Uitlenen - extra

Selectie, controle en meldingen

Bij het invoeren/scannen van het exemplaarnummer zal OCLC Wise controleren of de opbouw van het nummer overeenkomt met de ingestelde methode. Bij afwijkingen zal Wise vragen of het exemplaar toch moet worden geaccepteerd.

Ook wordt gecontroleerd of het exemplaar bekend is en mag worden uitgeleend.

De toegangscode bepaalt of bepaalde meldingen mogen worden overtreden. Meldingen die niet overtreden mogen worden (geen keuze 'doorgaan J/N') worden opgenomen in de toegangscode.

Uitlenen van vermiste exemplaren

Vermiste exemplaren (status 'M') kunnen direct worden uitgeleend, zonder eerst ingenomen te hoeven worden.

Uitlenen van onbekende exemplaren – on the fly

Er verschijnt een melding zodra OCLC Wise het exemplaar niet herkent. Een ISBN van 13 posities zal hier niet geaccepteerd worden als barcode.

Als met 'Ja' wordt aangegeven dat het onbekende exemplaar toch moet worden aangemaakt voor een uitlening, moet eerst een aantal gegevens worden ingevuld:

 

• Materiaalcode: van belang voor het hanteren van de juiste uitleenregels
• Statistische categorie: selecteer de juiste statistische categorie
• Bijlagecode: invullen indien van toepassing
• Volume: geef het juiste aantal eenheden (van deze barcode, losse bijlages bijv).

Ook wanneer in dit scherm de naam van de klant wordt ingetikt – het scanveld voor het exemplaar wordt per ongeluk gebruikt om de klant op te zoeken - wordt dat gesignaleerd:

Uitlenen aan gastklanten

Uitleningen aan gastklanten verlopen op dezelfde wijze als uitlenen aan eigen klanten.

Zie voor meer informatie Klanten

Uitlenen van gereserveerde exemplaren

Als een exemplaar gereserveerd is, zal de klant schriftelijk, via de mail of telefonisch bericht krijgen dat het exemplaar kan opgehaald worden. De gereserveerde exemplaren die opgehaald kunnen worden door de klant, dienen op de 'reserveringsplank' klaar te staan.

Tijdens het innemen controleert OCLC Wise of er op het ingenomen exemplaar een reservering rust. Het exemplaar wordt dan klaargezet voor de klant; er kan nu een bericht verzonden.

Tijdens het uitlenen van een exemplaar van de reserveringsplank zal Wise controleren of het exemplaar wel wordt uitgeleend aan de klant die het exemplaar heeft gereserveerd. Is dit het geval, dan wordt het exemplaar zonder verdere meldingen uitgeleend.

Is dit NIET het geval, dan kent Wise 2 procedures:

A)
De reservering mag onder geen enkele voorwaarde worden uitgeleend aan een andere klant dan diegene die heeft gereserveerd. In dit geval dient de optie RSVLEEN te worden aangezet (instellen in de Manager). Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding:

B)
De reservering mag wel wel worden uitgeleend aan een andere klant. Deze melding verschijnt:

Optie	Toelichting
Meegeven en afhandelen van de reservering	Het exemplaar wordt meegegeven aan de geselecteerde klant. De reservering wordt afgehandeld en de geselecteerde klant moet de eventuele reserveringskosten betalen. Dit kan voorkomen als de klant die het exemplaar heeft gereserveerd ziek is en iemand anders de reservering ophaalt.
	Als het exemplaar aan een hele andere klant wordt meegegeven, moet voor de oorspronkelijke reserveerder een nieuwe reservering worden gemaakt: de 'huidige' reservering is immers afgehandeld!
Meegeven en NIET afhandelen van de reservering	Het exemplaar wordt uitgeleend aan de geselecteerde klant, maar de reservering wordt niet afgehandeld. De reservering zal door Wise weer open worden gezet.
Niet uitlenen	Het exemplaar wordt niet meegegeven en moet weer worden teruggezet op de reserveringsplank.

Uitlenen van materialen met leengeld bij hanteren nullijn

Wanneer in de abonnementdefinitie is vastgelegd dat de klant niet mag lenen als hij een registratie heeft, kan zich de lastige situatie voordoen – zowel aan de balie als aan de zelfservice - dat het lenen van 1 exemplaar met leengeld wel lukt (want de klant heeft op dat moment geen registratie), maar dat het lenen van een volgend exemplaar met leengeld niet lukt omdat er een registratie is (namelijk: van het 1e exemplaar).

Wanneer in de Manager de optie NULLIJN is aangezet, gaat OCLC Wise bij het lenen van het eerste exemplaar al kijken of er leengeld gevraagd wordt en zal dan, bij onvoldoende tegoed, meteen het lenen van dit eerste exemplaar al blokkeren.

De klant moet dan éérst tegoed kopen.

Transportexemplaren

Transport-exemplaren worden niet uitgeleend maar krijgen de status T. Deze status wordt toegekend als:

• een binnengekomen reservering bestemd is voor een andere vestiging;
• een exemplaar van een andere vestiging wordt ingeleverd in uw vestiging en de vestiging waar het exemplaar naar toe moet, is onderdeel van het netwerk;
• het gaat om nieuwe exemplaren die afkomstig zijn van de afdeling Media/Koppelen. Zulke exemplaren hebben ook nog een substatus: N.

Tranportexemplaren moeten altijd worden ingenomen! De status wijzigt in geval van Reserveringen in dan in 'O' (Ontvangen), nieuwe exemplaren worden binnen gezet '(B') etc.

Melding 'Titel eerder geleend'

De melding 'Titel eerder geleend' is een optie die per klant aangezet kan worden. Als deze optie aan staat, zal worden gemeld op welke datum de titel voor het laatst is geleend. Geldt alleen voor standaard titels, niet voor meerdelige werken of tijdschriften. Er zal worden gevraagd of het exemplaar moet worden uitgeleend. (Zie ook Klanten: Tabblad 6. Eigenschappen 1). Uitleningen op dezelfde dag worden niet gemeld!

Verlengen

Als een exemplaar wordt 'uitgeleend' aan de klant die het exemplaar al in zijn bezit heeft, zal de uitlening als verlenging worden behandeld. Er mag dan geen openstaande reservering voor het te verlengen exemplaar zijn.

Wordt er verlengd vanuit de Klantenadministratie dan zullen kosten voor telefonisch verlengen in rekening worden gebracht – als dit is ingesteld in het reglement.

Verlengen kan door op te roepen welke exemplaren de klant heeft geleend.

• Met de muis of met de pijltjestoets kan een exemplaar worden geselecteerd.
• Met Crtl-A worden alle exemplaren geselecteerd.
• Met Shift en muis kunnen exemplaren die op volgorde liggen worden geselecteerd.
• Met Crtl en muis kunnen willekeurige exemplaren geselecteerd worden.

Vervolgens verlengen met de sneltoets 'V' of met de rechter muisknop 'Verlengen'.

In de uitleenreglementen kunnen de volgende instellingen worden gebruikt:

• Verlengen vanaf inleverdatum of verlengen vanaf systeemdatum.
• De kosten bij verlengen, per sessie of per exemplaar.
• Geen verlengkosten bij verlengen in de uitleenfunctie.

De systeemoptie WAS_VAN (instellen in de Manager) zorgt ervoor dat een exemplaar dat vandaag wordt ingeleverd maar weer aan dezelfde klant wordt uitgeleend, wordt verwerkt (tellen, kosten etc.) als een verlenging.

Kosten bij uitlenen en verlengen

Bij het uitlenen en verlengen kunnen de volgende (combinaties van) kosten in rekening worden gebracht. Wanneer en welke kosten worden berekend, wordt ingesteld in de Manager.

Wanneer:

Kosten	Waar in te stellen
Verlengkosten	Manager > Producten en diensten > Reglementen > Reglementmethodes > Verlengmethode. De kosten kunnen per exemplaar of per sessie worden berekend.
Kosten bij uitlenen	Manager > Producten en diensten > Reglementen > Reglementmethodes > Leenmethode.

Soorten kosten:

Kosten	Toelichting
Leengeld	Bij uitlenen en verlengen. Wordt berekend in geld of in leenstrippen.
Leenstrippen	Een uitlening kan naast leengeld ook een leenstrip kosten. Wanneer een klant te weinig leenstrippen heeft, kan OCLC Wise overschakelen op leengeld. Bij te weinig leenstrippen krijgt de klant de melding dat er leenstrippen bijgekocht moeten worden. In Wise kan een optie aangezet worden om deze melding slechts 1 keer aan de klant te tonen. De melding verschijnt pas weer als het striptegoed weer op 0 staat. Er kan worden gewerkt met zgn. Leenstripgroepen, bijv. leenstrippen alleen voor cd's of informatieve boeken.
Boete	Is een exemplaar te laat, dan kan boete in rekening worden gebracht.
Reserverings- en IBL-kosten	Voor een gereserveerd of een IBL-exemplaar kunnen ophaal-, reserverings- of IBL-kosten in rekening worden gebracht.
OVTM	Voor het overtreden van het maximaal aantal mee te nemen exemplaren kunnen kosten in rekening worden gebracht.
Telefonisch verlengen	Voor (telefonische) verlengingen – via de klantenadministratie – kunnen kosten worden opgevoerd.

De kosten per uitlening worden getotaliseerd in het overzichtscherm in de rubriek Bt/Lg.

In het scherm wordt het totaal van de ontstane kosten getoond. Na het afsluiten van de sessie komt OCLC Wise met een afrekenblok om de kosten af te handelen.