Attendering nog niet betaalde contributie (CAF)
Algemeen
Het is mogelijk om via een e-mail de klant te attenderen op nog niet betaalde contributie. Dit gaat via een CAF bericht (attendering nog niet betaalde contributie). De attendering wordt verzonden in de maand na de factuurmaand maar voor de herinneringsmaand. Er zitten geen consequenties aan vast; het is puur een attendering.
Voorbeeld:
- 5 januari factureren,
- gefactureerd worden klanten met vervalmaand februari,
- 1 maart krijgen deze klanten status en herinnering en een herinneringsfactuur
De attendering in dit voorbeeld wordt verzonden in de maand februari. Aan de attendering hangen geen financiële consequenties: het bericht is puur informatief. De attendering wordt alleen verzonden naar klanten die ook de eerste nota via e-mail hebben ontvangen.
Instellen
Voor inrichten van het CAF bericht, zie Contributies: attenderingen (Berichtklasse C).
Hierna moeten de teksten voor de CAF worden aangemaakt: ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > Teksten. Net als bij alle andere berichten zijn er voor de soort CAF tekstregels beschikbaar:
- tekstregel 1: onderwerp in de mail
- tekstregel 2: aanhef
- tekstregel 3: inhoud, aanbevolen wordt om in de tekst een linkje op te nemen naar Mijn Menu, link naar Mijn Menu:
@@SITE@@URLhttp://www.bibliotheekabc.nl/mijn...L@@MijnMenu@@@
Selecteren van de contributie-attenderingen
Voor het selecteren van de CAF berichten is een aparte functie beschikbaar. De CAF berichten kunnen op ieder willekeurig tijdstip worden geselecteerd. Dus niet afhankelijk van het tijdstip of dag waarop eventuele incasso's of nota's worden verzonden. Tijdens de selectie wordt gecontroleerd of bij de klant de contributiepost nog open staat.
De attenderingen mogen NOOIT tegelijkertijd geselecteerd worden met de eerste nota's en/of herinneringen.
De functie is ondergebracht in Manager > Financiën > Factureren en afboeken > Log in > Factureren Verwerkingen (Open posten).
Zet daarna de optie 'Selecteren contributie-attendering' op 'Ja':
Tijdens de selectie wordt:
- een berichtregel geschreven in de tabel 'berichten', soort CAF
- een verslag geschreven in het dashboard
Verzenden contributie-attenderingen
Nadat de attenderingen zijn geselecteerd moeten ze direct worden verzonden. Dit is niet verplicht maar wel zeer aan te raden. Als de attenderingen op een later tijdstip worden verzonden, bestaat de kans dat de klant inmiddels heeft betaald en dus ten onrechte een attendering krijgt.
De attenderingen worden verzonden via Manager > Systeemwise > Berichten > Contributies. Vul in in het rechterscherm:
- vestiging: de contributiebeheervestiging of een andere vestiging naar keus
- soort: AF
- vorm: Mail