Soorten rapporten
OCLC Wise is een informatiesysteem bedoeld voor de ondersteuning van de bedrijfsprocessen van een organisatie. Een belangrijk deel van de informatie uit OCLC Wise wordt direct gebruikt binnen OCLC Wise zelf.
Verder zal de informatie uit OCLC Wise gebruikt worden om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de informatiebehoefte van de organisatie. 'Informatiebehoeften' is echter een breed begrip – net als 'management-informatie'. Iedere organisatie zal hier een andere inhoud aan geven.
Vele vragen kunnen worden gesteld, maar OCLC Wise zal niet altijd in staat zijn om daar antwoord op te geven. Hiervoor zijn verschillende oorzaken en redenen:
- In de data in OCLC Wise liggen (onderdelen) van de antwoorden niet opgeslagen.
- De vraagstelling is niet correct.
- OCLC Wise heeft geen techniek/oplossing om de gewenste gegevens te presenteren in de gewenste vorm.
Bij het inrichten van OCLC Wise zal in ieder geval rekening moeten worden gehouden met de vragen die later (mogelijk) gesteld gaan worden.
In deze handleiding zal zoveel mogelijk worden aangegeven welke mogelijkheden OCLC Wise kan bieden.
Soorten rapporten
Standaard rapporten uit OCLC Wise
Afhankelijk van de omvang van de OCLC Wise-licentie worden een groot aantal standaard rapporten meegeleverd. Binnen de verschillende menu-onderdelen worden de mogelijke rapporten getoond.
Het begrip 'rapport' moet ruim worden gezien. Het betreffen onder andere overzichten, tellingen, statistieken en analyses.
Deze rapporten zijn ontstaan vanuit een algemene behoefte van de afnemers van OCLC Wise ten behoeve van de aansturing van de verschillende processen in OCLC Wise en processen in de organisatie.
OCLC Wise maakt voor de meeste van deze rapporten gebruik van de rapportgenerator BIRT.
In Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports wordt ingegaan op de mogelijkheden van het werken met BIRT. Voor de functionele beschrijving van de diverse rapporten wordt verwezen naar de betreffende onderdelen in de documentatie.
In Statistieken worden een aantal statistieken en analyses beschreven die niet direct bij een eigen (functioneel) menu-onderdeel zijn opgenomen.
Zelf rapporten definiëren met BIRT
Naast de standaard OCLC Wise Report kan een organisatie eigen rapporten definiëren in BIRT en deze aanbieden aan zijn afnemers. Hiervoor zal geïnvesteerd moeten worden in de kennis over BIRT, het OCLC Wise-datamodel en de achterliggende techniek.
Deze mogelijkheden zijn met name bedoeld voor de grotere gebruikers. Gebruik van deze mogelijkheden vallen buiten de standaard OCLC Wise-ondersteuning. Voor het werken met BIRT, zie Algemene handleiding werken met OCLC Wise Reports.
Dagtellingen
Van een aantal (balie)handelingen wordt door OCLC Wise vastgelegd hoe vaak deze per vestiging per dag worden uitgevoerd: de dagtellingen.
Te vinden via het menu Balie. Zie voor een toelichting op de Dagtellingen de handleiding Dagtellingen.
Rapporten o.b.v. selecties uit OCLC Wise
Via Statistieken en Selecties > Selecties kunnen selecties gemaakt worden in OCLC Wise. De resultaten kunnen worden uitgevoerd naar overzichten en/of naar een bestand. Zie daarvoor Selecties.
Uit externe systemen
Het is niet altijd nodig dat de gegevens direct uit OCLC Wise worden verkregen. Op verschillende manieren worden er gegevens vanuit OCLC Wise geëxporteerd naar derden systemen. Denk hierbij onder andere aan het Landelijk DataWarehouse, DCS (Probiblio) en pakketten zoals Business Object. Voor de mogelijkheden verwijzen wij u naar de betreffende leveranciers.
Alle export van data uit OCLC Wise is gebonden aan de inhoud van de licentieovereenkomst.
Zie ook Datastructuren en -export voor de mogelijkheden hiervoor.
Specifieke data opvragen via OCLC
Als via de benoemde mogelijkheden niet de gewenste data kan worden verkregen, kunt u altijd overwegen om OCLC opdracht te geven om de gewenste gegevens te leveren.
Begrippen
Lees de onderstaande begrippen goed door alvorens de rapportages in Wise te gebruiken:
|
Bezit |
|
|
Juridisch eigenaar |
De vestiging die het exemplaar heeft betaald. |
|
Plaatsvestiging/thuisvestiging |
De vestiging waar het exemplaar in de kast hoort te staan, ofwel waar deze is geplaatst. |
|
Mijn objecten |
Exemplaren waarvan ik juridisch eigenaar ben, maar die kunnen wel elders in de kast staan. |
|
Mijn collectie |
Exemplaren die bij mij in de kast horen te staan, die bij mij thuis horen. |