Betalingsbetanden omzetten naar juiste format

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Wise kent een functie om externe betaalgegevens te kunnen importeren en te verwerken in de Client. Er zijn namelijk diverse partijen die betaalgegevens (ontvangsten van debiteuren) kunnen aanleveren. De aangeleverde gegevens moeten worden geconverteerd naar een standaard Wise-importformat.

Bij het instellen van de Conversie van de betaalgegevens zal worden aangegeven welke importformaten kunnen worden verwerkt. In sommige importformats kunnen ook storneergegevens zijn opgenomen. Voor zover bekend zullen deze storneergegevens worden meegenomen in de vertaling naar het XML-format en worden verwerkt in OCLC Wise.

Het verwerken van betalingsbestanden bestaat uit twee slagen:

Het betalingsbestand geschikt maken voor inlezen in OCLC Wise (xml-format): zie de rest van deze handleiding.
Het verwerken van het betalingsbestand. Zie Verwerk betalingen.

LET OP: Gebruikers van de VERWINFO-format moeten pas een nieuwe versie van het DOS-programma in gebruik nemen als dit format NIET meer wordt gebruikt.

Betalingsbestand transformeren naar xml

Hiervoor moet gebruik worden gemaakt van een door OCLC geleverd DOS-programma: Wisesepa.exe
Let op: dit programma is een 16 bits programma.

Download het programma via de OCLC Wise-service-pagina > Overige downloads. Let op de volgende zaken:

Met behulp van een speciaal ontwikkeld programma kan een aantal verschillende bankformats voor betaalgegevens worden geconverteerd naar het Wise importformat.
Het programma is een DOS-programma en moet ook als zodanig worden geïnstalleerd.
Per bank/girorekening (en per format) moet een aparte installatie worden gemaakt.
Alle directory-namen en alle gebruikte invoerbestanden moeten voldoen aan de DOS-conventies (max 8 posities).
Het DOS-programma (wisesepa.exe) moet worden geïnstalleerd in een zelf te kiezen directory.
Onder deze directory MOETEN de volgende 3 subdirectories worden aangemaakt:

Bestand	voor het opslaan van de instellingen
Invoer	voor plaatsing van de te converteren gegevens
Uitvoer	voor opslag van de geconverteerde gegevens + verslagen

Na het opstarten van het programma zullen de volgende keuzes worden geboden:

Uitvoeren Conversie
Instellen Conversie

Uitvoeren Conversie

Het programma zal de volgende gegevens tonen:

ingegeven omschrijving van de conversie
ingestelde format
ingestelde FO/dagboek

Het programma vraagt hierna om de volgende gegevens:

Invoerbestand	De ingestelde standaardnaam zal worden vooringevuld.
Boekdatum
Batchcontrolenummer	Het programma zal het laatst gebruikte batchcontrolenummer verhogen. Bij het OPNIEUW converteren van een vorig bestand MOET het eerder gebruikte batchcontrolenummer worden ingevoerd.
Alles op verslag	Alleen gebruiken als de inhoud van het invoerbestand moet worden uitgelijst.

Bij voorkeur wordt de naam van het invoerbestand 'verklarend' gecodeerd en krijgt elk invoerbestand een unieke naam.
Bijvoorbeeld voor een GMU-bestand: Gmjjmmdd.TXT
Als jjmmdd wordt hier dan het dagnummer ingevuld.

Op basis van het ingestelde dagboek en het opgegeven batchcontrolenummer zal het programma de namen van het uitvoerbestanden bepalen.

Het verslag van de conversie wordt: DxxxNNNN.txt
Het OCLC Wise-importbestand wordt: DxxxNNNN.xml
Dxxx is hierin het ingestelde dagboek. NNNN is hierin het opgegeven batchcontrolenummer.

Alle in het exportbestand opgenomen betalingen krijgen een uniek volgnummer. Dit is opgebouwd uit het opgegeven batchcontrolenummer + een volgnummer.

Voorbeeld:
Batchcontrolenummer = 0010 en de 1e post krijgt dan als nummer 00100001.

Per verwerking kunnen maximaal 10.000 posten worden opgenomen. Bij een correcte uitgave van het batch-controlenummer krijgt elke post in OCLC Wise een uniek volgnummer.

Let op: Bij het verwerken van de betalingen in OCLC Wise zal worden gecontroleerd of binnen het gebruikte FO/Dagboek het aangeboden volgnummer per post al niet bekend is in OCLC Wise. Indien dit het geval is zal de aangeboden post NIET worden verwerkt.

Het uitgeven van het juiste batchcontrolenummer is dus van groot belang.

De beheerder die deze conversie uitvoert, moet dus een registratie bijhouden waarin wordt bijgehouden op welke dag welk batchcontrolenummer is uitgegeven.

Bij het verwerken van SWIFT-formaten (MT940) moet bij de export vanuit het bank-internet-programma een periode worden geselecteerd. Het is hierbij van groot belang dat de verschillende perioden AANSLUITEND worden geselecteerd. Er moeten dus geen periode(n) worden vergeten en ook het DUBBEL selecteren van een periode zal problemen geven. Door het dubbel selecteren van een periode zal eenzelfde post met een ander batchnummer worden aangeboden. De controle op dubbele verwerking zal dan niet goed worden uitgevoerd. (zeker bij deelbetalingen).

In het importbestand worden verschillende soorten financiële posten aangeboden. Per post wordt door de Bank met een mutatiesoort of een transactiesoort aangegeven om voor soort post het gaat. Bij de verwerking van de aangeboden posten zullen alleen bepaalde posten worden meegenomen naar het XML-bestand. Onder aan het verwerkingsverslag van de vertaling naar het XML-format wordt weergegeven welke mutatiesoorten/transactiesoorten worden onderzocht voor verwerking. Posten met mutatiesoorten/transactiesoorten die daar niet worden genoemd zullen dus nooit worden meegenomen.

Mutatiesoorten/transactiesoorten die worden onderzocht zijn:

Postbank (Swift)

Alleen de ontvangsten met volgende codering (transactiesoorten):

NAC Acceptgiro
NDV Diversen (debet)
NGF Telefonisch bankieren
NGT Internetbankieren
NIC Incasso
NMS Ontvangst
NOV Overschrijving
NVZ Verzamelbetaling
NTR Wordt meegestuurd ~~vanaf 1-8-2014~~ (ontvangst)
NRT Wordt meegestuurd ~~vanaf 1-8-2014~~ (storno)

Postbank (GMU)

AAC Acceptgirokaarten
OVS Overboekingen
ICC Deposito’s

RABO (Swift)

Alleen de ontvangsten met volgende codering (transactiesoorten)

N122 Ontvangst
N123 Ontvangst
N127 Ontvangst
N131 Ontvangst
N133 Ontvangst
N134 Ontvangst
N541 Ontvangst

Alleen afschrijvingen met de volgende codering:

N044 Stornering
N054 Stornering
N108 Stornering
N110 Stornering
N111 Stornering
N112 Stornering
N165 Stornering
N166 Stornering
N631 Stornering
N633 Stornering
N634 Stornering

ABN (Swift)

Alleen de ontvangsten met volgende codering (transactiesoorten)

N654 Ontvangst
N658 Ontvangst
N946 Acceptgiro

Alleen afschrijvingen met de volgende codering:

N193 Stornering
N244 Stornering
N245 Stornering
N246 Stornering

De overige (betalings)gegevens in de importbestand worden genegeerd. Deze zullen OOK niet op het foutverslag verschijnen.

Van de verwerking wordt een verslag gemaakt. In het verslag worden de aantallen ontvangsten en bedragen weergegeven.

Instellen Conversie

Ingesteld moet worden welk importformat (bankrekening / invoerformat) moet worden gebruikt.

Per OCLC Wise SEPA-installatie moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

Veld	Uitleg
Omschrijving	Toelichting voor welke bank/rekening
Standaardnaam invoerbestand	Naam van invoerbestand zoals deze uit de invoerdirectory moet worden gezocht. Bijv: swift.txt
Van Bankorganisatie	A = ABN I = ING R = RABO Voor andere banken zijn geen aparte conversie-instellingen mogelijk. Onderzocht zal moeten worden welk van de bovenstaande instellingen een acceptabel resultaat geven.
Format van invoerbestand	M = MT940 1 = GMU01 (alleen bij ING) 2 = GMU02 (alleen bij ING) Gebruikers van het GMU-format van de ING wordt geadviseerd om gebruik te maken van het nieuwe GMU02-format.
Format variant	Bij GMU01 en GMU02 moet worden gekozen voor S (single-) of M (multi-file). Bij een MT940-format moet altijd voor S worden gekozen. De S staat voor Structured. Deze variant moet ook worden aangemaakt vanuit het internet-pakket van de bank. Sommige banken leveren ook andere (Unstructured) varianten. Deze geven een slecht reslutaat.
FO in OCLC Wise	In welke financiële organisatie moeten de betalingen worden verwerkt (00/99). NB. 99 MOET worden gebruikt als de betaalgegevens in OCLC Wise in verschillende FO's moeten worden verwerkt met dezelfde dagboekcode.
Controlebatchnummer (niet verplicht)	Deze rubriek geeft het laatst gebruikte controlenummer weer.
Dagboekcode in OCLC Wise	Bank- of Giroboek (Bxxx of Gxxx).
Dagboek en Banknummer	Invulling van dagboekcode en Banknummer achter volgnummer = 01 is VERPLICHT. Van welke bank-/girorekening komen de ontvangsten en in welk dagboek moeten de gegevens worden opgenomen in OCLC Wise. Eventuele volgende combinaties (02 t/m 13) van dagboekcodes en bankrekeningnummers moeten alleen worden ingevuld als het invoerbestand MEERDERE batches van verschillende banknummers bevat (zoals bij GMU mogelijk is)

Wijzigingen?

Het formaten van de GMU-invoerbestanden liggen vast ineen formele format-beschrijvingen van de ING-bank. Deze formaten zijn ook nauwelijks aan wijzigingen onderhevig.

De verschillende Swift-formaten (MT940) verschillen nogal per bankorganisatie. Alleen voor de genoemde banken is een import mogelijk in OCLC Wise, op basis van het laatste bij OCLC bekende format van de betreffende bank.

Op basis van ervaring is inmiddels bekend dat ook per bank het geleverde format aan wijzigingen onderhevig is. Een grote uitval in de verwerking is meestal een aanwijzing dat de gegevens niet meer volledig en/of correct kunnen worden verwerkt. Overleg met OCLC zal dan nodig zijn om te onderzoeken of de importprogrammatuur aan de gewijzigde situatie kan worden aangepast.