Strategie voor het genereren van rapporten
Voor elk gebruik van de selecties zal nagedacht moeten worden over hoe de vraag / wens / informatiebehoefte kan worden gerealiseerd met de mogelijkheden van de selecties.
Er moet allereerst duidelijk worden vastgesteld welk resultaat er moet worden opgeleverd. Hierna zal er nagedacht moeten worden over de strategie om het gewenste resultaat te behalen. Hiervoor is kennis (en ervaring) nodig over de mogelijkheden die de “selecties” kunnen bieden en zal de bediener ook kennis moeten hebben van de achterliggende bedrijfsprocessen en van de opbouw van de data in OCLC Wise.
Bij het opzetten van de strategie moet worden geredeneerd vanuit het gewenste resultaat. Dit resultaat zal altijd door OCLC Wise worden gemaakt vanuit een set met geselecteerde gegevens (resultaatset). Deze resultaatset zal altijd van een Settype zijn. Dus of klanten, of exemplaren, etc.
Bronbestanden
Bedenk dat bij het maken van een export vanuit een resultaatset ook rubrieken kunnen worden meegeleverd van gerelateerde andere bronbestanden. Zo kan op basis van een resultaatset met Financiële posten ook de naam van de lener worden meegeleverd (via actor gekoppeld).
De uitdaging is om de juiste regels in de resultaatset te krijgen waar vanuit het eindresultaat moet worden gemaakt. Hierbij moet als eerste worden bepaald op basis van welk bronbestand de selectie moet worden uitgevoerd. OCLC Wise zal bij het uitvoeren van de selectie uitgaan van dit bronbestand. Uit welke bronbestanden hierbij kan worden gekozen is afhankelijk van het gekozen settype.
Selectieregels
Hierna moeten de selectieregels worden opgegeven. In de selectieregels moeten de verschillende voorwaarden worden gedefinieerd waaraan de regels in de resultaatset moeten voldoen.
Er kunnen selectieregels worden ingevoerd die behoren bij het ingestelde bronbestand. Maar ook kunnen selectieregels worden ingesteld in bestanden die via het geselecteerde bronbestand relaties hebben met elkaar.
Voorbeeld:
selectietype = Klanten | bronbestand = Logbestand
In het logbestand is naast een actor_id ook een exemplaarnummer en een titelnummer opgenomen.
In de selectieregels kan er dan worden geselecteerd op het logbestand. Maar ook op eigenschappen van de klanten, de exemplaren en de titels.
De volgende twaalf typen sets kunnen worden gemaakt:
Klanten | Klantlabels | Exemplaren | Titels | Reserveringen | Financiële posten | Logfile | Berichten | Tijdschriften | Transacties | Uitvoeringen | Activiteiten.
Afhankelijk van het gekozen settype kan er vanuit meerdere selectiebronnen worden geselecteerd. De volgende selectiebronnen zijn hiervoor beschikbaar:
A = Activiteiten (THEA)
B = Berichten
C = Transacties (THEA)
E = Exemplaren
F = Fin.posten
J = Tijdschriften
K = Klanten
L = Logfile (circulatie)
M = Klantlabels
R = Reserveringen
T = Titels
U = Uitvoeringen
Niet alle selectiebronnen zijn geschikt/bruikbaar voor alle settypen. Zo kan een titelset worden gemaakt met als mogelijke selectiebronnen: titels, exemplaren of reserveringen. Een exemplarenset kan worden gemaakt uit titels, exemplaren, klanten, reserveringen, logfile of financiële posten.
Overzicht selectiebronnen en settypen
Onderstaande overzicht geeft aan welke selectiebronnen kunnen worden gebruikt voor welke settypen.
| Set type | Selectiebron |
|---|---|
| Klanten | Exemplaren, Klanten, Reserveringen, Financiële posten, Logfile, Berichten, Transacties |
| Klantlabels | Exemplaren, Klanten, Reserveringen, Financiële posten, Logfile, Transacties |
| Exemplaren | Titels, Exemplaren, Klanten, Reserveringen, Financiële posten, Logfile, Berichten, Orderregels |
| Titels | Titels, Exemplaren, Reserveringen, Logfile, Tijdschriften, Berichten, Orderregels, Bestelaanbod |
| Bestelaanbod | Titels, Bestelaanbod |
| Orderregels | Exemplaren, Titels, Orderregels |
| Reserveringen | Titels, Exemplaren, Klanten, Reserveringen |
| Financiële posten | Exemplaren, Klanten, Financiële posten, Berichten |
| Logfile | Titels, Exemplaren, Klanten, Logfile |
| Berichten | Exemplaren, Klanten, Reserveringen, Financiële posten, Berichten |
| Tijdschriften | Titels, Tijdschriften |
| Transacties | Klanten, Transacties, Uitvoeringen |
| Uitvoeringen | Transacties, Uitvoeringen, Activiteiten |
| Activiteiten | Uitvoeringen, Activiteiten |
In Selecties per settype/selectiebron wordt per selectiebron beschreven op welke rubrieken geselecteerd kan worden.
Het resultaat van een selectie is een resultaatset. Wat er in de resultaatset zit is afhankelijk van het gekozen settype. Bij Klanten zijn dit actoren, bij Exemplaren zijn dit exemplaren, etc. Voor de settypen Klanten, Titels en Exemplaren kan direct vanuit de resultaatset de details van een geselecteerde regel worden opgeroepen. Door op een van de kolomheaders te klikken binnen de geselecteerde set zal de sortering van de set worden aangepast naar de inhoud van de geselecteerde kolom.