Gebruik via de client

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Inschrijven via de client

Ga naar de klantenadministratie en kies 'Donaties'. Kies vervolgens 'Nieuwe donateur toevoegen'.

Voer de benodigde gegevens in en klik op 'Opslaan':

Vervolgens moet een doel worden gekozen:

Kies 'Nieuw' om een doel te selecteren.

Scherm doel:

Veld	Uitleg
Vestiging	Vestiging waar het doel wordt afgenomen en waar de opbrengst op wordt geboekt.
Instantie	Instantie waartoe de vestiging behoort.
Periode van	Start looptijd van het doel.
Periode t/m	Einde looptijd van het doel. In dit geval kan er drie maanden worden gedoneerd.
Doel	Kies een doel. De doelen zijn gedefinieerd in de tabel Donateurdoelen zie Donateurdoelen.
Info	Toelichting op het doel.
Opnieuw aanschrijven na	De donateur kan zelf bepalen na hoeveel maanden weer een donatie wordt gedaan. Het aantal maanden wordt in de database opgeslagen in veld fact_periode. Indien het aantal maanden afwijkt van de gedefinieerde looptijd zal OCLC Wise de eind_datum van het gekozen doel automatisch wijzigen naar een nieuwe eind_datum (volgende maand + het aantal gekozen maanden). Blijft het veld leeg dan volgt de factuur de gedefinieerde looptijd uit de tabel donateurdoelen. Dit veld wordt niet getoond i.g.v. een éénmalige donatie. 'Opnieuw aanschrijven' heeft niets te maken met het sturen van een herinnering.
Doorlopende donatie of Eenmalige donatie	Het vinkje wordt automatisch gezet wanneer in de tabel donateurdoelen is aangegeven dat het om een doorlopende donatie gaat. Bij een doorlopende donatie wordt de donateur aan het einde van de looptijd opnieuw aangeschreven. De donateur mag van deze termijn afwijken door zelf het aantal maanden aan te geven waarop er opnieuw gedoneerd gaat worden. Bij een éénmalige donatie wordt het veld ' Opzegging' in de tabel rol_donateur direct gevuld met een '1' (opgezegd). Indien het een éénmalig donatie betreft wordt het veld 'doorlopende donatie' niet getoond, maar wordt er een tekst getoond waarin wordt aangegeven dat de donatie éénmalig is (zie afbeelding hierboven).
Reden beëindiging	Kies een reden indien de donateur de donatie aan dit doel wil stopzetten. Zodra er een Reden beëindiging is gekozen EN het vinkje bij 'doorlopende donatie' wordt verwijderd, wordt het veld 'Opzegging' in de tabel rol_donateur direct gevuld met een '1' (opgezegd).
Donatie bedrag	Het bedrag wordt vastgelegd in de tabel Donateurdoelen. Indien er in deze tabel geen bedrag wordt ingevoerd, mag een bedrag naar keuze worden ingevoerd.
Info	Toelichting op het bedrag.
Factuur via	De donateur ontvangt de nota via de mail of per post. In geval van mail moet het e-mailadres aanwezig zijn. De keuze die hier gemaakt wordt geldt ook voor de evt. herinneringsnota.
Opslaan	De gegevens worden opgeslagen in de tabel rol_donateur.
Quit	Verlaat zonder op te slaan.
Verwijderen	Verwijder de regel in z'n geheel uit de tabel rol_donateur. Let op: dit kan alleen indien er nog geen factuurnummer is uitgegeven voor het donatie bedrag. Is er al een factuur aangemaakt? Kies in dat geval een Reden beëindiging zodat de donatie wordt stopgezet.

Voeg indien gewenst nog één of meerdere doelen toe. Kies ‘Quit’ als er geen nieuwe doelen worden toegevoegd aan deze donateur.

De donateur is nu ingeschreven en de gegevens worden als volgt getoond:

De donateur heeft uiteraard geen pasnummer maar heeft wel een actor_id gekregen. Rechts boven, in de blauwe balk wordt getoond dat de donateur met de rol DONATEUR (DONA) is ingeschreven. De NAW-gegevens worden gevolgd door drie tabbladen die vanuit de standaard OCLC Wise klantenservice worden aangeboden:

Klant
Meer details over de donateur.
Meldingen
Een melding of opmerking toevoegen aan de donateur.
Marketing
Diverse opties met betrekking tot marketing activiteiten (fase 2).

Donateurs opzoeken

Een donateur wordt via het reguliere OCLC Wise klant-zoek-scherm gezocht. Haal het vinkje weg bij rol BIEB en zet het vinkje bij rol DONA. Voer vervolgens de zoekcriteria in.

Het zoekcriterium in dit voorbeeld is Naam: tester.

Er zijn drie treffers: er werd gezocht met de standaard OCLC Wise zoek-methode, dat betekent dat er gezocht wordt naar een geldige rol_abonnement. Die wordt niet gevonden en dus toont OCLC Wise de donateurs in het rood. Een aanpassing, naar bijvoorbeeld een andere kleur, is vrij ingrijpend. Daarom laten we het voorlopig even zoals het nu is.

Doel toevoegen aan bestaande donateurs

Selecteer de klant en kies ‘Van [naam xxx]’.

Hierna verschijnt het scherm met de doelen waaruit gekozen kan worden en/of de doelen die reeds worden ondersteund met een donatie.

Bibliotheekklant wil ook donateur worden

Uiteraard moet het voor bestaande bibliotheekklanten mogelijk zijn om een bedrag te doneren aan één of meerdere doelen. Het betekent wel dat deze klanten mogelijk twee facturen krijgen, een factuur voor de contributie en een factuur voor de donatie.

Zoek de klant op de reguliere manier en kies in het menu de optie Donaties en daarna 'Van [naam klant]'.

Kies daarna het doel waaraan deze klant wil doneren (zie boven voor een beschrijving).
De donatie wordt in maandelijkse contributie-run opgepakt en verwerkt.
Zodra de factuurperiode is geopend, is de financiële post zichtbaar en af te handelen in de client of via MijnMenu.

Klantberichten

In de Klantenadministraties> Klant> Klantberichten is een extra tabblad toegevoegd: B Donaties.