Beperkingen in de toegang tot de gegevens
Niet alle gegevens in OCLC Wise zijn voor iedereen toegankelijk.
Bereik per sector
OCLC Wise kan worden ingericht als een multi-sectoraal systeem, dat wil zeggen dat verschillende sectoren gebruikmaken van de OCLC Wise database met de klanten, titels etc. De sector waartoe de vestiging behoort, bepaalt tevens het bereik van de te maken selectie.
Elke sector wordt gekenmerkt door een specifieke systeemrol (rol_abonnement, rol_edub, rol_eduv, rol_thea, rol_nbrf).
Een nieuwe Selectie heeft standaard een vinkje staan bij de rol ABON. Voor het maken van selecties geldt het volgende, vanuit de sector…
- BIEB kan worden gezocht binnen alle systeemrollen binnen de eigen instantie.
- EDUB (schoolWise) kan alleen gezocht binnen rol_educat in de eigen vestiging.
- EDUV (mediatheekWise) kan alleen gezocht binnen rol_educat in de eigen vestiging.
- THEA kan alleen gezocht binnen rol_THEA (theaterWise) in de eigen instantie.
- NBRF kan alleen worden gezocht binnen rol NBRF in eigen instantie.
NB: bij het zetten van een vinkje wordt gezocht naar klanten die één of meer van de gekozen rollen hebben. Bijvoorbeeld: wanneer het vinkje NBRF wordt gezet dan worden alle klanten met een rol NBRF getoond, maar ook klanten met een rol BIEB.
Uitzondering 1 voor Titelselecties
Deze regels gelden NIET voor titelselecties, deze negeren zowel de sector als instantie en zijn altijd systeembreed.
Uitzondering 2 voor selecties Financiële posten
Deze regels gelden NIET voor selecties op financiële posten, deze worden begrensd door de eigen Financiële Organisatie en kunnen dus instantie-overschrijdend zijn.
Bereik per Instantie
OCLC Wise zorgt zelf voor de afscherming van gegevens tussen de verschillende instanties. Vanuit een vestiging is er alleen toegang tot de gegevens van de eigen Instantie. Hierop bestaan 2 uitzonderingen.
- Voor Financiële posten wordt de afscherming op FO van de selecterende vestiging geregeld. Binnen een FO is geen afscherming mogelijk op vestiging of Instantie.
- Voor Titels zal altijd op het gehele titelbestand worden geselecteerd.
Systeembrede selecties op bijvoorbeeld klanten of exemplaren zijn dus alleen te maken als er maar één instantie is!
Bevoegdheden naar functioneel onderdeel
Op instantie-niveau zijn voor de diverse soorten selecties minimaal bepaalde bevoegdheden nodig. Deze moeten worden ingesteld in de Manager.
| Bevoegdheid voor... | selecteren | seriemutaties | |
|---|---|---|---|
| Klanten | Actorenbeheer | Read (1) | Delete (15) |
| Exemplaren | Exemplarenonderhoud | Read (1) | Delete (15) |
| Titels | Titelonderhoud | Read (1) | |
| Reserveringen | Actorenbeheer | Read (1) | |
| Financiële posten | Actorenbeheer | Read (1) | |
| Logfile | Exemplarenonderhoud | Read (1) | |
| Berichten | Read (1) | ||
| Tijdschriften | Read (1) | ||
| Klantenlabels | |||
| Transacties (thea) | |||
| Uitvoeringen | |||
| Activiteiten | |||
Beperkingen in omvang en systeembelasting
Het werken met sets maakt technisch gezien nogal ruim geruim gebruik van de resources van het OCLC Wise-systeem. Het mooie van het werken met sets is dat het resultaat in deelstappen kan worden opgebouwd en dat de tussenresultaten per deelstap kunnen worden bewaard. Echter… vooral op de grotere systemen kunnen de belastinggevolgen merkbaar worden voor andere gebruikers.
Bij het werken met sets is een harde grens ingebouwd van 1 miljoen records. Er zullen nooit meer dan 1 miljoen regels worden geselecteerd in een (tussen)set. Voor grotere gebruikers wordt geadviseerd om voor het analyseren van bijvoorbeeld grotere logfiles direct mysql of externe tools te gebruiken.
Bij het uitvoeren van een selectie kan OCLC Wise de melding geven: Fout tijdens uitvoeren selecties.
Deze fout is veelal het gevolg van het overschrijden van binnen OCLC Wise ingestelde time-outs. Het uitvoeren van de selectie neemt dan te veel tijd in beslag.