Werken met OCLC Wise Reports

Gegevens selecteren

Het maken van een rapport begint in de client. Veel rapporten zijn via de diverse menuingangen bij 'overzichten' te vinden. Ook bij 'Statistieken en selecties' zijn diverse rapporten op te vragen.

Voor het maken van een rapport moet het betreffende rapport worden aangeklikt. Vervolgens moeten de gewenste velden van het invulscherm worden geselecteerd, aangeklikt en/of ingevuld. Op basis van de ingevulde en/of geselecteerde waarden wordt het rapport samengesteld.

Enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Deze velden zijn voorzien van een sterretje (*). Wanneer een verplicht veld niet is ingevuld, komt er een foutmelding.

Sommige velden zijn voorzien van een pijltje. Klik dit pijltje aan om alle mogelijkheden te zien. Er zijn verschillende mogelijkheden om te selecteren: alle opties (CTRL+A), enkele opties (CTRL+klik), of een rijtje opeenvolgende opties selecteren (SHIFT+klik).

De overige velden kunnen naar wens worden ingevuld. Wordt een veld leeg gelaten, dan geldt hiervoor de waarde 'alles'. Wanneer bijvoorbeeld het veld vestigingen niet is ingevuld, dan worden de gewenste gegevens van alle vestigingen uit het systeem in het rapport vermeld.

Per veld is in BIRT vastgelegd welke ruimte beschikbaar is om selectiegegevens te kunnen invoeren. Deze ruimte is zo dat een gangbare selectie (qua omvang) kan worden ingevoerd. In een aantal gevallen (bij met name het kiezen uit een lijst) kunnen meer tekens worden ingevoerd dan er ruimte beschikbaar is in BIRT. Dit zal altijd leiden tot een foutmelding vanuit BIRT en deze gevallen kunnen niet in de client worden afgevangen. Zo is er bijvoorbeeld bij het kiezen van scats uit een lijst ruimte om 1.000 tekens in te geven.

Op het moment dat er meer dan 200 te selecteren scatnummers worden ingegeven, zal na het aanvragen van het rapport een BIRT-foutmelding worden gegeven. Alleen door de omvang van het aantal te selecteren scats zal in dit geval een overzicht kunnen worden verkregen.

Klik na het selecteren van de gegevens op de optie 'Maak rapport'.

Klik 'Quit' om het invulscherm te verlaten.

Rapportgenerator BIRT

In OCLC Wise is ervoor gekozen om zoveel mogelijk rapporten te laten weergeven met de rapportgenerator BIRT. Na het uitvoeren van de selectie zal OCLC Wise de geselecteerde gegevens aanbieden aan BIRT. BIRT zorgt verder voor de uitvoer.

Voor de presentatie in BIRT wordt gebruik gemaakt van stylesheets (sjablonen) die naar noodzaak en behoefte kunnen worden ingericht. Als alle gegevens zijn opgehaald, wordt het rapport in de internetbrowser van de gebruiker op het scherm getoond.

Bijvoorbeeld een kastlijst (gemaakt via Reserveringen > Overzichten > Kastlijst) wordt aangemaakt via BIRT. Hieronder een voorbeeld van een kastlijst:

De kastlijst uit dit voorbeeld bestaat uit drie pagina's waarvan de eerste wordt getoond: "showing page 1 of 3".

Rechtsbovenin staan een aantal aan te klikken icoontjes waarmee door het rapport kan worden gebladerd. Afhankelijk van de pagina die is geopend, is een icoontje blauw (actief, te gebruiken) of grijs (niet actief, niet te gebruiken).

1 =	naar het begin van het rapport
2 =	een pagina terug
3 =	een pagina vooruit
4 =	naar het einde van het rapport
5 =	'Go to page' – door het invullen van een cijfer direct naar de gewenste pagina
6 =	Geef bij 5 óf een enter óf klik op het groene pijltje.

Linksboven staan de icoontjes waarmee data en rapporten kunnen worden geprint of opgeslagen in een databestand (geëxporteerd). Hieronder worden de icoontjes van links naar rechts toegelicht.

1	Toggle table of contents = Inhoudsopgave samenstellen/tonen. Het rapport springt dan naar rechts waardoor links een inhoudsopgave getoond kan worden.
2	Run report = Toont de ingevulde en gekozen waarden zoals deze in de client zijn opgegeven. Indien nodig kan via dit invulscherm de opgegeven selectie worden gewijzigd (bijvoorbeeld wanneer er i.p.v. voor vestiging 3200 ook een rapport voor vestiging 3201 moet worden aangemaakt). Meerdere vestigingen kunnen worden geselecteerd door er een rechtopstaand streepje tussen te zetten (bijv. 3200|3201|3202). Indien nodig kan via dit invulscherm ook de sortering op het rapport worden gewijzigd. Afhankelijk van het rapport zijn hier verschillende opties mogelijk.
3	Export data = Uitvoer van data (zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports).
4	Export report = Uitvoer van het rapport (zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports).
5	Print report = Rapport printen (zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports).

Uitvoer van data

De optie 'Export Data', linksboven in het scherm van het rapport, wordt gebruikt om de geselecteerde data naar bijvoorbeeld een rekenprogramma als Excel of Calc van Open Office te exporteren.

Onder 'available result sets' zijn de elementen (sets) aan te klikken waaruit het rapport is opgebouwd. Sommige sets hebben een naam gekregen, andere een volgnummer:

Wordt bijv. de set 'BICAT' aangeklikt, dan verschijnen de tabellen (kolommen) die daarbij beschikbaar zijn:

Om data te kunnen exporteren, moeten kolommen worden geselecteerd. Selecteer een aantal 'losse' kolommen met de CTRL-toets; selecteer meerdere tegelijk met de SHIFT-toets.

Klik op de enkele pijl naar rechts ( > ) om de geselecteerde kolommen naar het rechtervlak te verplaatsen. Klik op de dubbele pijlen (>>) om alle kolommen te selecteren. Met < kan een kolom worden verwijderd uit de selectie. Met << wordt de hele selectie ongedaan gemaakt.

Met ^ of v kan de volgorde van de kolommen in het rechtervak worden gewijzigd. De volgorde van boven naar beneden is bepalend voor de volgorde (van links naar rechts) in het uiteindelijke exportbestand.

De volgende stappen zijn het kiezen van een 'export format' en codering voor de output:

Vervolgens moet een scheidingsteken (separator) worden gekozen. Welk scheidingsteken benodigd is, is afhankelijk van het te gebruiken programma en/of de gewenste uitvoer.

Er kan worden gekozen voor een komma, puntkomma, dubbele punt, verticale streep of een tab:

Een voorbeeld: met een komma (,) komen de waarden in Excel in één kolom terecht. Moeten de waarden van de verschillende kolommen ook in Excel in afzonderlijke kolommen terecht komen, dan moet worden gekozen voor een puntkomma (;).

Tot slot kunnen 'Export column's data type' en 'Export column as locale neutral' worden aangevinkt (uitproberen wat het beste resultaat oplevert).

Klik op 'OK' om te bevestigen.

Vervolgens wordt een scherm geopend waarin moet worden aangegeven welk uitvoer-programma gebruikt wordt (of dat het bestand moet worden opgeslagen). Klik op 'OK' om te bevestigen.

De data wordt nu geëxporteerd naar een bestand van het gekozen rekenprogramma. Dit bestand kan vervolgens gebruikt worden voor verdere bewerking van de data.

Rapporten exporteren

Naast data kunnen vanuit het scherm in de internetbrowser ook rapporten worden geëxporteerd naar externe bestanden. Klik daarvoor op het icoontje 'Export Report'.

Vervolgens wordt een invulscherm geopend:

Kies bij 'Export Format' het formaat (programma) waarheen het rapport geëxporteerd moet te worden: PDF, Powerpoint, Word, Postscript of Excel.

Kies vervolgens welke pagina's geëxporteerd moeten worden:

All pages	Alle pagina's.
Current page	Huidige pagina, de pagina die nu geopend is.
Pages	Geef de benodigde paginanummers op: bijv. 1 t/m 6 ('1-6') of pagina 1, 3 en 6 ('1,3,6').

Geef vervolgens aan wat de grootte van het rapport moet zijn:

Auto	Het formaat wordt automatisch overgenomen. Bij grote bestanden kan daardoor .pdf niet mooi 'doorlopen': de pagina-einden komen niet overeen met .pdf-uitvoer (oorzaak zit in BIRT zelf). Gebruik om dat te voorkomen de optie 'Actual size'.
Actual size	Huidige grootte wordt overgenomen in het uitvoerbestand (formaat wordt niet gewijzigd). Pdf loopt mooi door.
Fit to whole page	Formaat aanpassen aan het formaat van de pagina (huidig formaat wordt koste wat kost het formaat van het bestand; het eindresultaat is niet altijd goed leesbaar).

Klik op 'OK' om te bevestigen.

Vervolgens wordt een scherm geopend waarin moet worden aangegeven welk uitvoer-programma gebruikt moet worden (of dat het bestand moet worden opgeslagen). Klik op 'OK' om te bevestigen.

De data wordt nu geëxporteerd naar een bestand van het gekozen programma. Dit bestand kan nu gebruikt worden voor verdere bewerking van de data.

Rapporten printen

Naast het exporteren van een rapport naar een bestand, is het tevens mogelijk het rapport direct te printen. Klik daarvoor op het icoontje 'Print Report'.

Onderstaand invulscherm wordt geopend:

Met de optie HTML wordt, na het selecteren van de juiste printer, het rapport direct afgedrukt.

Met optie PDF wordt het bestand in .pdf-formaat opgeslagen of geprint in de lay-out van pdf (zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports voor een uitleg over Auto / Actual size / Fit to whole page en het selecteren van de pagina's).

Printen via de optie HTML is sneller, en geeft direct een print. Printen via de optie PDF genereert de mooiste lay-out en biedt de mogelijkheid om eerst de lijst nog even te bekijken. NB: gebruik wanneer de .pdf niet mooi 'doorloopt' de optie Export report > PDF > Actual size (zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports).

Rapporten printen op de server

Het laatste icoontje is een optie om via de server rapporten te printen.

Vink 'Print the output… ' aan om de gewenste printer te selecteren. Zie ook Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports.

Beveiliging rapporten aangescherpt

Alle BIRT-rapporten zijn voorzien van een extra beveiliging. Rapporten kunnen alleen worden gestart vanuit een actieve sessie in de client of de manager. Een rapport oproepen vanuit een browser (via een URL, favoriet, bladwijzer, snelkoppeling) is dus NIET mogelijk.