Boekingstabellen

Boekingstabellen algemeen

Onder Boekingsstructuur > Boekingstabellen staan zes tabellen:

Dit zijn boekingsgroepen. Deze boekingsgroepen hebben deels dezelfde in te vullen rubrieken, maar er zijn ook verschillen. Elke tabel heeft in ieder geval de rubrieken 'Boekingsgroep' en 'Boekingscode'.

Boekingsgroep / Boekingscode

Per instantie moet worden gedefinieerd onder welke boekingscodes (fin) boekingen mogen worden gemaakt. Een boekingscode bestaat uit vier posities. De eerste positie geeft de boekingsgroep aan:

1 = Contributies
2 = Diverse registraties (deze boeken volgen uit de werking van OCLC Wise en zijn veelal een gevolg van het toepassen van de regels uit het reglement)
3 = Winkelverkopen
4 = Overige (Kas) ontvangsten
5 = Overige (kas) uitgaven
7 = Donateurs

De boekingsgroepen 1, 2, 3 en 4 zijn ONTVANGSTEN.
Boekingsgroep 5 zijn UITGAVEN.

Per boekingsgroep kunnen de gebruikte boekingscodes (000 t/m 999, In het veld Boekingscode is ruimte voor maximaal drie posities) worden opgegeven. De term boekingscode wordt ook wel gebruikt voor het totaal van boekingsgroep + boekingscode. Binnen de huidige opzet kunnen dus de boekingscode 1000 t/m 5999 worden gedefinieerd.

Overige rubrieken

Voor een deel zijn de in te vullen rubrieken per boekingsgroep gelijk en voor een deel zijn er verschillen. Bij het muteren van een boekingscode zullen de rubrieken die niet van toepassing zijn binnen de betreffende boekingsgroep NIET zichtbaar/muteerbaar zijn.

Veld

Uitleg

Omschrijving in balie

De omschrijving in de balie wordt gebruikt bij het oproepen van de boekingsstructuur in de balie.

Omschrijving in boeking

De omschrijving in de boeking wordt overgenomen bij het aanmaken van een financiële boeking.

Tarief / Standaard aantal

Bedoeld voor boekingsgroepen 2, 3, 4 en 5.

Tarief = tarief per eenheid in euro's (invoeren als bijv. 1,25).
Standaard aantal = aantal per transactie.

Kan 0 blijven, maar ook worden gewijzigd in bijv. 2: Bij het boeken van de transactie wordt dan 1,25 x 2 = 2,50 opgevoerd als post.

Let op: In OCLC Wise is het alleen voor boekingsgroep 3 (winkelverkopen) toegestaan om boekingen van 0 euro te maken. Bij alle andere boekingsgroepen zullen boekingen van 0 euro worden geweigerd. Boekingen van 0 euro binnen de boekingsgroep 3 zullen DIRECT door Wise worden gesloten in het dagboek A3 + pos 2+3 van de boekingscode. Indien gebruik wordt gemaakt van deze mogelijk moet ook de betreffende A3xx dagboeken worden gedefinieerd.

De tarieven voor boekingsgroep 1 lopen via de tabel abonnementstarieven.

Tarief muteerbaar

Mag een bedrag gewijzigd worden. Bedoeld voor boekingsgroepen 3, 4 en 5.

BTW-percentage

Invoeren als bijvoorbeeld '2100'.
Het invullen van het BTW-percentage is alleen van belang als in de journalisering de BTW moet worden uitgesplitst. Verder is het BTW-percentage van belang voor de boekingscodes die op een nota materiaalvergoeding en de registratienota's kunnen worden afgedrukt. Als is ingesteld dat de BTW op de nota moet worden weergegeven moet OCLC Wise via deze BTW-percentages het BTW-bedrag berekenen. Dit geldt ook voor administratiekosten.

Intelbaar

Wordt gebruikt in combinatie met betaalautomaten met boekingsmogelijkheden. Per boekingscode kan worden ingesteld dat boekingen per dag/per lener moeten worden ingeteld in EEN financieel record. Bijvoorbeeld bij het boeken van een print of een tijdeenheid wordt niet elke print/tijdeenheid apart geboekt. Zie Intelbaar.

Portokosten

Veld voor bepalen van portokosten voor herinnering- en reserveringsberichten via een formulier. Indien het vinkje wordt gezet, volgt een volgend veld; 'Type portokosten'. Kies in dit veld het type PTRS of PTHR. Zie Portokosten herinnerings- en reserveringsberichten.

Alleen tonen in sector

Het veld is alleen bij de boekingsgroepen 3, 4 en 5 beschikbaar. Leeg betekent: wordt getoond bij alle sectoren.

Grootboeknummer

Voor de koppeling naar het grootboek moet in de boekingstabellen per boekingscode worden vastgelegd op welke grootboekrekening de opbrengst/kosten moet worden verantwoord. De op te nemen grootboeknummers moeten eerst worden gedefinieerd in het onderdeel Grootboekkoppelingen / Grootboek rekeningnummers. Indien voor een instantie in de grootboekkoppeling ook de BTW moet worden uitgesplitst MOET per boekingscode het juiste BTW-percentage worden opgegeven. In de grootboekkoppeling kan per boekingscode maar een (1) BTW-% worden ingesteld.

Rapportagegroep

Wordt nog niet gebruikt voor rapportages. Op de baliescankaart wordt gebruikt om voor een boekingscode de mogelijkheid te maken een scan-code te maken voor in de balie.

Verbergen in balie

Hiermee kan worden aangestuurd dat bepaalde tariefcodes/boekingscodes NIET kunnen worden gekozen vanuit de Client.

Klant verplicht

Wordt gebruikt bij de boekingsgroepen 3, 4 en 5 om aan te geven of het verplicht is in de boeking om op te nemen om welke klant het gaat. Voor de boekingsgroep 1 en 2 is dit per definitie.

Administratiekosten

Geeft aan dat de boekingscode de definitie van administratiekosten betreft. Dit kan worden gebruikt voor het kwijtschelden van administratiekosten bij het verwerken van betaalbestanden.

Onderdrukken adm.kosten WIK en deurwaarder

Van toepassing in de 2xxx serie administratiekosten. In correspondentie richting klant (WIK) en deurwaarder mogen geen administratiekosten worden opgevoerd.

Als dit vinkje staat zal deze post onderdrukt worden bij 'Print klaarmaken'.

Kasdetaillering

Welke details moeten worden geregistreerd bij een boeking. Alleen voor de boekingsgroepen 2, 3, 4 en 5. Het drop-down menu heeft een aantal opties:

Optie	Uitleg
1. Geen invulmogelijkheid bij omschrijving	Client vult omschrijving uit tariefcode in. Moet t.z.t. worden vervangen door registernummer.
2. Verplichte omschrijving	Veldje omschrijving wordt leeggemaakt en de medewerker MOET iets invullen.
3. Vrije omschrijving	Veldje omschrijving wordt leeggemaakt en de medewerker MAG iets invullen.
4. Geen invulmogelijkheid bij omschrijving.	Wise neemt de omschrijving uit tariefcode over.

Verkoopstrippen

Wordt alleen gebruikt in boekingsgroep 4 om aan te geven dat hiermee leenstrippen worden verkocht.

Deposito groep 1 t/m 9

Deze instellingen worden nog niet gebruikt.

Contributie: 1000-serie

Vaste codes: omschrijving mag afwijken. In deze tabel worden niet de tarieven voor de abonnementen vastgelegd maar hier worden de boekingscodes gedefinieerd. De tarieven voor de abonnementen worden vastgelegd in de tabel abonnement_tarieven.

Accounting: 2000-serie

In deze groep worden alle boekingscodes van fin_posten opgenomen die een gevolg zijn van de werking van het OCLC Wise-systeem. Voor een deel zijn deze boekingscodes opgenomen in de instellingen (bijv. inschrijfgeld, kosten vervangen pas, administratiekosten); voor een deel ligt de indeling vast.

Vast ingedeeld in de 20xx is de boekingscode 90 voor OVTM (kosten overschrijden maximaal aantal thuis).

Bijvoorbeeld voor:

21xx Boetes
22xx Leengelden
23xx Reserveringsgelden
24xx IBL-gelden
25xx Verlengingskosten
26xx Kosten materiaalvergoeding
27xx Verkoop afgeschreven materialen
28xx Diversen, administratie- en handling, zie ook Verschillende tarieven voor duplicaatpas en extra pas
2800/2801: Verschillende tarieven voor duplicaatpas en extra pas.

De waarde van de xx (00 t/m 99) wordt bepaald door de waarde van de administratiegroep bij de instellingen van de systeemtabellen RMTSYS (Definitie RMT tabel).

Bij het boeken van materiaalvergoedingen (26xx) zal OCLC Wise proberen de opbrengst toe te rekenen aan de vestiging die de (juridische) eigenaar van het exemplaar is. Dit kan alleen als de juridische eigenaar in dezelfde financiële organisatie (FO) werkt als de (uitleen)vestiging waarvoor de nota wordt gemaakt. Als de FO van beide vestigingen verschilt, zal de opbrengst worden geboekt bij de uitleenvestiging.

2800/2801: Verschillende tarieven voor duplicaatpas en extra pas

Als er een pas wordt uitgegeven wordt altijd (in code) gezocht naar boekingscode 2800 (zowel bij een extra pas als bij een duplicaatpas). Het is mogelijk om een extra post aan te maken met boekingscode 2801.

Deze wordt dan gebruikt voor het verkopen van een extra pas. Op deze manier kunnen verschillende tarieven gehanteerd worden voor de duplicaatpas en de extra pas (volgpas). Wanneer boekingscode 2801 niet is toegevoegd in de Manager wordt voor zowel de extra volgpas als de duplicaatpas de boekingscode 2800 gebruikt.

Intelbaar

Zo nodig aanvinken. Bedoeld voor zelfservice-situaties. Normaliter worden alle posten per klant apart opgenomen in fin_posten, wat soms (bijv. internetverbruik) tot grote aantallen posten kan leiden: elke vijf minuten een nieuwe post. Door het vakje aan te vinken wordt aangegeven dat deze post per klant per kalenderdag samengevoegd mag worden tot één boeking; de nieuwere post wordt dan dus bij de vorige post van dit boekingsnummer ingeteld. Gebruik deze functie spaarzaam! Alleen bij de posten die veelvuldig voorkomen, zoals bijvoorbeeld het boeken van internetverbruik. Gebruik dit dus niet voor boetes en dergelijke.

Portokosten herinnering-en reserveringsberichten

Met deze functie kunnen portokosten worden ingesteld die vervolgens bij de klant worden geboekt. Portokosten worden doorberekend als de klant het bericht per formulier ontvangt. Portokosten zijn alleen instelbaar voor de berichtsoorten:

RSO: Reserveringsophaalbericht
HR1: 1e herinnering/aanmaning
HR2: 2e herinnering/aanmaning

De portokosten worden geboekt tijdens het verzamelproces van de herinneringen en reserveringen, respectievelijk door de job HERVZM en de job RSRVZM. Tijdens dit proces wordt gecontroleerd of er al eerder die dag portokosten voor eenzelfde bericht voor deze klant zijn berekend. Als dat het geval is, worden er niet nog een keer portokosten in rekening gebracht.

De portokosten worden geboekt op boekingscode 2xxx. Voor deze functie zijn twee velden beschikbaar (zie hierboven bij de veldbeschrijving).

Het is mogelijk om de portokosten van de herinneringen op te nemen op een balienota (NBB) of materiaalvergoedingsnota (NBF). Zet hiervoor de systeemoptie PKOFACT aan.

Onderdrukken administratiekosten WIK en deurwaarder

Het onderdrukken van de administratiekosten op de WIK-brief kan omzeild worden als er een andere omschrijving meegegeven wordt, bijvoorbeeld 'Handelingskosten'. Er worden door Wise geen controles uitgevoerd of het daadwerkelijk om administratiekosten gaat. Als bij een 2xxx boekingscode het 'vinkje' staat, zal de betreffende code altijd op de nota worden onderdrukt.

Staat het 'vinkje' niet, dan wordt de betreffende 2xxx code afgedrukt op de nota. Zie ook Onderdrukken administratiekosten.

Winkelverkopen: 3000-serie

Bedoeld om winkelverkopen te definiëren (plastic tasjes, brillen, affiches, kaarten etc.).

Boekingspost intelbaar ja/nee: zie Intelbaar.

Vestigingen: winkelverkopen zelf toevoegen

Vestigingen kunnen ook zelf winkelverkopen (bijv. plastic tasjes, affiches etc.) toevoegen. Aan de tabel tarief zijn daarvoor twee nieuwe velden toegevoegd:

'Aangemaakt': met daarin het vestigingsnummer
'Aangemaakt door': datum en tijdstip van aanmaken.

De vestiging ('aangemaakt door') die een regel heeft toegevoegd, mag deze binnen 30 dagen ('aangemaakt') nog wijzigen. Daarna is het record beveiligd tegen wijzigen door de vestiging, mede in verband met opbouw van de boekingshistorie. Verwijderen is sowieso niet mogelijk!

Een applicatiebeheerder zal altijd kunnen wijzigen (heeft immers meer bevoegdheden) om bijvoorbeeld fouten te kunnen herstellen.

Foute codes die niet meer gebruikt mogen worden, kunnen op 'Verbergen in de balie' worden gezet.

Om een post te kunnen toevoegen, is het nodig dat in de Manager alleen het onderdeel 'Winkelverkopen' beschikbaar is. Ga naar Systeemwise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden.

Maak onder het tabblad Rollen een nieuwe gebruikersrol aan:
- Nieuwe gebruikersrol: manager (bijvoorbeeld: 'winkel')
- Omschrijving: MANAGER
- Systeemrol: Wise_Beheerder
Maak onder het tabblad Gebruikers een nieuwe gebruiker aan.
- Geef deze gebruiker ook een inlogcode voor de Manager.
- Kies uit het pulldown-menu bij 'rol' voor 'manager' (bijvoorbeeld: winkel).
- Zorg dat het vestigingsnummer is gevuld.
Zoek onder het tabblad Rollen de gebruikersrol 'manager' op (in het voorbeeld: 'winkel'). Onderin het scherm verschijnt nu de lijst met functies die bij die rol horen.
- Selecteer hier de functie MANAGER_BEHEER_FINANCIEN_WINKELVERKOPEN.
- Zet deze op instantieniveau op bevoegdheid 'toevoegen'.

Wanneer je nu inlogt met deze rol, is alleen de optie 'Winkelverkopen' beschikbaar:

Nederland Leest 20xx

In de Client kunnen via Financieel > Kassa > Invoeren winkelverkoop exemplaren in het kader van 'Nederland Leest' (e.a. soortgelijke acties) worden 'verkocht'. Klanten die dat willen, kunnen een gratis exemplaar ontvangen. Wanneer een klant een exemplaar meekrijgt, moet dit worden geboekt via Winkelverkoop. De boeking wordt bij de klant geregistreerd, want: 'klant verplicht'.

Veld	Uitleg
Boekingsgroep	Winkelverkoop = boekingsgroep 3
Boekingscode	990 is de vaste code voor Nederland Leest 20xx. Met de code uit 'tar_lgroep' is de omschrijving te variëren.
Omschrijving in balie	Bijv. NLL2015
Omschrijving in boeking	Bijv. NLL2015
Tarief	Prijs van een exemplaar = 0,00
Tarief muteerbaar	(N.v.t. – niet aanvinken, NLL is gratis)
Standaard aantal	Te ontvangen aantal = 1
Prijs van een exemplaar	0
BTW-percentages	N.v.t.
Alleen tonen in sector	BIEB – Bibliotheek
Aangemaakt door	Wordt automatisch gevuld.
Aangemaakt	Datum van aanmaak van de post. Wordt automatisch gevuld. Heeft te maken met het zelf kunnen aanmaken van een post; kan nog tot 30 dagen na aanmaak worden gewijzigd (maar niet verwijderd).
Grootboeknummer	N.v.t.
Rapportagegroep	N.v.t.
Verbergen in balie = Veld 'tar_ntoon'	Wanneer het veld 'tar_ntoon' (= NIET tonen in de Client) op 'N' staat, zal de actie worden opgenomen bij de klant. De server zal dan melden dat de klant al heeft deelgenomen aan deze actie; een evt. boeking kan dan niet worden afgemaakt.
Verbergen in balie = Veld 'tar_ntoon'	Als de actie is afgelopen, moet in de Manager de actie worden uitgeschakeld; de post is dan niet meer zichtbaar tussen de andere post van Winkelverkoop. Daarvoor moet het veld 'tar_ntoon' op 'J' worden gezet; dit wordt gelezen als 'de actie is niet langer actief'.
Klant verplicht = Veld 'tar_actor'	Aanvinken, want de 'verkoop' moet worden geboekt bij de klant. Wanneer de klant nog niet is opgezocht, wordt bij het 'verkopen' het klantzoekscherm opgehaald.
Onderdrukken adm.kosten en deurwaarder	N.v.t.
Kasdetaillering	N.v.t
Nederland Leest Veld 'tar_lgroep'	Omschrijving verschijnt alleen bij groep 3 en alleen in combinatie met Boekingsode 990. Aanvinken.
Nederland Leest jaar Veld 'tar_lgroep'	Bij aanmaken: veld wordt automatisch gevuld met het lopende jaartal. Bij een actie 'in het volgende jaar': veld wijzigen > kies waarde uit de tabel. Met deze waarde wordt het veld tar_lgroep gevuld (NL15) + in de client op Tabblad 4. Overig wordt bij veld 'Actie' de code vermeld van wat is verkocht.
Nederland Leest jaar Veld 'tar_lgroep'	Het jaar daarop: actie-kode aanpassen (2015 > 2016) zodat weer opnieuw exemplaren kunnen worden 'verkocht'. Het veld 'tar_ntoon' voor de duur van niet-actie weer op 'N' zetten!!

Kasontvangsten: 4000-serie

Bedoeld om 'OVERIGE' (KAS) ontvangsten te definiëren (eventueel per sector). De term KAS in deze is historisch ontstaan. Deze ontvangsten kunnen ook per Bank, etc. worden afgeboekt. De volgende boekingscodes hebben een speciale betekenis/gebruik:

491x wordt gebruikt voor het 'verkopen' van R001 aan een klant.
499x wordt gebruikt om kasverschillen te boeken.

Verkoop strippen

Let op: wanneer bij de verkoop van strippen het vinkje bij 'Verkoop strippen' niet is gezet, worden wel de bedragen geïnd en geregistreerd, maar de strips worden NIET op het conto van de klant bijgeschreven. Zet dit vinkje ook bij de kasUITgave code als er strippen teruggekocht worden van de klant (zie Verkoop strippen).

Kasuitgaven: 5000-serie

Bedoeld om UITGAVEN (eventueel per sector) te kunnen definiëren. De volgende boekingscodes hebben een speciale betekenis/gebruik:

5910 wordt gebruikt voor het 'terug-kopen' van deposito van een klant (deposito van de klant wordt lager).
5911 wordt door Wise gebruikt bij het uitbetalen van de deposito via de speciale Client-functie, deze 5911 code is NIET zichtbaar in de Client.
591x wordt gebruikt voor 'terug-kopen' van deposito van de klant, reden lokaal te definiëren (deposito van de klant wordt lager)
599x wordt gebruikt om het afstorten van kasgelden te boeken.

Donateurs: 7000-serie

Bedoeld om boekingscodes aan te maken waarop donaties geboekt kunnen worden. Donaties worden aangemaakt en geïnd via een geheel eigen routine die losstaat van de reguliere procedure voor bibliotheekabonnementen. Voor informatie over gebruik en inrichting van de Donateursmodule, zie Donateursmodule. En/of informeer er naar bij je systeembeheerder.