Licenties, opties en instellingen

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Er zijn een aantal licenties en instellingen nodig om de donateursmodule te activeren.

Licenties

Instellen via systeemWise > systeem-en automaatlicenties > Groep R – Systeemlicenties. Klik op Nieuw en kies LIC_DONATEUR_MODULE. Let op: voorlopig op instantieniveau zetten! In een later stadium kan de licentie worden uitgebreid met extra's voor de donateur als gratis internetten, korting op tickets, etc.

Opties

Er hoeft niets ingesteld te worden in de systeemopties.

Instellingen

Grootboekrekeningnummer

Het grootboekrekeningnummer fungeert als de koppeling tussen OCLC Wise en het externe boekhoudpakket dat wordt gebruikt.

Instellen in de Manager via > Financiën > Boekingsstructuur > Grootboekkoppelingen > Grootboekrekeningnummers.
Bepaal op welk grootboekrekeningnummer de donaties geboekt moeten worden.
Vul de noodzakelijke velden in.

Boekingscode 7xxx

Instellen in de Manager via > Financiën > Boekingsstructuur > > Boekingstabellen > Donateurs.
Speciaal voor de donateursmodule zijn de boekingscodes uitgebreid met de 7xxx-serie.
De vooraf bepaalde doelen worden gekoppeld aan een boekingscode. Op basis van deze boekingscodes worden controles uitgevoerd en financiële rapportages aangemaakt.
Een code en een omschrijving zijn genoeg: het bedrag wordt opgenomen bij het doel.

Berichten

De donateur ontvangt de nota voor 'zijn' doel via mail (M) of per post (F). Zijn voorkeur (M of F) wordt vastgelegd bij het doel. De keuzemogelijkheden worden vastgelegd in de Berichtvoorkeurmethode die gekoppeld is aan de desbetreffende vestiging. In de Klantenadministratie > Klant > Klantenberichten is een extra tabblad toegevoegd: B Donaties. Hierin staan berichten DNF en DNH.

Tevens is het mogelijk een PVD bericht in te stellen. Hierin wordt per mail (M) een bevestiging gestuurd naar de donateur waarin wordt bevestigd dat men zich heeft aangemeld om een donatie te doen voor een of meerdere doelen. Per doel wordt de donatieperiode, de naam van het doel, het gedoneerde bedrag en een toelichting op het doel genoemd.

Tekstgroep

Omdat een donateur geen abonnement heeft waar de tekstgroep gedefinieerd kan worden, wordt de tekstgroep opgenomen in de tabel Donateur doelen. Zonodig kan hiermee per doel een eigen tekst worden gebruikt.
Check in de tabel TABXBG (via de Manager > Producten en diensten > Systeemtabellen) welke tekstgroep-codes al in gebruik zijn. De codes mogen niet overlappen met de codes in deze tabel.

De tekstgroep dus niet opnemen in de tabel TABXBG maar in donateurdoelen

Berichtvoorkeurmethode

Instellen via de Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementmethodes > Berichtvoorkeurmethode.
De donateursmodule maakt gebruik van Berichtklasse D. Daarvoor zijn ook twee aparte berichtsoorten: DNF (1e nota) en DNH (herinnering).
Bepaal de keuze en default voor de donateur: kies uit M (mail) en/of F (formulier).

Berichtvoorkeurmethode aan vestiging koppelen

Controleer of de juiste berichtvoorkeurmethode aan de desbetreffende vestiging is gekoppeld. Check via Manager > Beheer en organisatie > Vestiging > Tabblad Formulieren.
DNF en DNH moeten in deze berichtvoorkeurmethode zijn opgenomen.

Systeem/stuurregel berichten

Instellen via > systeemWise > Berichten > Tabblad Systeemtabel.
Maak voor zowel DNF als DNH een stuurregel aan. Tip: kopieer de regels van CNF en CNH.

Kies de juiste tekstgroep: niet de standaard 01, maar de tekstgroep die gebruikt moet worden voor het betreffende doel(en).

Per doel mogen afwijkende teksten worden gebruikt. Per tekstgroep moeten dan wel eigen stuur- en tekstregels worden aangemaakt.

Veld	Uitleg
Vestiging	0000 of de vestigingscode indien voor een bepaalde vestigng een aparte stuurregel gewenst is (bijv. i.g.v. afwijkende teksten).
Klasse	Donaties
Functie	NF. Indien gewenst ook een regel voor NH (Herinnering)
Vorm	Formulier of Mail
Tekstvariant	Vestiging
Tekstgroep	De code, twee posities van de tekstgroep voor donaties. Zie kopje 'Tekstgroep'. Let op: de default 01 niet gebruiken!
Style*	Afhankelijk van de gekozen vorm: OCLC Wise/frm_dona of OCLC Wise/mail_dona
Prefix	Zelfgekozen bestandsnaam (frm_dona, frm_dona_her, etc.)
Foptype	Afhankelijk van de manier waarop het bericht moet worden aangemaakt. I.g.v. een mail: kies foptype mail. I.g.v. Print: kies PCL . Zie voor meer informatie handleiding systeemWise > Berichten.
Volgrun	Printen via de client = Nee Mailen = Ja
Device	Printen = printernaam (raadpleeg uw systeembeheerder) Mailen = localhost
Verzamel	Indien gewenst (raadpleeg handleiding systeemWise > Berichten)
Bcc	N.v.t.
Aanhaakbericht	N.v.t.

* Stylesheets

De nota voor een donateur ziet er anders uit dan een contributienota. Zo zijn een vervalmaand of een omschrijving van het abonnement niet nodig. Voor de donateursmodule zijn daarom aparte stylesheets gemaakt: frm_dona (voor F) en mail_dona (voor M).

Berichtteksten

Instellen via de systeemWise > Berichten > Tabblad Teksten. Maak voor de soorten DNF en DNH berichtteksten aan. Zo nodig kunnen per doel afwijkende teksten worden aangemaakt. Let dan wel op dat de tekstgroep overeenkomt met de tekstgroep in de tabel 'Donateurdoelen' zie Donateurdoelen).

PVD Berichten moeten als volgt worden ingesteld:

Veld	Uitleg
Vestiging	0000 of de vestigingscode indien voor een bepaalde vestigng een aparte stuurregel gewenst is (bijv. i.g.v. afwijkende teksten).
Klasse	Publieksmeldingen
Functie	VD
Vorm	Mail
Tekstvariant	Vestiging
Tekstgroep	01
Style*	Wise/mail_pub
Prefix	Zelfgekozen bestandsnaam (pvd_mail bijvoorbeeld)
Foptype	mail
Volgrun	Ja
Device	localhost
Verzamel	nee
Bcc	N.v.t.
Aanhaakbericht	nee

Donateurdoelen

Instellen via de Manager > Klanten > Donateurs > Donateurdoelen. De donateur kan een bedrag doneren voor een bepaald doel (project, bestemming, etc.). Per doel wordt onder andere vastgelegd:

Looptijd van het doel: éénmalig of doorlopend
Instantie en vestiging
Herinnering: is het wenselijk dat de donateur een herinnering ontvangt?
Bedrag vrij te kiezen J/N
Boekingscode waarop het bedrag zal worden geboekt
Toelichting op bedrag en doel: om klanten te informeren die via het web donateur willen worden.

Kies de instantie waarvoor het doel wordt aangemaakt. Kies 'nieuw' om een doel aan te maken.

Veld	Uitleg
Doelcode	3 posities, numeriek.
Instantie	Kies de instantie. De eerder gekozen instantie is reeds ingevuld.
Vestiging	Kies van de betreffende instantie de vestiging die het doel aanbiedt. De donateur wordt ingeschreven in deze vestiging.
Omschrijving	Omschrijving van het doel.
Toelichting op het doel	Korte toelichting op het doel invoeren. De toelichting wordt getoond wanneer online het doel wordt gekozen.
Toelichting op het bedrag	Korte toelichting op het bedrag invoeren. De toelichting wordt getoond wanneer online het doel wordt gekozen. Let OP: noem hier ook het bedrag, anders weet de klant niet hoeveel geld zijn gekozen doel kost.
Bedrag	Bedrag invullen, mag ook leeg blijven. Indien leeg gelaten mag de donateur zelf het bedrag bepalen.
Boekingscode	Kies de boekingscode waarop de donaties geboekt moeten worden. Boekingscode moet altijd uit de 7xxx-serie voor donateurs komen.
Eenmalig	Geef aan of de donatie eenmalig is of doorlopend. Doorlopend: de donateur zal aan het einde van de looptijd een factuur ontvangen voor een volgende periode. Eénmalig: de donateur ontvangt éénmalig een nota; eventueel gevolgd door een herinnering.
Uitgifte via website	Doel kiezen via website J/N.
Herinneren	Indien de donateur de donatie niet binnen de gestelde termijn betaalt, volgt, indien gewenst, een herinnering. Geef aan na hoeveel maanden een herinnering moet volgen. Kies uit 0 (= geen herinnering), na 1 maand of na 2 maanden.
Looptijd van het doel	Doorlopend of eenmalig: Doorlopende donatie: Aan het einde van de looptijd ontvangt de donateur een nota met verzoek voor een volgende donatie. Eenmalige donatie: Bij een éénmalig doel kan de looptijd korter zijn; de donateur ontvangt een nota, eventueel gevolgd door een herinnering. Bij keuze voor een éénmalig donatie wordt in rol_donateur direct het veld 'opzegging' gevuld met 1. De looptijd wordt in maanden ingevoerd. 0 betekent dat er bij de eerstvolgende fakturering een nota gegenereerd wordt, en daarna niet meer. In rol_donateur worden start- en einddatum gevuld op basis van de looptijd. Zie ook Donateurs: gebruik via de client.
Tekstgroep bericht	De tekst(en) voor de factuur worden gedefinieerd in de tabel berichtteksten (systeemWise > Berichten > Tabblad Teksten). Per doel kan een andere tekst worden gemaakt. De tekstgroep uit 'Berichtteksten' dient in dit veld te worden ingevuld. Zie ook Berichtteksten.

Donateurs uitschrijfredenen

Voor het stopzetten van donaties kunnen donateurs bepaalde redenen hebben. Voor inzicht in deze redenen kan tijdens het stopzetten een reden van uitschrijving worden meegegeven. Deze redenen kunt u definiëren in de tabel TABRDD (onderdeel van BCTABEL): Manager > Klanten > Donateurs > Donateurs uitschrijfredenen.

Veld	Uitleg
Soort	RDD (redenen donateurs)
Code	3 posities numeriek of alfanumeriek
Omschrijving	Vrije omschrijving