanaf deze datum alle SEPA-betaalproducten.
01-07-2013: OCLC Wise is voorbereid op SEPA (vanaf versie 6.2.3).
01-01-2014: OCLC Wise ondersteunt alleen nog maar SEPA (vanaf versie 6.2.4).
01-01-2014: Verspreiding van de (oude) Acceptgiro is niet meer toegestaan,
01-02-2014: Einde oude betaalsystemen.
01-01-2019: Gebruik van IBAN-acceptgiro is niet meer mogelijk.

B:  Keuzes gemaakt door OCLC
De overgang naar SEPA moet worden uitgevoerd per OCLC Wise-systeem, dit geldt voor alle OCLC Wise-systemen. Alle bibliotheekorganisaties en alle instanties op één centraal OCLC Wise-systeem dienen gelijktijdig over te gaan op SEPA.

C:  Keuzes te maken door de bibliotheken:

1. Gebruik van SEPA-acceptgiro's.
T.a.v. acceptgiro’s is er sprake van een gewijzigde indeling van de acceptgiroformulieren. Het drukwerk zal daarop aangepast moeten worden. Specificaties zijn te vinden op; www.acceptgiro.nl. Vanaf 1 juli 2013 zijn de banken in staat om een IBAN-Acceptgiro te verwerken. Voor zover accepten door derden worden geprint zal de bibliotheek de gewenste aanpassingen in overleg met de betreffende partij moeten bespreken.

Voor de bibliotheken welke de accepten zelf (gaan) printen zijn de volgende overwegingen van belang:

• De lay-out van de acceptgiro is gewijzigd (oud drukwerk is niet meer bruikbaar).
• OCLC levert een standaard IBAN-accept-opmaak; hierbij wordt uitgegaan van een voorbedrukt IBAN-accept.
• Voor zover er door OCLC Wise ook op de OCR-regel moet worden bedrukt zal alleen het kenmerk en het bedrag worden afgedrukt op de OCR-regel.
• Bedenk dat als men zelf het IBAN-nummer van de bibliotheek op de OCR-regel afgedrukt (eigen aanpassing) hierin alfanumerieke tekens moeten kunnen worden afgedrukt (in OCR). Het gebruikte OCR-schrift moet hiervoor geschikt zijn.
• Formeel gezien zal een nieuwe testprocedure moet worden uitgevoerd om OCR te mogen printen.

Keuze: Bepaal per bibliotheek of er (nog) SEPA-accepten moeten worden geprint en welke acties hiervoor moeten uitgevoerd. Om de acceptgiro's te testen moet de volgende aanpassing worden gedaan in de stylesheets: Afhankelijk van welke stylesheet gebruikt wordt om acceptgiro's te printen, kan men een kopie maken. Bijv Indien men gebruik maakt van de frm_contr_acc.xsl uit de OCLC Wise stylesheets.

• kopieer /home/bxmas/berichten/wise/frm_contr_acc.xsl 
  naar bijvoorbeeld  /home/bxmas/berichten/wise/frm_contr_acc_ibantest.xsl 
• Voeg aan deze kopie de volgende xsl variabelen aan toe om de iban acceptgiro te activeren:
  <xsl:variable name="iban-accept" select="'true'" /> <!-- Wel/niet gebruik van IBAN-ACCEPTGIRO  -->
  <xsl:variable name="showacceptiban" select="'true'" /> <!-- OCR Wel/niet tonen van IBAN nummer  -->
• Start met het testen van de iban accept.

2. Gebruik van de SEPA-Incasso.
Voor het werken met incasso’s is de impact het grootst. Er moet rekening worden gehouden met het volgende;

Nieuwe termijnen incasso’s
een éénmalige incasso moet minimaal 5 werkdagen voor de verwerkingsdatum opgestuurd zijn. Voor doorlopende machtigingen is deze termijn minimaal 2 werkdagen en 5 werkdagen bij de eerste keer. Bekijk of zo mogelijk administratieve processen aangepast moeten worden in verband met de nieuwe verwerkingstijden.

Keuze OCLC;
Alle machtigingen worden in een (1) verwerkingsrun geselecteerd en in een (1) bestand aangeboden aan de bank. Binnen dit bestand zal volgens voorschrift de verschillende soorten incasso's in verschillende batches worden opgenomen. Er zullen geen mogelijkheden worden geboden om bijv. alleen éénmalige incasso's of alleen eerste incasso's te selecteren. Hierdoor zal altijd een WEEK voorafgaand de verwerkingsdatum het bestand geselecteerd moeten zijn en worden aangeboden aan de bank.

Algemeen
Voor de incasso moet een ondernemer in elk geval een Europees incassocontract afsluiten met de bank, vervolgens zal een Incassant-ID worden afgegeven door de bank. Dit geldt ook als er al een incassocontract is afgesloten met een bank. De voorwaarden en bijvoorbeeld de contractlimieten kunnen per bank verschillend zijn. Het gaat hierbij om max. aantal posten, max. bedrag per post en een max. totaalbedrag per batch.

Keuze OCLC:
In de afspraken met de bank moet ervoor worden gezorgd dat de incassoposten per batch/periode altijd passen binnen de gemaakte afspraken.

Iedere ontvangen machtiging voor een Europese incasso moet worden voorzien van een kenmerk. In combinatie met het Incassant-ID zorgt dit kenmerk ervoor dat alle incasso-opdrachten gerelateerd kunnen worden aan een specifieke machtiging. Dit geldt óók voor de al lopende machtigingen. Bij wijziging van het rekeningnummer van zowel de opdrachtgever als de gebruiker (klant) zal er een nieuwe machtiging moeten worden afgegeven door de gebruiker.

Aandachtspunt bibliotheek
Volgens het voorschrift van de banken zullen alle 'oude' machtigingshouders een bericht moeten ontvangen van het Incassant-ID en het eigen machtigingsnummer. Dit bericht kan ook worden gebruikt om klanten te informeren over specifieke afspraken rondom het werken met incasso's zoals incassotermijnen en de wijze waarop een klant hierover bericht krijgt.

Volgens de laatste informatie is bericht naar bestaande incasso-klanten niet verplicht. OCLC heeft een procedure beschikbaar waarmee actieve incasso-klanten rechtstreeks uit de database kunnen worden geselecteerd. Vervolgens kan de selectie geëxporteerd worden naar bijv. excel. Voer in de querybrowser onderstaand commando uit:

Per instantie: (bijvoorbeeld voor instantie = I000)
CALL leners_actieve_incasso_klanten('I000');

Voor alle klanten:
CALL leners_actieve_incasso_klanten();

In de tabel zijn de volgende velden opgenomen;
actor_id, instantie_id, contractnummer/kenmerk van de klant, incassant_id van de organisatie, naw van de klant en de opdrachtgever.

OCLC biedt geen ondersteuning aan bij het verwerken, lay-out en verzenden van bovenstaand bericht.

Aandachtspunt bibliotheek
Naast het Incassant-ID en het kenmerk moet de datum van ondertekening op de machtiging van het Europese incasso worden vastgelegd in de administratie. Een klant zal op termijn op zijn/haar afschrift het Incassant-Id en het machtigingsnummer te zien krijgen. De bibliotheek zal later op verzoek van klant/bank tot 13 maanden na incasso het bijbehorende machtigingsformulier moeten kunnen tonen (geldt ook voor oude machtigingen). Verandering van bank kan dus niet meer zonder dat alle machtigingen opnieuw worden uitgegeven. Speciale aandacht verdient ook de verhuisservice van de banken en de gevolgen hiervan t.a.v. de registratie van de machtigingen.

Naast de doorlopende variant (voor contributie) kan ook met éénmalige incasso's/machtigingen worden gewerkt. Dit moet ook zo zijn geregeld binnen het contract met de Bank. Vanuit OCLC Wise worden ingesteld dat ook met éénmalige incasso's mag worden gewerkt. Van elke éénmalige machtiging MOET formeel een machtigingsformulier aanwezig zijn welke voldoet aan de voorschriften.

Keuze OCLC:
per instantie kan worden ingesteld of er ook éénmalige machtigingen mogen worden geïnd. De gehele aanmaak en registratie van deze machtigingsformulieren zal buiten OCLC Wise om moeten plaatsvinden.

Algemeen
Er moet een nieuw machtigingsformulier worden ontworpen volgens de specificaties van de banken. Binnen OCLC Wise moet bij een machtiging de volgende gegevens worden vastgelegd:

• machtigingsdatum
• machtigingsnummer

In OCLC Wise ligt vast dat het een doorlopende machtiging betreft en OCLC Wise weet of het een nieuwe (SEPA) machtiging OF een oude machting is.

Keuze Bibliotheek:
Wordt de machtiging buiten OCLC Wise gemaakt (geprint/ingevuld) of binnen OCLC Wise.

Keuze OCLC:
Bij het registreren van een machtiging geeft OCLC Wise ALTIJD een machtigingsnummer uit. Elke OCLC Wise-systeem heeft een uniek systeemnummer (organisatienummer). Het machtigingsnummer van een klant is altijd dit systeemnummer aangevuld met het actor_id. Hierdoor ontstaat voor alle OCLC Wise-systemen een uniek nummer. Bij een eventuele verhuizing van een bibliotheekorganisatie naar een ander bibliotheeksysteem kunnen de machtigingen worden meegenomen.

Als het machtigingsformulier direct vanuit OCLC Wise wordt geprint zal het ontwerp en de tekst met OCLC worden afgestemd. Het formulier kan dan direct vanuit OCLC Wise worden aangemaakt met voor-invulling van alle van belang zijnde gegevens. Ook vanuit de OCLC Wise-Digitale-Infrastructuur (WDI) zal in een van volgende versies de mogelijkheid aan een klant (lener) worden geboden om een machtigingsformulier te printen. Alle van belang zijde gegevens zullen bij het printen direct worden geregistreerd in de klantenadministratie. Alleen de machtigingsdatum zal na ontvangst van het formulier moeten worden geregistreerd.

Algemeen
Op het machtigingsformulier zal de periode van vooraankondiging en de wijze van vooraankondiging moeten worden beschreven. Ook het feit dat gestorneerde posten direct een volgende keer zonder vooraankondiging worden geïncasseerd moet worden beschreven. Bij een eerste en éénmalige machtiging moet de noodzaak van een vooraankondiging worden uitgeschakeld.

Bij het doen van incasso is sprake van een verplichte vooraankondiging. De klant moet geïnformeerd worden over het te incasseren bedrag en de exacte datum van incasso. In de machtiging moet de termijn van vooraankondiging worden benoemd. Indien deze niet wordt genoemd moet 14 WERKdagen voorafgaand de daadwerkelijke incasso een vooraankondiging worden verstuurd.

Keuze OCLC
Ingesteld kan worden dat OCLC Wise automatisch een x-aantal dagen voorafgaand de incasso-datum een bericht opneemt in de Inbox van de klant. Andere vormen van vooraankondiging worden niet ondersteund vanuit OCLC Wise.

Algemeen
SEPA-incassobatches kunnen niet meer standaard via Equens worden aangeleverd. Informeer bij de bank op welke manier(en) SEPA-incassobatches aangeleverd moeten worden. Houd er rekening mee dat het papierenoverzicht met niet gelukte incassoposten en het Verwinfo uitvalbestand van Equens niet meer bestaan binnen SEPA. Zoek in samenspraak met de bank naar alternatieve mogelijkheden. Zie hiervoor ook het onderdeel verwerken van betaalgegevens. Houd ook rekening met de gewijzigde tarieven van de banken voor de SEPA-dienstverlening.

Algemeen
Elke bank hanteert zijn eigen voorwaarden en voorschriften voor het gebruik van SEPA-incasso. Deze voorwaarden en voorschriften hebben zo hun invloed op de bedrijfsvoering van de bibliotheek (op basis van de voorwaarden van de ABN een niet uitputtende opsomming, voor andere banken kunnen andere voorwaarden gelden.)

• Administratie van de machtigingen. Bewaarplicht tot 14 maanden na vervallen/intrekken van de machtiging.
• Op verzoek van de bank (klant) moet een machtiging getoond kunnen worden tot 14 maanden na een incasso. Indien de machtiging niet getoond kan worden zal de incasso worden gestorneerd.
• Storneringstermijn voor de klant van 56 dagen + 2 werkdagen.
• Kosten van incasso en de kosten van storneren.
• Overstapservice. Banken bieden aan hun klanten een overstapservice. De banken zullen via hun bankspecifieke kanaal de bibliotheek hierover berichten. De bibliotheek moet dit bericht uitprinten en bij de oorspronkelijke machtiging bewaren. (en uiteraard hun administratie in OCLC Wise aanpassen).
• In de specificaties van het SEPA-incassobestand staat vermeld dat het BIC-nummer van de klant (gebruiker van de bibliotheek) als verplicht veld aanwezig moet zijn in het SEPA-incassobestand. Sommige banken hebben deze eis laten vallen. Indien een leeg veld wordt aangeboden wordt dat bij een aantal banken geaccepteerd. Het kan dus voorkomen dat klanten zonder BIC-code niet geaccepteerd worden door uw bank., informeer bij uw bank of de BIC-code van klant verplicht is. Bestaande klanten hebben BIC vanuit de ibanbic-conversie gekregen, dus bij deze klanten is er geen probleem. De problemen ontstaan bij inschrijven van een nieuwe klant, de klant weet nl zijn/haar BIC-code niet (staat niet op het bankpasje).

Klanten zonder BIC kunnen worden onderschept bij het selecteren van de posten en gewijzigd naar een factuur i.p.v een incasso. Indien uw bank klanten zonder BIC in het incassobestand accepteert kan een optie worden gezet. Advies OCLC: Maak eerst het incassobestand aan, daarna pas de formulieren. De klanten zonder BIC kunnen dan nog mee met de formulier-run.

Keuzes en voorwerk voor de Bibliotheek

1. Incasso
   Bepaal per Bibliotheek(organisatie) of er gebruikt gemaakt gaat worden van de SEPA-Incasso. Bepaal of van de doorlopende en/of éénmalige variant gebruik gemaakt gaat worden. Regel tijdig de contracten met de bank. Op het moment van overgaan naar SEPA moet dit geregeld zijn.
2. Maak een plan hoe de achterliggende administraties en procedures worden uitgevoerd:
   1. Hoe worden machtigingen aangemaakt en bewaard?
   2. Hoe wordt de verhuisservice bewaakt ?
   3. H oe worden storneringen verwerkt?
   4. Hoe wordt de overgang van de oude naar de nieuwe machtigingen uitgevoerd (communicatie)?
3. Bekijk de consequenties t.a.v. de tarieven.
4. Maak een communicatieplan voor de klanten.
5. Bepaal Dagboekgebruik voor Banken en GIRO
   Onderzoek en leg vast waar en waarvoor in OCLC Wise na de overgang naar SEPA IBAN-nummers worden gebruikt.
   Uitwerking punt 5 = Dagboekgebruik
   Uitwerken per financiële Organisatie (FO):

• Welke bankrekeningen worden gebruikt in OCLC Wise (girorekeningen zijn hierbij ook bankrekeningen).
• Per bankrekening bepalen van de (bank)kenmerken.
• Welke Bank (ABN, RABO, ING, Etc).
• Welk (oude) bankrekeningnummer.
• Welk (nieuwe) IBAN-nummer.
• Welk BIC-nummer.
• Per bankrekening bepalen waarvoor deze in OCLC Wise wordt gebruikt.
• Als in OCLC Wise de financiële transacties van een bankrekening moeten worden opgenomen dan dient ook vermeld te worden in welk dagboek deze worden opgenomen (vermelden van de dagboekcode, Bxxx of Gxxx).
• Indien de financiële transacties van een bankrekening in meerdere dagboeken moet worden verantwoord moet hierna per dagboekcode het gebruik worden vermeld. Bijvoorbeeld voor de ontvangsten op een bankrekening voor Incasso kan een ander dagboek worden gebruikt dan voor de ontvangsten via een emsppinbetalingen.
• Verder vastleggen (per dagboekcode) van waarvoor/waar wordt dit banknummer gebruikt.
• Incasso (dan ook vermelden van de contractgegevens met de bank)
• Ideal
• Betaalautomaat
• Pin-apparaat
• Bank overige ontvangsten
• Chipper
• Opname in OLA-bestand.
• Afdrukken op facturen / nota's
• Het IBAN-nr is opgenomen in de standaard set OCLC Wise -formulieren, formulieren meenemen in de testfase.

3. Verwerken van Betaalgegevens / Bestanden
Er zal bekeken moeten worden wat de gevolgen zijn van SEPA voor het verwerken van betalingen en storneringen. Deze gevolgen zitten vooral in het verwerken van betaalbestanden / digitale dagafschriften.

• Binnen SEPA ondersteunen wij de volgende formaten:
• ING – GMU (GMU01 en GMU02)
• ING – MT940 Structured
• RABO – MT940 Structured
• ABN – MT940 Structured

VERWINFO
Het formaat VERWINFO wordt binnen SEPA niet meer ondersteund door de banken. Gebruikers van dit formaat zullen naar een ander formaat moeten overstappen.

GMU
De ING biedt inmiddels binnen de GMU een aantal nieuwe varianten aan. Het nieuwe formaat GMU02 geeft de beste resultaten.

MT940
Van ING, ABN en RABO zijn inmiddels duidelijke specificaties beschikbaar over de SEPA-wijzigingen in hun MT940-formaat. Voor deze banken zal een SEPA-variant worden gemaakt in OCLC Wise. Mochten bibliotheken MT940 van andere banken willen verwerken zal eerst overleg nodig zijn over de mogelijkheden hiertoe.

Voor de vertaling van betaalbestanden naar het OCLC Wise-XML-importformaat wordt gebruik gemaakt van het DOS-programma OCLC Wisegmu.exe. Dit programma zal niet verder worden onderhouden. Begin oktober komt de SEPA-variant van dit programma beschikbaar (wisesepa.exe). Dit programma zal alle noodzakelijke wijzigingen voor verwerking van SEPA-betalingen gaan volgen en wordt beschikbaar gesteld op oc.lc/wise-nl - service – Overige downloads.

Ook alle banken zijn druk bezig om de overgang naar SEPA te begeleiden. Hierdoor zien we nu regelmatig wijzigingen om de geleverde formaten en gebruikte transactie-coderingen. Wij zullen deze zo goed mogelijk via het programma OCLC Wisesepa.exe gaan volgen. Alle gebruikers dienen de komende tijd alert te zijn op onvolledige verwerking van betaalbestanden.

In overleg met de Bank zal bepaald moeten worden of de betaalgegevens in een ander formaat geleverd moeten worden. Bij vragen of problemen gaarne zo spoedig mogelijk in overleg treden met OCLC. Bekijk ook wat de gevolgen zijn voor de tarieven welke door de banken in rekening worden gebracht. Diverse banken bieden binnen SEPA ook een CAMT-formaat aan om betaal- en storneringsgegevens te verwerken.



4. Planning

iDeal
IBAN-IDEAL is in 2013 al in gebruik genomen. Realisatie van dit onderdeel is uitgevoerd door de iDeal-installatie. Het raakt het OCLC Wise-systeem alleen op een beperkt aantal instellingen. OCLC zal deze conversie/aanpassing aan de OCLC Wise-kant voor u uitvoeren.

N.B.: Alle OCLC Wise-IDEAL-installatie's zijn inmiddels overgezet op IBAN-IDEAL.

Overige functies
Tussen 1 Augustus 2013 en 1 Januari 2014 moet de overgang zijn uitgevoerd.

De overgang naar SEPA in OCLC Wise wordt in 3 stappen uitgevoerd:

Stap-1 Vullen van de parameters
In deze fase moeten alle benodigde instellingen en parameters worden aangepast en worden gecontroleerd. Hiervoor is geen conversie-programmatuur beschikbaar. Voor de opzet t.b.v. het instellen en gebruiken van IBAN-nummers binnen de  parameters is een geheel nieuwe opzet gemaakt. Deze opzet staat volledig los van de bestaande (oude) instellingen voor gebruik van de bankrekeningnummers. De inzichten uit punt-5 (dagboekgebruik) van de voorbereiding worden hiermee omgezet naar de (nieuwe) instelling voor de SEPA-fase.

Let op: Voordat 6.2.3 in productie kan worden genomen MOETEN deze gegevens zijn ingevuld. Zie hiervoor ook:

• het wijzigingdocument bij 6.2.2
• Handleiding manager – financieel – Bank transactiesoorten.
• document: vullen_tabdgg.odt

Reeds eerder gecommuniceerd, OCLC kan extra ondersteuning bieden bij het uitvoeren van de SEPA-overgang. Indien gewenst kan hiervoor in contact met Henk Kuijpers worden getreden.

Stap-2 Conversie rekeningnummers ibanbicservice.nl
In deze stap moeten alle klanten-bankrekeningnummers worden geconverteerd naar IBAN-nummers. De banken bieden hiervoor ondersteuning aan door een bestand met bankrekeningnummers aan te vullen met het IBAN-nummer.

Zie hiervoor ook: www.ibanbicservice.nl

De periode tussen het uitvoeren van stap-2 en stap-3 moet zo kort mogelijk worden gehouden omdat dan zowel de (oude)bankrekeningnummers als de (nieuwe) IBAN-nummers moeten worden onderhouden in de klantenadministratie.

OCLC levert een functie om vanuit OCLC Wise een exportbestand aan te maken om zodoende aan te kunnen bieden aan de conversiedienst van de banken. OCLC levert ook een functie om het resultaat van deze conversie te verwerken in OCLC Wise. Hierbij zal een lijst met uitval worden gemaakt. De ervaring leert dat rekeningnrs die als uitval worden gemeld bij een volgende aanbieding wel IBAN-nr teruggeven. Het loont dus de moeite om rekeningnrs nog een keertje aan te bieden, dit hoeft niet perse in een bestand, er kan ook per rekeningnr een IBAN-nr worden opgevraagd. Indien gewenst kan en wil OCLC deze conversie éénmalig (per klant) uitvoeren.  Als een klant deze conversie zelf uitvoert zal een account moeten worden aangevraagd voor deze service.

Instructie voor het uitvoeren van de Conversie banknummer -> IBAN
(alleen als beheerders van bibliotheekorganisaties deze conversie zelf gaan uitvoeren)

Zie allereerst voor meer informatie: www.ibanbicservice.nl. Gebruikersinstructie is hier ook beschikbaar. Via deze site zal een EIGEN account moeten worden aangevraagd (gebruik van het OCLCaccount is niet toegestaan!).

Actie-1:
In OCLC Wise zal een exportbestand aangemaakt moeten worden voor invoer voor de ibanbicservice. Indien het bestand voor een tweede of derde keer wordt aangeboden zullen alle rekeningnrs opnieuw worden meegenomen.

Formaat: CSV
Scheidingsteken = ;
Per regel: Rekeningnummer , scheidingsteken(;) en actornummer.
Hiervoor is in OCLC Wise de procedure “export_bankgiros” beschikbaar.
Deze kent 1 parameter namelijk het pad waar het exportbestand moet worden opgeslagen.

CALL export_bankgiros('/tmp');

Het resultaat zal een exportbestand zijn met de volgende naamgeving: “bankgiros-”+act_org+”-”+volgnr.csv

Toelichting:
Rekeningnummer moet 7,8,9 of 10 posities zijn.
Het is niet mogelijk deze conversie in delen uit te voeren.
Alleen bank/girorekeningnummers van klanten zullen worden verwerkt.

Actie-2:
Dit bestand moet worden aangeboden op www.ibanbicservice.nl in het onderdeel; IBAN BIC MultiChecker. Binnen 24 uur (op werkdagen) wordt dan een exportbestand geleverd waarbij het geleverde bestand is aangevuld met IBAN/BIC.

De opmaak van het exportbestand is:
Het rekeningnummer, het IBAN, de BIC, actornummer

Actie-3:
Het exportbestand moet in aansluiting op stap 2 worden aangeboden voor verwerking in OCLC Wise. Hiermee zal per actor een IBAN-Nummer en een BIC-nummer worden opgenomen. Deze gegevens zullen naast het bankrekeningnummer worden opgenomen. Het exportbestand kent dezelfde naam als het bestand wat is aangeleverd, zorg er bij het verwerken van dit bestand voor dat het juiste bestand wordt ingelezen.

Voor het verwerken van dit bestand moet handmatig e.e.a. worden uitgevoerd: op Unix niveau: dos2unix <filenaam>. Daarna moet het bestand via de querybrowser of console worden ingelezen d.m.v. de volgende opdracht:

LOAD DATA LOCAL INFILE '/tmp/bankgiros-O-1.csv' INTO TABLE hka_import_iban FIELDS TERMINA TED BY ';' LINES TERMINATED BY '\n' (bankgiro,iban,bic,referentie);

Let op: het is ook mogelijk om het geconverteerde bestand in de querybrowser te verwerken vanaf de C-schijf. De opdracht luidt dan:
LOAD DATA LOCAL INFILE 'C:/bankgiros-C02-7.csv' INTO TABLE hka_import_iban FIELDS TERMINATED BY ';' LINES TERMINATED BY '\n' (bankgiro,iban,bic,referentie);
CALL export_inlezen_bankgiros();

In deze regel wordt het bestand uit de map /tmp gehaald met als filenaam “bankgiros-O-1.csv”. Na het inlezen moet de storedprocedure “export_inlezen_bankgiros() worden  uitgevoerd om de regels in te verwerken in OCLC Wise:

CALL export_inlezen_bankgiros();
De ingelezen nrs worden geimporteerd in de tabel hka_import_iban van daaruit verwerkt.

Van de bijlading zal een verslag worden gemaakt en is meteen na de bijlading terug te vinden in de manager->dashboard. onder de naam 'Conversie bank/giro rekeningnummers'. Op dit verslag zullen ook de foutmeldingen worden weergegeven;

• Onbekende actor
• Geen IBAN/BIC terug gekregen

Op het verslag kunnen dagboeken voorkomen waarbij melding wordt gemaakt van een onbekend bankreknr 000000. Dit komt voor bij de A en K dagboeken (afboekingen en kassen), deze dagboeken hebben natuurlijk geen rekeningnr maar waarschijnlijk staat er een 0 of meerdere nullen in de tabel.

Check met het volgende commando de tabel dagboeken: select * from dagboeken;
De meldingen op het verslag moeten worden bekeken en zo nodig zullen handmatig aanpassingen bij de actor moeten worden gemaakt. Met name voor incasso is de aanwezigheid van een IBAN een voorwaarde voor incasseren.

Oorzaken van meldingen kunnen zijn:

• rekeningnummer is niet bekend / vervallen
• onjuist rekeningnummer

Tijdens deze CALL wordt in de tabel actor_incasso voor iedere actor met een doorlopende machtiging, een INC regel geschreven. De startdatum voor deze machtigingen wordt 01.11.2009. Tevens wordt bij iedere actor met een geldige INC-regel, het contractnummer (ook wel kenmerk machtiging genoemd) geschreven. Het contractnummer/kenmerk bestaat uit de org-code aangevuld met het actor_id.

Pas als stap-2 met voldoende is getest en met goed resultaat is afgerond kan worden overgegaan naar stap-3.

Stap-3 De daadwerkelijk overstap
Om van stap-2 naar stap-3 over te gaan moet OCLC worden ingeschakeld (ook in de testsituatie). OCLC zal dan de optie "SYSSEPA" zetten waardoor OCLC Wise weet dat het nu een SEPA-systeem is.

Belangrijk:
Het in productie overgaan naar SEPA mag niet zonder toestemming van OCLC worden uitgevoerd. Op dit moment zijn nog een aantal belangrijke SEPA-functies in test.

Let op: Deze optie kan niet vanuit de manager worden gezet. Als deze optie is gezet is de optie zichtbaar vanuit de systeemopties.
N.B.: Deze optie kan niet zonder gevolgen worden gewisseld tussen AAN/UIT.

Vanaf het uitvoeren van stap 3 zal het systeem volledig over zijn op SEPA. Het gebruik van (oude) bankrekeningnummers in OCLC Wise is dan volledig uitgeschakeld. Bij alle in- en uitvoer zal OCLC Wise gebruik maken van IBAN-nummers. Het tonen en muteren van de (oude) bankrekeningnummers zal niet meer mogelijk zijn. Voor het uitvoeren van deze stap is versie 6.2.3. vereist.

Conversie van incasso-machtigingen
Direct na het zetten van de SYSSEPA-optie moet de conversie van incasso-machtigingen naar SEPA-incasso-machtigingen worden uitgevoerd. Alle (oude) machtigingen worden hierbij voorzien van een uniek machtigingsnummer. Dit machtigingsnummer wordt door OCLC Wise gegenereerd (systeemcode + actornummer). Ieder OCLC Wise-systeem heeft een unieke systeemcode. Oude machtigingen mogen ook in het SEPA-verkeer worden gebruikt. OCLC Wise weet of een machtiging voor of na de SEPA-conversie is ingevoerd. Bij de SEPA-machtigingen staat het vinkje "SEPA-machtiging" aan.

Bij het aanmaken van een sepa-incassobestand zal voor de oude machtigingen altijd de machtingsdatum "01-11-2009" worden meegegeven in het bestand. De conversie van de incassomachtigingen is een onderdeel van de ibanbic-conversie, de machtigingen worden tijdens het inlezen van het geconverteerde bestand bijgewerkt in de tabel actor_incasso.

Inrichten van OCLC Wise:
Alle OCLC Wise-functies waarin IBAN-nummers worden gebruikt zullen moeten worden langsgelopen op benodigde wijzigingen. Alle benodigde parameters voor gebruik van IBAN-nummer zijn al gezet in fase-1 (dagboekgebruik). De volgende onderdelen zullen moeten worden langsgelopen:

• Opmaak van de SEPA-machtiging.
• Inrichting en gebruik van incasso-attendering via de Inbox.
• Opmaak van de SEPA-accepten.
• Opmaak van alle overige formulieren waarop IBAN wordt weergeven.

Verwerken van Betaalbestanden:
Er zal bekeken moeten worden of er rond het verwerken van betaalbestanden zaken anders moeten worden ingesteld. Het formaat VERWINFO wordt niet meer ondersteund en in de andere formaten zijn of worden er diverse kleine verschillen doorgevoerd. Ook in de verschillende transactie-coderingen zoals deze opgenomen zijn in de betaalgegevens ontstaan er veranderingen. Probleem hierbij is dat iedere afzonderlijke bank zo zijn eigen planning en uitwerking kent.

De komende tijd zal OCLC regelmatig nieuwe versies van het XML-vertaalprogramma (wisegmu.exe) beschikbaar stellen om zoveel mogelijk de ontwikkelingen te volgen. Deze nieuwe versies gaan uit van de SEPA-varianten. Gebruikers van het VERWINFO-formaat mogen pas een nieuwe versie in gebruik nemen als het VERWINFO-formaat niet meer wordt gebruikt.

Voorlichting naar Personeel:
Aan het personeel zal instructie moeten worden gegeven over de wijzigingen in de OCLC Wise-client. Belangrijkste wijziging is hoe met SEPA-machtigingen moet worden omgegaan.

Doorlopende machtiging in de client:
In de client kan een machtiging worden geprint die vervolgens door de klant wordt getekend en ingeleverd wordt in de bibliotheek. Het formulier kan worden gescand en daarna als pdf worden opgeslagen. Dit formulier moet 13 maanden worden bewaard. Op het machtigingsformulier worden de volgende gegevens afgedrukt;

Naam opdrachtgever, naw vestiging, incassant_id van de opdrachtgever, contractnummer/kenmerk van de klant, naw van de klant, een scancode waarmee de de machtiging geactiveerd kan worden en een standaardtekst die alleen gewijzigd kan worden in de stylesheet. In Klantenadministratie raadplegen en muteren vindt u een uitgebreide beschrijving.

LET OP!
Voor zover stap-1 of stap-2 niet of onvolledig is uitgevoerd zal dit gevolgen hebben (gaan krijgen) op alle OCLC Wise-functies waarbij bankrekeningnummer worden gebruikt. Na de overgang zal kritisch de verslaglegging vanuit het systeem moeten worden gevolgd (op uitval) en zullen de resultaten van de uitvoer moeten worden getoetst aan een verwachte uitvoer:

• Aantallen incasso's
• Controleren van IBAN-gegevens in XML-export en op facturen.
• Verwerken van betalingsgegevens.

LET OP!
Na een overgang naar fase-3 is er geen weg terug.

Versie 6.2.4:
Vanaf 6.2.4 zal het niet meer mogelijk zijn om gebruik te maken van de (oude) bankrekeningnummers.



5. Overig zaken
Beperkingen:
Het overgaan in OCLC Wise op SEPA moet goed worden afgestemd met de betrokken banken en alle andere partijen welke op een of andere manier gebruik maken bankrekeningnummers. Het afstemmen met alle betrokken derde partijen zal door de bibliotheek zelf moeten worden uitgevoerd. OCLC kan en zal deze verantwoordelijkheid niet overnemen (dan wel op zich nemen).

Gevolgen voor de bibliotheken:
De overgang zal veel EXTRA werk met zich meebrengen. Er zullen keuzes moeten worden gemaakt en er zal gecommuniceerd moeten gaan worden met personeel en klanten.

Voorwaarden:
Voor het uitvoeren van de verschillende stappen moet een OCLC Wise-versie in productie zijn genomen waarmee OCLC deze mogelijkheden/functionaliteit levert en ondersteunt.

5.1 Gevolgen voor OCLC Wise
Datastructuren in OCLC Wise:
Op alle plaatsen waar nu bankrekeningnummers worden gebruikt moet nu ook het BIC/IBAN-nummer opgenomen kunnen worden. Volgende plaatsen zijn voorzien:

• dagboeken
• vestigingen (actor)
• bankrekeningnummers
• klanten – algemeen (actor)
• klanten – theater (actor)

Tijdpad Sepa/IBAN

Toon verborgen tabel

Actie	Wanneer	Versie	Waar/Hoe
Vullen tabdgg	Voor overgang naar 6.2.3	6.2.2	Zie bijgevoegde handleiding
Invoeren IBAN en BIC nrs.	Voor 1 oktober 2013	6.2.2 of 6.2.3	financiën-> systeemtabellen-> IBAN nummers
Invoeren IBAN en BIC nrs bij dagboeken en vestigingen	Voor 1 oktober 2013	6.2.2 of 6.2.3	Dagboeken: financiën->boekingstructuur->dagboeken Vestigingen: Tabblad NAW
Aanmaken conversiebestand voor ibanbicservice.nl	Zo kort mogelijk voor overgang naar SEPA	6.2.3	Zie 'actie-1' van stap 2
Aanbieden conversiebestand aan ibanbicservice.nl	Zo kort mogelijk voor overgang naar SEPA	6.2.3	Zie actie-2 van stap 2 plus de handleiding die u kunt downloaden op ibanbicservice.nl
Verwerken bestand ibanbicservice.nl	Zo kort mogelijk voor overgang naar SEPA	6.2.3	Zie actie-3 van stap 2
Optie SYSSEPA in test	De laatste stap in de SEPA-fase	6.2.3 of 6.2.4	De optie mag uitsluitend worden gezet na overleg met OCLC. Zonder toestemming van OCLC mag het OCLC Wise-systeem niet worden overgezet naar SEPA.
Aanmaken sepa-incassobestand	sepa-incassobestand aanbieden bij de bank	6.2.3	Het incassobestand wordt op dezelfde manier aangemaakt als het clieop3 bestand. S.v.p aan OCLC doorgeven dat incassobestand geaccepteerd is door de bank(en).
Optie MWBOBIC			Als deze optie staat wordt tijdens de contributierun bij klanten zonder BIC het incassovinkje verwijderd. Deze optie alleen zetten wanneer de bank eist dat de bic wordt opgenomen in het incassobestand.

Test
In overleg met OCLC wordt besloten of er kan worden getest.
Bovenstaande stappen moeten worden uitgevoerd en getest in een testversie van 6.2.3.