E-mail bounces met Postmark
Bounces met Postmark
Dit document beschrijft wat er gebeurt wanneer een e-mail die via Postmark is verzonden bounce krijgt, en hoe Wise daarop reageert: van Postmark tot de acties in Wise.
Verbeteringen die nog gepland zijn:
- Op het moment van bounce, schrijf een notificatie systeemweid (die opgepakt kan worden door het /notice endpoint) die gezien wordt in Client
- Een bounce voor een emailadres zal dezelfde emailadressen ook blokkeren (en een notificatie zoals hierboven beschreven + PIN bericht schrijven)
- Een bounce op een andere soort dan EML (BCC1, BCC2, IML) zal ook als bounce behandeld worden en volgt de regels hierboven
- Duidelijkere log-regels wegschrijven (voorstel: Email adres verwijderd: <emailadres> <datum/tijd>) (ook systemwide)
Wat is een bounce
Wanneer Wise een e-mail verstuurt (bijv. een bericht, herinnering of nieuwsbrief) via Postmark, levert Postmark die af bij de mailserver van de ontvanger. Soms kan die server het bericht niet aannemen: het adres bestaat niet, de mailbox is vol, de server blokkeert het, enz. Dan stuurt het systeem van de ontvanger een bounce terug naar Postmark. Postmark meldt dit vervolgens aan Wise, zodat Wise zijn gegevens kan bijwerken en waar nodig actie kan ondernemen (bijv. niet meer naar dat adres sturen of opnieuw proberen).
Hoe verloopt dit proces
Bij een ontvangst van de bounce doet Wise het volgende
1. Zoeken van het oorspronkelijke bericht en de klant
Wise stuurt een e-mail (bericht, herinnering, factuur, nieuwsbrief, enz.) via Postmark. Postmark levert die af bij het e-mailadres van de ontvanger. Elk bericht is in Wise gekoppeld aan een specifieke klant/patron en, waar van toepassing, aan een specifiek “bericht” (bijv. een boetebericht, herinnering of nieuwsbriefverzending). Die koppeling wordt bewaard, zodat Wise bij een bounce weet over welke klant en welk bericht het gaat.
2. Het bericht bounced bij de ontvanger
De mailserver van de ontvanger kan (of wil) het bericht niet aannemen. Die stuurt een bounce terug naar Postmark. Postmark ontvangt die bounce en weet:
• welk e-mailadres heeft gebouncet
• wanneer dat gebeurde
• waarom (bijv. “adres bestaat niet”, “mailbox vol”, “geblokkeerd”, “spamklacht”)
• welk oorspronkelijk bericht het betrof (op basis van gegevens die Wise bij het versturen meestuurde)
Postmark deelt bounces in naar type (bijv. “hard” vs “zacht”, of redenen als “slecht adres”, “DNS-fout”, “spamklacht”). Die indeling bepaalt wat Wise daarna doet.
3. Postmark meldt het aan Wise via webhook
Postmark is zo ingesteld dat het Wise informeert zodra er een bounce binnenkomt. Postmark stuurt per bounce één melding naar een vast adres van Wise. In die melding zitten o.a.:
• het gebouncete e-mailadres
• het bouncetype en een korte beschrijving/reden
• de identifier van het oorspronkelijke bericht dat Wise heeft verstuurd (zodat Wise de juiste klant en het juiste bericht kan vinden)
Wise heeft daarvoor één eindpunt: de “Postmark-bouncer”-webhook. Als Postmark die aanroept, ontvangt Wise de bounce en begint de verwerking.
4. Wise verwerkt de bounce
Bij ontvangst van de bounce doet Wise het volgende:
1. Zoeken van het oorspronkelijke bericht en de klant
Aan de hand van de message-identifier in de melding zoekt Wise op of het ging om een gewoon bericht (bericht/herinnering), een nieuwsbriefverzending of een marketingmail, en vindt de bijbehorende klant (actor).
2. Vastleggen dat dit adres heeft gebounced
Wise slaat op dat dit e-mailadres een bounce heeft gehad (en de reden) en koppelt dat aan de klant. Dit wordt gebruikt voor bounce-historie en rapportage.
3. Bepalen van het type bounce
• Genegeerd
Sommige bounces worden beschouwd als “niets doen” (bijv. tijdelijke leveringsproblemen, automatische “ik ben op vakantie”-antwoorden of “deze persoon is verhuisd”). Wise legt de bounce wel vast maar past de e-mailstatus van de klant niet aan en triggert geen herverzendingen of notificaties op basis hiervan.
• Hard bounce
Het adres wordt als ongeldig of onbereikbaar gezien (bijv. “gebruiker onbekend”, “domein bestaat niet”, “geblokkeerd”, “spammelding”).
• Soft bounce
Een tijdelijk of minder ernstig probleem (bijv. “mailbox vol”, “bericht te groot”). Wise telt deze houdt het aantal soft bounces dat het e-mailadres gekregen heeft bij.
4. Bij harde bounces
• Wise blokkeert het e-mailadres voor die klant, zodat er geen e-mails meer naartoe gaan tot iemand het controleert of corrigeert.
• Wise schrijft een inboxnotificatie voor klanten, zodat zij zien dat het e-mailadres niet meer geldig is en het kunnen aanpassen.
5. Bij zachte bounces
• Wise verhoogt een “zachte bounce”-teller voor dat e-mailadres van de klant.
• Als die teller een ingestelde drempel bereikt, kan Wise een inboxnotificatie voor medewerkers aanmaken, zodat zij weten dat het adres problemen kan geven.
6. Bij transactionele berichten (geen nieuwsbrief, geen marketing)
Afhankelijk van het soort bericht (bijv. boete, herinnering, retourbericht) en de voorkeuren van de klant kan Wise:
• het bericht opnieuw versturen op een andere manier (bijv. als formulierbrief of naar de Wise-inbox van de klant), of
• het oorspronkelijke bericht als “gebouncet” markeren en niet opnieuw versturen (bijv. als het te oud is of de regels dat niet toestaan).
Bounces van nieuwsbrieven en marketing leiden niet tot zo’n herverzending; daar worden alleen de bounce-tellers bijgewerkt en bij harde bounces het adres geblokkeerd en medewerkers geïnformeerd.
7. Rapportage
Elke verwerkte bounce wordt toegevoegd aan een dagelijks bounce-rapport, zodat medewerkers kunnen zien wat er gebouncet is, voor welke klant, en welke actie is ondernomen (bijv. “e-mail geblokkeerd”, “inboxnotificatie aangemaakt”, “bericht opnieuw naar inbox verstuurd”).
Zie hier hoe de rapportage gevonden kan worden