RFID-scout - vliegenmepper - OCLC Wise Support NL

Inleiding

Optie aanzetten, licenties nodig
De menu-optie RFID-scout wordt in de Client zichtbaar als de systeemoptie RFIDCON in de OCLC Wise Manager is aangezet. Om de RFID-scout daadwerkelijk te kunnen gebruiken, moet u beschikken over een RFID-licentie én een licentie voor de RFID-scout. Indien deze niet zijn geïnstalleerd – per vestiging of instantie – dan is de menu-optie wel zichtbaar maar inactief (=grijs).

Met de RFID-scout kan snel en handig de inhoud van een kast worden gecontroleerd. De controle wordt uitgevoerd met een mobiel werkstation: een karretje met een draadloos op het OCLC Wise-netwerk aangesloten Client, en voorzien van een RFID-handscanner (de 'vliegenmepper'). Met het mobiele werkstation loopt de medewerker langs de te controleren kasten en scant de daar aanwezige materialen door de RFID-handscanner tussen de materialen te steken. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat de scanner steeds ongeveer vijf materialen links en vijf materialen rechts ziet.

De RFID-scout kan worden gebruikt voor:

Controle van kasten/exemplaren: de RFID-scout kan controleren of een materiaal thuis hoort in de kast waar het is aangetroffen. Ook is het mogelijk om te checken of er materialen in een kast staan die bijvoorbeeld zijn vermist of geblokkeerd.
Zoeken, voor bij het collectioneren: zoeken naar materialen met bepaalde eigenschappen zoals 'minder dan x-keer uitgeleend' of 'niet uitgeleend sinds xxx'.
Een check op bepaalde selecties: de kant-en-klare 'selectie' Reserveringsplank (wat staat er nog op dat er na x-dagen wel weer af kan) of zelf samengestelde exemplaar-selecties via Statistieken en selecties > Selecties.
Retail: om exemplaren snel in een een (gekozen) tijdelijke kast (kast, tentoonstellingstafel etc.) te plaatsen.

Niet 100%
Deze vorm van controle biedt geen 100% resultaat. Scannen door scouten werkt sneller dan een stuk-voor-stuk-controle maar... de kans is aanwezig dat de scanner een exemplaar mist als niet zorgvuldig wordt gewerkt. Het gebruik van de RFID-scout is dus bedoeld voor controle- of zoekwerkzaamheden waar een 100% dekking geen vereiste is!

De RFID-scout is in de te benaderen via Exemplaren > RFID-scout óf met de sneltoetsen Alt + E (voor Exemplaren) en vervolgens Alt + S (voor de RFID-scout). Het scherm is als volgt ingedeeld:
module_rfid_conversie_rfid_scout 1.png

Onderdeel	Uitleg
1	Tabbladen om functies/acties in te stellen. Kies hier voor controleren of zoeken, gebruik maken van sets of het checken van de retail-indeling. Kies ook welke criteria daarbij worden gehanteerd.
2	Scanneractiviteit. Scout aan- en uitzetten. Toont of er exemplaren worden 'gelezen'.
3	Clear lijst, print, wat moet er tijdens het scouten op het scherm worden getoond. Ook kan hier aangevinkt worden of de kastinhoud direct opgehaald moet worden bij het wisselen van een kast.
4	Tellers: hoeveel exemplaren zijn er gescand, hoeveel zijn er daarvan OK en hoeveel hebben er een melding. Ook kan op deze plek worden aangevinkt of de beveiligingsbit aan- of uitgezet moet worden.
5	Vlak waarin (de te scannen) exemplaren worden getoond. Regels zijn desgewenst aan te klikken om de exemplaardetails op te halen.
6	Idem maar toont alleen de exemplaren waar 'iets' mee aan de hand is, wat is te zien in de laatste kolom 'Melding'.

Tabbladen om functies in te stellen

Stel via de tabbladen in welke functie nodig is: Controle, Zoek, Selecties of Retail. Onderaan het scherm wordt vermeld welk tabblad in gebruik is:

Wis de ingestelde criteria onderaan elk tabblad met de knop 'Reset'.

Controle

Op het tabblad 'Controle' kan ingesteld worden dat materiaal gesignaleerd moet worden van een bepaalde status (afgeschreven, beschadigd, geblokkeerd, op transport, vermist etc.) of in bepaalde situaties (van een bepaalde vestiging; uit een bepaalde kast etc.).

Het is mogelijk om meerdere kasten te selecteren, hou de CTRL knop ingedrukt en kies de kasten.
'Vermist direct binnen plaatsen' is alleen mogelijk in combinatie met een vinkje bij de optie 'Vermist'.
Met 'Alles' kunnen alle vinkjes in één keer worden geselecteerd. Met 'Reset' worden alle vinkjes weer uitgezet.

In onderstaand voorbeeld is aangegeven dat exemplaren die NIET in kast RA1 thuishoren, moeten worden gesignaleerd. De eerste plank van de kast is gescand – zo te zien is er veel aan de hand...

In het bovenste gedeelte van het scherm worden de exemplaren getoond die in de kast RA1 zouden moeten staan (grijze regels).

Wachten tot het rondje weg is
Als er een kastcode is geselecteerd bij '(Niet in) kast', wacht dan tot alle exemplaren op het scherm staan voordat je gaat scouten. Zolang Wise nog aan het ophalen is, staat er een draaiend rondje om aan te tonen dat het systeem nog bezig is.

Na het scouten van de eerste plank blijkt dat er drie exemplaren (zwarte regels) voldoen aan het gevraagde RA1. Als een exemplaar 'OK' is bevonden, staat dat in de laatste kolom 'Melding'.

Uitgeleend?!
In de kolom 'Melding' kan bijvoorbeeld ook worden gemeld als een exemplaar de status 'Uitgeleend' heeft. Deze voldoet dan wel aan de gevraagde kastcode, maar er is toch iets niet helemaal in orde. Dubbelklik op een regel om de exemplaargegevens op te halen. Haal eventueel het exemplaar uit de kast om deze ter plekke te verwerken.

In het onderste gedeelte van het scherm staan de exemplaren die NIET voldoen aan het gevraagde criterium (andere kast dan RA1). Daar moet dus iets mee gebeuren – ter plekke of later aan de balie. Hiervan kan een lijst worden geprint. Wanneer alle exemplaren zijn gescout, moeten alle lichtgrijze regels zijn weggewerkt naar zwarte regels.

Zoek

Gebruik tabblad 'Zoek' om te zoeken op criteria over de aanschafdatum en aantallen uitleningen.

Veld	Uitleg
Aangechaft voor	Datum invullen: dd-mm-jjjj.
Minder uitleningen dan	Maak gebruik van de pijltjes om een aantal te kiezen (keuze tot 100) of geef handmatig een aantal in.
Minder uitleningen na	Jaartal staat standaard op 2008. De historische uitleencijfers uit Bicat zijn in OCLC Wise samengevoegd in 2009, uitleningen zijn niet meer te onderscheiden qua uitleentellers.
Geen uitleningen na	Datum invullen: dd-mm-jjjj
Moet voldoen aan	Kies uit: Alle bovenstaande criteria / 1 bovenstaand criterium. Gebruik bij het invullen van de criteria de 'Tab' knop om naar een volgend veld te springen. Als nog geen of maar één criterium is ingevuld, blijven beide opties grijs. Bij meer criteria worden de opties actief (=blauw).
Status niet Binnen melden	Ongeacht het voorgaande zal een exemplaar met een andere status dan 'Binnen' een meldregel opleveren. Anders gezegd: wilt u bij het scouten ook andere meldingen zien (bijv. over transport of aantallen uitleningen), of wilt u zich echt focussen op het collectioneren?

Overigens zijn de ingestelde criteria bij het afsluiten van RFID-scout nog aanwezig; bij het afsluiten van Wise worden ze verwijderd.

Selecties

In plaats van één enkele kast kunnen ook andere verzamelingen (collecties) worden gecontroleerd, zoals het materiaal op de reserveringsplank of een verzameling op basis van een zelf samengestelde selectie.

Verkoopbare exemplaren

Exemplaren die worden afgeschreven kunnen 'Naar verkoop' worden doorgezet. Exemplaren krijgen dan de status V (= Verkoop). Hoe dat verder werkt, is te vinden in handleiding Afschrijven: Naar Verkoop.

Klik op de optie 'Verkoopbare exemplaren' om alle exemplaren te zien met de status A/Afgeschreven of V/Verkoop. Zulke exemplaren zijn daarbij voorzien van een algemene blokkade met een verkoopprijs. In de kolom wordt ook het aantal dagen dat een exemplaar al 'in de verkoop' is getoond, evenals eventuele bijlagen. De getoonde regels zijn dan nog grijs.

Scan vervolgens de tafel/kast/dozen met afgeschreven exemplaren om te zien of alle niet-verkochte exemplaren er nog zijn, en of er geen niet-afgeschreven exemplaren door een klant bij zijn gelegd. De exemplaren die niet bij te verkopen exemplaren horen, worden getoond, in roze, in het onderste deel van het scherm. De exemplaren die wel verkocht mogen worden, krijgen een lichtgele achtergrond. Wat dus lichtgrijs blijft, is van de verkooptafel verdwenen (of al wel meegenomen maar nog niet afgerekend door een klant).

Reserveringsplank – Titel / Reserveringsplank – Klant
Klik op 'Reserveringsplank – Titel' of 'Reserveringsplank – Klant' om alle exemplaren te tonen, op volgorde van titel resp. klant, die op dat moment volgens Wise op de reserveringsplank zouden moeten staan. Deze exemplaren hebben de status R (= Reserveringsplank). De opgehaalde regels zijn grijs, ook de afbeelding van het beveiligingsbitje, omdat nog niet exact bekend is wat de status ervan is:

Wanneer de reserveringsplank gescand wordt, worden gecontroleerde regels zwart. In de laatste kolom komt de melding 'Gereserveerd'. Van de regels/exemplaren die grijs blijven, moet worden uitgezocht wat er aan de hand is: waarom komen de exemplaren wel op de lijst voor maar zijn ze niet op de reserveringsplank aanwezig? Om de reserveringen op te schonen, kunnen zulke reserveringen handmatig worden afgehandeld (Reservering > Opties > Afgehandeld / F9). De kolom 'Dagen' toont het aantal dagen dat een exemplaar al op de reserveringsplank staat. Is deze termijn, conform de instellingen in de Wise Manager ('max. aantal dagen op de plank') overschreden, dan wordt het aantal dagen in rood getoond. Ook dergelijke reserveringen kunnen handmatig worden afgehandeld.

Soms komt het voor dat een exemplaarnummer niet goed is geconverteerd, en dat de voorloop-3 ontbreekt. In het bovenste gedeelte wordt dan wel die voorloop-3 ervoor getoond, maar dat doet de programmatuur. Die 3 is dan niet in de RFID-tag weggeschreven. Om die reden wordt het exemplaar door de scout gezien als 'er is iets mee' en in roze vermeld in het onderste gedeelte van het scherm. Met de reservering is dan niets mis, alleen moet het exemplaar even goed worden geconverteerd.

Selecties
Het is ook mogelijk om exemplaren uit een collectie te selecteren via een zelf samengestelde exemplaarselectie.

Selectie aanmaken
Een selectie kan worden aangemaakt via Statistieken en selecties > Selecties, mits daarvoor de juiste bevoegdheden zijn ingesteld. In de handleiding Statistieken en selecties wordt uitgelegd hoe selecties aangemaakt kunnen worden.

Meerdere selecties tegelijk
Neem een of meerdere selecties in de scoutlijst op door de gewenste selectie te selecteren, op te halen, weer eentje te selecteren en op te halen etc.

Klik op 'Beschikbare selecties verversen' om er zeker van te zijn dat alle beschikbare exemplaarselecties in beeld staan. Wanneer een selectie net is aangemaakt moet deze namelijk eerst in de rij worden opgenomen.
Selecteer vervolgens de gewenste selectie. Achter de naam van de selectie (bijv. 'haas hoofdwoord') staat in vierkante haken [ ] een nummer: het is het setnummer van de selectie en NIET het aantal exemplaren dat zal worden opgehaald (!).
Klik vervolgens op 'Selectie ophalen'. De exemplaren die via een selectie worden opgehaald, worden op een roze achtergrond getoond. Weergegeven worden kast, etiket, titel, exemplaarnummer, jaar (van ontvangst), naam van de set (selectie) waarin het exemplaar is opgehaald, aantal bijlagen, status van het beveiligingsbit en status van het exemplaar.
Op basis van deze selectie is de plank gescand. In dit voorbeeld is één exemplaar gevonden; de regel daarvan is lichtgroen geworden. Wanneer het exemplaar wordt 'gelezen', is de regel knalgroen. De regel wordt lichtgroen als de scout verder beweeg. In de laatste kolom is aan de status het tijdstip van 'gezien' toegevoegd. Wanneer u alle exemplaren heeft gescand, moeten alle roze regels zijn weggewerkt.
Invent.datum: 'Gezien' is maar tijdelijk. Na het wissen van de lijst, is de melding weer weg. Bij de exemplaargegevens, in groep 5, wordt echter wel de 'invent.datum' opgeslagen: de datum waarop het exemplaar voor het laatst is 'gezien'.
De resultaten van het scannen worden niet bewaard. Na 'Clear lijst' zijn de resultaten weg, het moment van scannen is immers letterlijk een momentopname.

Retail

Via het tabblad 'Retail' kan worden ingesteld welke tijdelijke kast (of themakast, tentoonstellingstafel, vitrine etc.) moet worden gecontroleerd, en welke exemplaren daarheen moeten worden verplaatst.

Onderste selectie naar tijdelijke kast
Kies uit de lijst met welke tijdelijke kast moet worden gewerkt. Vervolgens wordt door het systeem een lijst met exemplaren opgehaald die in die kast thuishoren, en in grijze regels in het bovenste gedeelte van het scherm geplaatst. Wanneer een kast geen exemplaren (meer) bevat, dan wordt dat gemeld. In onderstaand voorbeeld is de inhoud van kast N04 opgehaald:

Er kunnen nu exemplaren gescand worden. De gescande exemplaren worden in het onderste gedeelte van het scherm getoond, in groene regels. Op onderstaande afbeelding zijn drie exemplaren gescand. Daarvan zijn twee regels, die met het blauwe driehoekje ervoor, geselecteerd. Het blauwe driehoekje betekent dat de scanner ze 'nu' leest. Maar het is ook mogelijk om hier exemplaren met de MUIS te selecteren (alles selecteren = ctrl + a; eentje selecteren = linkermuisklik; een paar tegelijk = shift + linkermuisklik; stuk-voor-stuk = ctrl + linkermuisklik). Op deze manier is het mogelijk om een paar stapels exemplaren achter elkaar door te scannen, om vervolgens de regels met de muis te selecteren voor verdere verwerking.

Klik na het scannen op de knop 'Onderste selectie naar tijdelijke kast'. Daarmee verhuiszen de geselecteerde exemplaren naar de gewenste kast: in dit voorbeeld kast N04.

Hieronder zijn de beide geselecteerde exemplaren naar kast N04 verhuisd:

Roep de inhoud van N04 nog een keer op: er is nu te zien dat de exemplarenin de tijdelijke kast opgenomen zijn:

Bovenste selectie uit tijdelijke kast
Ga omgekeerd te werk om exemplaren uit een tijdelijke kast te halen (de tentoonstelling is afgelopen, de inhoud van de vitrine moet worden ververst ...):

Kies uit de lijst met welke kast moet worden gewerkt.
Vervolgens wordt door het systeem een lijst met exemplaren opgehaald die in die kast thuishoren, en in grijze regels in het bovenste gedeelte van het scherm geplaatst.
Scan vervolgens de exemplaren van die tijdelijke kast. Exemplaren die (nog wel!) in die kast N04 thuishoren, zullen door het scannen zwart (= actief worden).
Erachter zal 'OK' verschijnen ten teken dat met zo'n exemplaar alles in orde is.
Wanneer alle exemplaren zijn gescand, moeten alle regels zwart zijn geworden.
Selecteer vervolgens met de muis de regels van de exemplaren die teruggezet moeten worden in hun oorspronkelijke kast.
Klik tot slot op de knop 'Bovenste selectie uit tijdelijke kast'. In het voorbeeld hierboven zal het exemplaar 'Wraakzuchtige verleiding' voortaan weer te vinden zijn in kast RB1.

Als er nog regels grijs zijn, ontbreken nog exemplaren. En als een exemplaar is gescand dat niet tot N04 behoort, zal dit in het onderste gedeelte van het scherm worden vermeld. Voor beide gevallen geldt: uitzoeken wat er aan de hand kan zijn!

Is zo'n exemplaar van een grijze regel uitgeleend, en bij de kast (Vestigingsbeheer > Kastenbeheer) is dat als zodanig ingesteld, dan zal na het uitlenen en/of na een bepaalde datum het exemplaar vanzelf 'terugkeren' naar zijn oorspronkelijke kast.

Scanneractiviteit

Linksonder wordt de scanner-activiteit weergegeven.

Klik op 'Start' om met de RFID-scout de kasten bij langs te kunnen gaan.
Klik op 'Stop' om met het scouten te stoppen, of om even te pauzeren (niet vergeten daarna weer op 'Start' te klikken).
Als de scout actief is, is een animatie van halve cirkels actief.
Het lichtgroene vlak wordt gevuld met regels als de RFID-scout tags signaleert.
Roze: een tag is binnen de sessie voor het eerst 'gezien'.
Groen: binnen dezelfde sessie is de tag nogmaals gesignaleerd.

De applicatie buffert de gescande RFID's en geeft die pluksgewijs door aan de Wise server. De server meldt de resultaten terug. Als de medewerker zó snel scant dat de gebufferde resultaten niet meer verwerkt kunnen worden, dan volgt een melding.

Knoppen grijze balk: inventariseer, clear lijst, print, toon

Inventariseer kast: de inhoud van de aangegeven kast(en) wordt opgehaald.

Klik op 'Clear lijst' (of gebruik Alt+C) om de regels van het scherm te verwijderen.
Klik op 'Print' om een overzicht af te drukken van de gescande materialen en de bijbehorende meldingen.
Op het overzicht worden alle exemplaren getoond die 'een' melding hebben, dus waar 'iets' mee aan de hand is:

Het overzicht wordt in een standaard-opmaak uitgeleverd. Indien gewenst kan de opmaak (door de systeembeheer) worden aangepast:
STYLESHEET_MESSAGE > scoutreport.xsl.
Onderaan het overzicht wordt vermeld volgens welke criteria een overzicht is aangemaakt. In onderstaand voorbeeld is dat 'VR' – 'Niet van deze vestiging' resp. 'Beveiligingsbit aanzetten'.

Voorkomende codes/criteria:

Code	Criterium
KAST + kastnummer	criterium opgegeven kast
V	criterium Niet van deze vestiging
A	criterium Afgeschreven
S	criterium Beschadigd (Schade)
B	criterium Geblokkeerd (Blokkade)
T	criterium Transport
U	criterium Overig niet binnen (status U)
M	criterium Vermist (status M)
Z	criterium Vermist direct binnen plaatsen
C	criterium Niet geconverteerde exemplaren
R	criterium Beveiligingsbit aanzetten

Vink 'Toon alle gescande materialen' aan om alle gescande exemplaren te tonen. Anders worden alleen de exemplaren getoond wat 'iets' mee is, dus die voldoen aan minstens één van de controle-criteria.

Tellers in de blauwe balk

Rechtsboven in de balk geven tellers de aantallen gescande materialen en de bijbehorende resultaten weer. Ook kan hier worden aan-/uitgevinkt of het beveiligingbit tijdens het scannen aan- of uitgezet moet worden. Optie staat standaard aangevinkt.

Gescande materialen

De tabel bestaat uit twee vlakken:

OK: in het bovenste vlak (5) worden de gescande materialen getoond. Welke gegevens worden getoond is afhankelijk van het gebruikte tabblad.
Probleemgevallen: in het vlak eronder (6) worden de exemplaren getoond waar 'iets' mee is.

Op deze manier springt de tabel tijdens het scannen niet steeds naar onderen als er een probleemgeval wordt toegevoegd. Schakel de focus tussen de OK-tabel en de Probleemgevallen-tabel met de knoppen 'HOME' en 'END'. De tabel waar de focus staat, is dan blauw omlijnd. Navigeer vervolgens binnen de tabel met de cursor door de regels. Met 'Enter' is een exemplaar in te zien.

In de tabel 'probleemgevallen' zijn geselecteerde regels te verwijderen met de DEL-knop. Hierdoor kan de lijst met probleemgevallen worden opgeschoond. Daarbij:

#uitl: het aantal uitleningen waarvan # staat voor het aantal
Bijl.: het aantal bijlagen, zoals weggeschreven in de RFID-tag
Set: naam van de selectie; meerdere selecties zijn mogelijk om te kiezen binnen in één lijst
Afbeelding van het beveiligingbitje in de RFID-tag:
groen = aan / rood = uit (zie afb)
Melding: tekst van geconstateerd criterium in een gekleurde (geel, roze etc.) regel
Status + gezien: tussen [] de status met daarachter de tijd in uu:mm:ss.

Grijze regels
In de tabbladen Controleer, Set en Retail kunnen kasten of set(s) worden aangegeven. In dat geval zal het bovenste vlak eerst worden gevuld met exemplaren waar van het systeem verwacht dat ze in de kast zullen staan.

In onderstaande afbeelding is gecontroleerd op 'Geblokkeerd' en op 'Vermist'. De exemplaren die aan die criteria voldoen, zijn fel geel gekleurd. Als wordt gecontroleerd zónder opgave van controlecriteria, zijn alle regels lichtgeel en eventueel voorzien van een melding. Het driehoekje vóór de eerste kolom geeft aan waar de scanner zich op dat moment in de buurt bevindt: