Rapportages (ingericht per functie)

Licenties (factuurspecificatie)

Hiermee kan een overzicht worden verkregen met daarop de OCLC Wise licenties die in gebruik zijn op de ingevoerde datum. 

Financiële stromen per maand

T.b.v. Accountantsvragen over financiële standen van openstaande registraties per maand kan met deze functie een overzicht worden gemaakt van de openstaande standen per boekingssoort voor een op te geven maand.

Hierbij moeten verplicht de volgende gegevens worden ingevuld:

• instantie (Ixxx)
• periode (JJMM)

Vanuit de instantie wordt de FO opgehaald.

Op basis van deze gegevens zal OCLC Wise een overzicht maken voor de opgegeven instantie / maand van per boekingssoort (1 = Contributie, 2 = Div. accounting, etc) de volgende gegevens:

• Openstaande bedrag aan het begin van de maand
• Totaal gefactureerd / geboekt in de maand
• Totaal ontvangen per Kas in de maand
• Totaal ontvangen per Bank in de maand
• Totaal ontvangen per Giro in de maand
• Totaal ontvangen per Chipper in de maand
• Totaal ontvangen per Deposito in de maand
• Totaal ontvangen per Tegoedbonnen in de maand
• Totaal ontvangen per Overig in de maand
• Openstaande bedrag aan het einde van de maand

Omzet per financiële organisatie per instantie per vestiging per abonnement

Per abonnement inzicht in de financiële opbrengsten en kwijtscheldingen over ingegeven periode. De opbrengst in een bepaalde periode is in dit geval het ontstaan van de posten. Het overzicht is een omzetoverzicht. De instantie is verplicht. Vanuit de instantie wordt de FO opgehaald.

Het bedrag is wat er in de periode is ontstaan. Daarnaast staat het bedrag wat nog ontvangen moet worden (Open). Opbrengst minus Open is wat er daadwerkelijk is ontvangen. De opbrengsten zijn onderverdeeld in de volgende soorten;

• Contributies
• Boete/Telaat gelden
• Leengelden
• Reserveringsgelden
• Nota's
• Overig

T.z.t komt er eenzelfde rapport voor alleen de 'Ontvangsten'.

Ontvangsten per financiële organisatie per instantie per vestiging per abonnement

Per abonnement inzicht in de financiële opbrengsten en kwijtscheldingen over ingegeven periode. De opbrengst in een bepaalde periode is in dit geval het ontstaan van de posten. Het overzicht is een omzet overzicht. De instantie is verplicht. Vanuit de instantie wordt de FO opgehaald.

Het opbrengstbedrag is wat er in de periode is ontvangen. De opbrengsten zijn onderverdeeld in de volgende soorten;

• Contributies
• Boete/Telaat gelden
• Leengelden
• Reserveringsgelden
• Nota's
• Overig

De volgende invoer/selectiecriteria zijn beschikbaar:

Op het verslag wordt overzichtelijk weergegeven wat de opbrengsten/kwijtschelding zijn geweest per abonnement.

Overzicht als iedereen nu zijn geld opeist [biebrun]

Solvabiliteits-check voor bibliotheken (vgl. met de bankrun). De rapportage maakt per instantie een overzicht van openstaande financiële verplichtingen:

• Openstaande verplichtingen via bestellingen
• Door klanten opvraagbare contributiegelden
• Door klanten opvraagbare depositogelden

BIS-tellingen

Openbare bibliotheken moeten jaarlijks gegevens aanleveren aan de VOB voor de zgn. BIS-enquete. Op basis van deze gegevens wordt een landelijke monitor voor de openbare bibliotheken gevuld. De opbouw van de werkelijk door de bibliotheken te leveren gegevens wordt bijna jaarlijks herzien.

De bedoeling is dat deze gegevens jaarlijks ontleend gaan worden uit het Landelijke DataWareHouse (van BNL). Zolang dit datawarehouse deze gegevens nog niet kan leveren kunnen bibliotheken de hulpfunctie in Wise gebruiken om het benodigde cijfermateriaal te verzamelen. Alleen gegevens die zijn opgenomen in OCLC Wise zijn leverbaar.

Inrichten

Voor de telling van exemplaren en uitleningen moet worden geteld naar de door de VOB gewenste indeling. Hiervoor moet eerst per materiaalsoort in de RMTSYS-tabel de juiste BIS-materiaalgroep worden ingevuld. Alleen de materiaalsoorten die moeten worden meegenomen in de BIS-enquete moeten een BIS-materiaalgroep krijgen. Vóórdat bij de materiaalsoorten een BIS-materiaalgroep kan worden toegekend, moeten de benodigde BIS-materiaalgroepen worden gedefinieerd.

Vanuit de manager: Exemplaren- Plaatsen / Exemplaren / Systeemtabellen kunnen de BIS_materiaalgroepen worden opgenomen in de TABBIS-tabel. De code hiervoor moet 1 positie zijn. De codes = A t/m D zijn gereserveerd voor:

• A = Boeken volwassen fictie
• B = Boeken volwassen non-fictie
• C = Boeken jeugd fictie
• D = Boeken jeugd non-fictie

Voor alle overige benodigde BIS-materiaalgroepen moet een code E t/m Z worden gekozen. Per BIS-materiaalgroep moet in de TABBIS de juiste omschrijving worden opgenomen.
In de RMTSYS tabel moet per materiaalsoort die moet worden meegenomen de juiste BIS-materiaalgroepcode worden opgenomen.
Voor ALLE boekachtige materialen die in de BIS-materiaalgroep A t/m D moeten worden opgenomen, MOET de code A worden opgenomen!
OCLC Wise zal voor de boekachtige op basis van de scat-code uitzoeken of een exemplaar bij de groep A,B,C of D moeten worden geteld.
Op deze toekenning correct te laten uitvoeren moet in de tabel met de statistische categorieën (TABSCL) per scat de juiste NBD-categorie (1 t/m 5) zijn opgenomen.
Deze instellingen moet eerst worden gecontroleerd/aangevuld voordat rapportage kan worden gemaakt.

Telling van uitleningen

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

• Instantie (Ixxx)
• Periode (jjjj-mm-dd..jjjj-mm-dd)

Alleen de uitleningen van de RMT-materialen waarbij een BIS-materiaalgroep is opgegeven zullen worden geteld.
In het overzicht zal per vestiging, per BIS-materiaalgroep het aantal uitleningen worden vermeld.

Telling van exemplaren

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

• Instantie
• Ontvangstdatum (jjjj-mm-dd)

Alle exemplaren worden geteld naar plaatsvestiging (op het moment van tellen).
Alleen exemplaren met een ontvangstdatum voor de opgegeven peildatum zullen worden meegeteld.
Bestelde exemplaren worden niet geteld.
Exemplaren met een status A(=Afgeschreven), V(=Verkoop) en M(=Vermist) worden alleen geteld als deze in het jaar voor de peildatum deze status hebben gekregen.
Alleen materiaalsoorten met een BIS-materiaalgroep zullen worden geteld. In het overzicht zal per vestiging, per bis-materiaalgroep het aantal exemplaren worden vermeld.

Telling van aanschaf

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

• Instantie (Ixxx)
• Periode (jjjj-mm-dd..jjjj-mm-dd)

Alle exemplaren worden geteld naar plaatsvestiging (op het moment van tellen).
Alleen exemplaren met een ontvangstdatum in de opgegeven periode zullen worden meegeteld.
Bestelde exemplaren worden niet geteld.
Alleen materiaalsoorten met een BIS-materiaalgroep zullen worden geteld.
In het overzicht zal per vestiging, per bis-materiaalgroep het aantal exemplaren, het totaal aanschafbedrag en het gemiddelde aanschafbedrag worden vermeld.

Telling van leners

Voor het tellen van de leners voor de BIS is geen aparte telfunctie beschikbaar. Het rapport Ontwikkeling klantenaantallen moet hiervoor de belangrijkste gegevens opleveren. Van belang is hierbij dat de opbouw van de abonnementen (leeftijden) zoveel mogelijk aansluiten bij de gewenste leeftijdsindeling voor de BIS-enquête.

Klanten uit gemeenten zonder bibliotheekvoorziening

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

• Instantie (Ixxx)
• Peildatum (jjjj-mm-dd)

In OCLC Wise wordt – door OCLC – een lijst met postcodes bijgehouden van gebieden zonder een bibliotheekvoorziening (Buren, Druten, Maasdonk, Mook/Middelaar) en dus zonder recht om gebruik te maken van Wise. Met deze functie kan een overzicht worden gemaakt van de actieve klanten die in één van deze gebieden woonachtig zijn.

In het overzicht wordt per hoofdpostcode de klanten weergegeven. Per klant worden naam en adres vermeld.

Transportaantallen

Dit overzicht geeft inzicht in het (volgens OCLC Wise) op transport gezette aantal exemplaren. Of de exemplaren werkelijk op transport gezet zijn is natuurlijk onbekend. Een voorbeeld: een exemplaar dat wordt ingenomen en bij het innemen op transport wordt gezet zal worden geteld; ook als dit exemplaar enkele minuten later wordt uitgeleend aan een klant in de transportvestiging. Er kan geen inzicht worden verkregen in de VORM van transport.

Bij het aanvragen van het rapport kunnen de volgende selectiecriteria worden ingevuld:

Veld	Uitleg
Vestiging van	De vestiging waar het exemplaar op transport wordt gezet
Vestiging t/m	T/m deze vestiging worden de transportvestigingen in het rapport opgenomen. Wanneer de aantallen van één transportvestiging getoond moeten worden, moet in beide vestigingsvelden hetzelfde vestigingsnummer ingevuld worden. In het voorbeeld in de afbeelding worden alléén de transportaantallen van vestiging 3801 opgevraagd.
Datum vanaf	Begin van de gewenste periode.
Datum t/m	Eind van de gewenste periode.
Aantal	Als een aantal wordt ingevuld, zullen alleen de regels worden afgedrukt met minimaal het opgegeven aantal.

In het rapport wordt per vestiging het aantal per reden vermeld. In het rapport zijn geen tussentellingen opgenomen om het tellen via Excel te vereenvoudigen.

Leenrechten

Hiermee kunnen de tellingen worden gemaakt voor de rapportage aan de Stichting Leenrecht i.v.m. de leenrechten.

Voor de leenrechtentellingen zijn de volgende instellingen van toepassing:

1 = Tabel TABLRM = leenrechtenmaterialen
(manager – Wise – exemplaren/plaatsen - exemplaren– systeemtabellen)

Voor welke leenrechtenmaterialengroepen moet worden geteld. Raadpleeg hiervoor de opdrachten van Stichting Leenrecht.

2 = Per RMTSYS:
(manager – Wise – exemplaren/plaatsen - exemplaren– systeemtabellen)

Per RMT moet worden aangegeven in welke leenrechtenmaterialengroep een RMT moet worden geteld. (matopt_tel) (TABLRM). Indien voor een RMT geen leenrechtenmaterialengroep is opgenomen, zullen de uitleningen van dit RMT niet worden uitgesplitst

3 = Per abonnement
(manager - Wise - prod & diensten - abonn - abon-instellingen - abonnement_def)

Bij de abonnementen waarvan uitleningen NIET moeten worden meegeteld moet de 'blokkeer leenrechten' worden gezet.

Hoe worden de leenrechten geteld:

Vooringave:
Tellen voor een op te geven periode en een Instantie

Selectie:
Tellen uit loghfdnu:

• Alleen tellen voor de vestigingen (eigenaar in loghfdnu) van de sector BIEB en van de opgegeven Instantie
• Alleen tellen van UITLENINGEN (aktie 1 (+) / 6 (-)) binnen de opgegeven periode (aktie_datum)
• Alleen tellen voor materialen met in rmtsys een gevulde LRM-kode (in matopt_tel)
• Uitleningen van bij de instantie geblokkeerde abonnementen (in abonnement-def / Blokkeer_leenrechten) NIET tellen (ab_nr in loghfdnu)

In het verslag is een kolom ‘Verlengingen’ opgenomen. Aanmaken rapport:

    

Na het aanklikken van de keuze Leenrechten moeten de volgende ingaven worden gedaan:

• Instantienummer van en t/m (Ixxx)
• Datum vanaf (ingeven als jjjj-mm-dd)
• Datum t/m (ingeven als jjjj-mm-dd)
• Sector (BIEB of EDUB of EDUV)

Hierna zal het rapport worden gemaakt.

Hierbij zal per Instantie per uitleenvestiging van de ingegeven sector per leenrechtenmaterialengroep een regel worden weergegeven met het aantal uitleningen en het aantal verlengingen. De regels waarin de groep niet is gevuld zijn de uitleningen van materiaalsoorten (RMT) die niet zijn toegekend aan een leenrechtengroep.

De KB eist dat de transacties alleen mogen worden doorgegeven als we ook de leners en de bijbehorende exemplaren leveren. Hierdoor kunnen er verschillen zijn in ons rapport en die van de KB.

Voor zover bij ons bekend is wordt gevraagd naar het aantal 'betaalde verlengingen' Hiervoor is geen enkele definitie gegeven en dus kunnen wij deze 'betaalde' verlengingen niet leveren.

Leenrechten steekproef

Rapportage ten behoeve van het aanleveren van steekproefgegevens aan Stichting Leenrecht. Het aanmaken van het rapport is vergelijkbaar met het maken van de telling leenrechten:

NB: alleen uitleningen worden geteld. Verlengingen worden niet geteld.

Het rapport is zo 'plat' mogelijk uitgevoerd omdat het resultaat bedoeld is voor Excel. In de uitvoer staan resp. aantal uitleningen, titel, ondertitel, reeks/serie, auteur, mediumsoort, ISBN, LIDnr en PPN. De kolommen 6 en 9 zijn bewust leeg. Voor export naar Open Office krijg je de beste resultaten met: export report/format: openDocument Spreadsheet.

Dubbele klanten

In dit rapport worden 'dubbele klanten' getoond. Per instantie worden dubbele klanten verzameld obv. naam, voorletters, voorvoegsels, roepnaam, geboorte_datum, sexe en status <> '9' en geldige start- en einddatum. Per klantregel wordt nu een adresregel getoond. Als parameter moet de instantie worden opgegeven.

BCB vestigingen

Nog beschrijven

BCB budgetverdelingsrapport

Via dit rapport kan worden opgevraagd hoe de verdeling van het budget is (geweest). Vul het scherm in:

• BCB: vul nummer in van de indeling bij de BCB aanschafprofielen
• Jaar: vul het profieljaar in waarover een rapport gewenst wordt.

Let op: het nummer van de indeling moet corresponderen met het jaar. Dus BCB = 0006 hoort bij Jaar = 2022, of BCB = 0005 hoort bij Jaar = 2021.

Klik vervolgens op Maak rapport.

De uitvoer is rapport rapbcb011, waarop de budgetten van de BCB-beheerder en de eventuele extra vestiging worden vermeld.

Telling landelijk lenen

Hiermee wordt een telling verkregen van het Gastleen gebruik over de ingegeven telperiode. Het rapport is opgebouwd uit twee gedeelten. Het eerste gedeelte toont per bibliotheek van herkomst:

• aantal gastleners
• aantal geleende exemplaren
• aantal verlengingen
• aantal ingeleverd
• financiële posten (schulden) van gastleners die zijn ontstaan binnen periode
• financiële posten (schulden) van gastleners die zijn betaald binnen periode

Het tweede deel laat zien per gastbibliotheek

• aantal “eigen” leners (systeembreed) per gastbibliotheek
• aantal elders geleende exemplaren die hier zijn ingeleverd

Actor inzage Log

 Hiermee kan een bibliotheekmedewerker een aanvraag doen voor een overzicht van mutaties en inzages op enerzijds de eindklant en anderszijds de medewerker.

De volgende gegevens moeten worden ingevuld:

• Actor id: Het actor id van de klant of van de medewerker.
• Datum vanaf: De gewenste datum vanaf waar er een overzicht moet worden gegeven. De gegevens zijn tot maximaal 6 maanden terug op te vragen.
• Datum tot: De gewenste datum tot wanneer er een overzicht moet worden gegeven.
• Is actor een medewerker: Ja of Nee, hier vul je in of het rapport een overzicht van een klant of van een medewerker is.

Overzicht welke medewerkers persoonlijke data hebben ingezien of gemuteerd:

Overzicht van actors die mutaties hebben ondergaan of ingezien zijn door een medewerker:

Verwijderde klantenrecords per dag

Hiermee kan een bibliotheekmedewerker een overzicht maken van verwijderde klantenrecords over een specifieke periode. Op deze manier kan worden gecontroleerd of het retentieproces goed verloopt.

Vul de datum vanaf (jjjj-mm-dd) en datum t/m (jjjj-mm-dd) in en klik op 'Maak rapport'. Als de periode niet correct is ingevuld dan volgt een leeg rapport. Als de periode leeg wordt gelaten dan volgt een melding 'Rubriek niet correct ingevuld'.

Overzicht: