Factureren verwerkingen (open posten)

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Na de facturering (zie Factureren contributies) worden de posten geselecteerd voor automatische incasso en nota's (incl. herinneringen). Dit gebeurt vanuit tabblad Factureren verwerkingen (open posten). De automatische incasso's worden opgeslagen in de tabel 'incasso'; de nota's worden opgeslagen in de tabel 'naarola'. Tijdens deze selectie voert OCLC Wise de volgende acties uit:

De regels worden geschreven naar de tabellen Incasso en Naarola.
Van iedere post wordt een berichtregel aangemaakt: voor een incasso is dat CNI, voor een naarola is dat een CNF en/of een CNH (herinnering). In de berichtregel wordt opgenomen:
- het dagboek waarop de post is aangemaakt
- de fin_org
- de instantie
- het factuurnummer

Bovenstaande geldt niet alleen voor de reguliere abonnementen: ook voor eventuele donaties wordt een regel geschreven in de tabel 'naarola' en de tabel 'berichten'. Meer info in Module Donateurs. Tijdens deze stap wordt ook een berichtregel geschreven voor de attenderingen: CAU, CAT, CAO en CAE.

SEPA: De vooraankondiging van de incasso wordt onder soort PFI geschreven naar de tabel berichten. De PFI wordt alleen als inbox ondersteund.

Tijdens deze stap (selecteren van de posten) worden ook de eventuele kortingen en toeslagen geboekt.

De toeslag voor een ola (nota) kan ongedaan worden gemaakt indien een klant later alsnog via automatisch incasso betaalt. Hiervoor dient de optie KWYTTOE te worden aangezet.

Ook worden in het incassobestand de eventuele nog openstaande inschrijfkosten opgenomen. De toeslag voor ola (nota) wordt tijdens het selecteren van de posten als een 'betalingsregeling' opgenomen bij de klant tot aan de 'betalen voor datum'. Mocht de klant besluiten om alsnog via automatische incasso te betalen, dan wordt de toeslag niet doorberekend. Daarna wordt de post zichtbaar in de balie, zelfservice, en betaalautomaat.

Tabblad Factureren Verwerkingen

Ga naar Financiën > Factureren en Afboeken > Factuurperiode openen/factureren standaard > Tabblad Factureren Verwerkingen (open posten). Vul hier de volgende velden in:

Veld	Uitleg
Organisatie	Kies de financiële organisatie waarvoor de gefactureerde posten geselecteerd dienen te worden.
Boekingscode	Er kan een selectie gemaakt worden op boekingscode: de boekingscodes zijn al voorgeselecteerd dus is het niet nodig om een keuze te maken als alle codes meegenomen moeten worden (is bijna altijd het geval). De boekingscodes zijn de codes waar de verschillende abonnementen op worden geboekt: de codes uit de 1000-groep (contributies). De 1 wordt niet getoond in het overzicht. Dus als er staat boekingscode 010, staat er eigenlijk 1010. Vanaf versie 7.1.0 is dit veld verwijderd. Er volgt dus geen melding meer over het aantal geselecteerde boekingscodes, maar deze blijven wel in de selectie intact. Op het verslag Verwerk Contributies worden ze ook getoond.
Uitgebreid verslag	Keuze Ja of Nee: Ja: alle geselecteerde posten worden afgedrukt (aanbevolen). Nee; het resultaat en aantal wordt afgedrukt.
Selecteren incasso-contributie	Ja: de automatische incasso's voor de contributie worden geselecteerd. Er wordt een regel geschreven in de tabel incasso en in de tabel berichten. SEPA: de NAW-gegevens van de klant worden standaard in het incassobestand opgenomen. Als de systeemoptie INCASSR op Ja staat en er in de Client handmatig registratieposten zijn geselecteerd voor incasso, dan worden deze posten meegenomen. Er worden geen incassoposten meegenomen waarbij de machtiging vandaag is afgegeven Nee: de automatische incasso's voor de contributie worden niet geselecteerd. Als het banknummer en/of incassant_id van de bibliotheek wijzigt, zal de incasso weer als FRST worden aangeboden.
Boekdatum incassoposten	De datum waarop de post bij de klant wordt geboekt: datum invoer is verplicht. Bij handmatige invoer moet de datum als volgt worden ingevoerd; dd-mm-jj.
Selecteren acceptgiros	Ja: de posten die via een (eerste) nota worden geïnd, worden geselecteerd. Ook zullen eventuele donaties worden geselecteerd. Zie voor meer informatie Module Donateurs. Nee: de posten die via een (eerste) nota worden geïnd, worden niet geselecteerd.
Betalen voor	De datum waarop de betaling binnen moet zijn. Datuminvoer is verplicht. Indien gekozen wordt voor een handmatige invoer dan moet de datum als volgt worden ingevoerd; dd-mm-jj.
Selecteren herinneringen	Als de organisatie herinneringen verstuurt naar aanleiding van de eerste nota wordt aangegeven of de herinneringen Ja/Nee geselecteerd moeten worden. In de Abonnementsdefinities > Contributiemethode wordt bepaald wanneer de klant een herinnering moet ontvangen, bijvoorbeeld twee maanden na het versturen van de eerste nota. Termijn herinnering is altijd in maanden.
Betalen voor	De datum waarop de betaling binnen moet zijn. Datumveld is verplicht. De datum kan gekozen worden met behulp van een kalendertje. Indien gekozen wordt voor een handmatige invoer dan moet de datum als volgt worden ingevoerd; dd-mm-jj.
Verzamelnota's	Voor een beschrijving van verzamelnota's, zie Verzamelnota contributie.
Selecteren contributie-attenderingen	Functie om een attenderingsmail te sturen in de periode tussen de eerste contributienota en de herinnering. Let op: deze functie NOOIT tegelijkertijd starten in combinatie met de velden 'Selecteren acceptgiro's' of 'Selecteren herinneringen' (de velden hierboven). Voor meer informatie en gebruik van deze attendering (CAF) zie Attendering nog niet betaalde contributie (CAF). Attenderingen worden alleen verzonden naar klanten die de contributienota via de mail ontvangen.

Starten van de job
Om te voorkomen dat de job 'selecteren open posten' (per ongeluk) voor een tweede keer wordt gestart, worden direct na de eerste start de ja/nee boxen en de datumvelden geleegd. Met lege velden is het namelijk niet mogelijk een tweede job te starten.

Het factureringsproces is zo aangepast dat een nieuwe job NIET kan worden gestart zolang er nog een zelfde job draait. Alleen in dat geval volgt de melding “Deze job is al aanwezig en nog NIET correct afgerond”. (De melding “Deze job is al aanwezig. Als deze job correct is afgerond dan kunt u een nieuwe starten. Wilt u een nieuwe job starten?” wordt niet meer getoond)