Printfuncties in uitlenen en innemen
Binnen de OCLC Wise baliefuncties kunnen ten behoeve van de klant diverse zaken worden geprint.
Print lenerbonnen
In de configuratie (Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > Balieprofielen) wordt ingesteld waar, hoe en wanneer een lenerbon (ook wel klantbon genoemd) geprint moet worden. Bijvoorbeeld: altijd een bon na een uitleensessie. Dit is dan de standaardbon die automatisch volgt na het afsluiten van een uitleensessie.
I
Met de functie 'Lenerbon printen' kan voor de klant een andere bon worden geprint dan de standaardbon. Deze functie negeert dus de configuratie-instellingen.
Voorbeeld:
In de configuratie is aangegeven dat na elke uitleensessie een 'transactiebon' moet worden geprint, maar de klant wil graag een statusbon. Kies in zo’n geval deze functie.
De bonnen die via de OCLC Wise zelfbediening gemaakt worden zijn hetzelfde als die via de client worden afgedrukt.
Transactiebonnen voor tijdschriftafleveringen
Alleen als in het exemplaar periode en volgnr gevuld is en de titel herkend wordt als tijdschrift (TJP) wordt het afl.nr op de bon geprint.
Nota materiaalvergoeding
Aanmaken en afdrukken
Het aanmaken van balienota’s loopt via het detail van het te vergoeden exemplaar: Exemplaar > status 'In Nota/Materiaalvergoeding procedure'. Per exemplaar wordt aangegeven of het exemplaar op de balienota afgedrukt moet worden. Er kunnen meerdere exemplaren op een nota worden gezet.
Zodra een exemplaar op de balienota opgenomen wordt, verschijnt een scherm met de mogelijkheid om het bedrag van de materiaalvergoeding en de boeteberekening aan te passen.
Na 'Akkoord' staan de exemplaren gereed voor afdrukken. Desgewenst kan dit direct: "Nu afdrukken?".
Later afdrukken
Als er nog meerdere exemplaren in nota moeten worden gebracht, kan dit ook later nog: via Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding(en). Op het scherm worden de exemplaren getoond die in aanmerking komen om op de balienota afgedrukt te worden.
Selecteer de exemplaren en print de nota op de gebruikelijke manier. Na het afdrukken wordt de notadatum bijgewerkt en wordt het scherm ‘Materiaalvergoedingen’ schoongemaakt.
Ook kan de balienota in de reguliere notaprocedure worden meegenomen.
Nogmaals afdrukken
Een balienota kan opnieuw worden geprint. Een kopie is op de lokale harde schijf opgeslagen als een .pdf in een werkmap 'PDF' (naam: klantnummer_soort_datum_tijd.pdf). Deze bestanden worden na 2 weken weer verwijderd.
Omdat niet iedere baliemedewerker toegang heeft tot de lokale harde schijf, is het ook mogelijk om vanuit de client een balienota opnieuw te printen (klant is de nota kwijtgeraakt) via Vestigingsbeheer > Werkplekbeer > Geprinte berichten. De bewaartermijn is ingesteld op 14 dagen.
Uitgeleende exemplaren kunnen handmatig in de reguliere notaprocedure opgenomen worden (via Exemplaar > status 'In nota'). In de eerstvolgende nota-run wordt de nota afgedrukt. Deze werkwijze is ongewijzigd.
Ook reeds ingeleverde materialen kunnen alsnog in nota worden gebracht. Zoek het exemplaar op en wijzig de status in 'In Nota/Materiaalvergoeding procedure'. Het exemplaar kan bij de laatste klant, de voorlaatste klant of een willekeurig klant in nota worden gebracht.
Het afdrukken van de nota gaat in deze gevallen ook via het menu Klant > Print klantgegevens > Nota materiaalvergoeding(en).
Afrekenen altijd via Klant > Financieel
Er moet daarna altijd worden afgerekend via submenu Klant > Financieel. Het afrekenblok verschijnt dus niet na het printen of herprinten van nota’s.