Correcties

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Correcties kunnen gedaan worden op reeds betaalde en geïnde posten. Bij klanten kan een financiële post worden hersteld of worden gestorneerd.

De mogelijkheden van Herstellen en Storneren zijn gebonden aan specifieke voorwaarden.

Met deposito betaalde posten kunnen niet worden gecorrigeerd.

Met betrekking tot de bevoegdheid 'kasadministratie':

In OCLC Wise is het mogelijk om openstaande posten van een andere FO af te handelen indien de toegangscode dat toestaat. Aan de toegangscode moeten één of meerdere dagboeken zijn gekoppeld die de gebruiker mag beheren. Er zijn situaties waarin medewerkers, anders dan de financiële afdeling, een toegangscode hebben met daaraan gekoppeld een dagboek, wat betekent dat zij dus ook posten van een andere FO kunnen afhandelen.

Het is alleen mogelijk om financiële posten van een andere FO af te handelen indien de functie 'kasadministratie' op alle niveaus de hoogste bevoegdheid (15) heeft.

Het is niet mogelijk om posten van een andere FO af te handelen indien bevoegdheid op 15 of lager wordt gezet voor de niveaus vestiging en instantie.

Herstellen

Een post herstellen bij een klant moet alléén gedaan wanneer de betaling helemaal ongedaan moet worden gemaakt. Achteraf is niet aan de post te zien dat deze is hersteld. Herstellen is alléén mogelijk voor boekingen die op de dag van de systeemdatum zijn betaald. Hiermee kunnen fouten in de betaalwijze direct worden hersteld.

Bijvoorbeeld: aangegeven is dat er per pin is betaald terwijl per kas is afgerekend. Herstellen betekent in dit geval dat de geldstroom zuiver wordt gehouden: geld is per kas ontvangen dus wordt bij afsluiten ook geteld.

Voor het herstellen van een post gelden de volgende voorwaarden:

Alleen Contributie (1-serie), Registraties (2, 3 en 4-serie) en Kaartjes (6-serie)(theater/ticketwise)
De medewerker moet bevoegd zijn voor herstellen
Indien gesloten op Bank of Giro mag er geen sprake zijn van incasso
Post mag niet zijn betaald met Tegoed/Deposito of zijn kwijtgescholden.
Als een post is betaald per Bank of Giro, dan moet de medewerker ook bevoegd zijn tot het maken van boekingen in dit dagboek.
Post moet 'vandaag' (systeemdatum) zijn betaald. Het verzetten van de werkdatum heeft hier geen invloed op.
Boekingen die ontstaan zijn uit (eerdere) herstelacties kunnen niet opnieuw worden hersteld.

Kopen / verkopen van deposito.

4910- en 5910-boekingen mogen niet worden hersteld.

Een 4910-boeking kan worden hersteld door een 5910-boeking te maken (en omgekeerd).

1xxx post	Contributiegelden
2xxx post	accountinggelden, zoals boetes, leengelden, verlengkosten etc.
3xxx post	Winkelverkopen
4xxx post	Overige (kas)inkomsten
5xxx post	Kasuitgaven
6xxx post	posten van theater

Storneren (storno)

Een stornering is het terugdraaien van een betaling. De betaling wordt hierbij volledig tegengeboekt en daarna wordt de post weer opengezet. In dit geval verschijnt er een regel 'Tegenboeking' in het overzicht bij de historie van de registratie.

Bij openstaande registraties staat de post daarna weer open om betaald te gaan worden.

Storneren is niet gebonden aan een specifieke datum/periode van betaling. Voor de tegenboeking zal OCLC Wise om een boekingsdatum vragen. Standaard zal hierbij de werkdatum door OCLC Wise worden vooringevuld. Deze boekingsdatum mag door de medewerker worden gewijzigd. Voorwaarde hierbij is dat deze boekingsdatum NIET voor de afsluitdatum van de laatste journaalperiode mag liggen. Hiermee wordt voorkomen dat achteraf nog in een al afgesloten journaalperiode wordt geboekt.

Voor het storneren van een post gelden verder de volgende voorwaarden:

Alleen Contributie (1-serie), Registraties (2, 3 en 4-serie) en Kaartjes (6-serie)(theater/ticketwise)
De medewerker moet bevoegd zijn voor storneren.
De post moet per kas, bank of giro zijn betaald.
Als een post is betaald per bank of giro, dan moet de medewerker ook bevoegd zijn tot het maken van boekingen in dit dagboek. Dagboek(en) moeten gekoppeld zijn aan de inlogcode van de medewerker.

4910- en 5910-boekingen (kopen en verkopen van deposito) mogen NIET worden gestorneerd. Een 4910-boeking kan worden hersteld door een 5910-boeking te maken (en omgekeerd).

Storneren klanten met status 9 (bedankt/opgezegd)

Storneren van contributie bij klanten met een status 9 wordt standaard niet toegestaan. Echter, in sommige gevallen is het zeer wenselijk dat dit wel kan. Bijvoorbeeld, de klant heeft opgezegd en gaat daarna ook het bedrag storneren. Het deposito moet dus niet aan de klant worden uitbetaald – die heeft zijn/haar geld al retour.

Stornering van klanten met de status 9 moet als volgt (standaard) afhandelen:

Klant wordt per direct uitgeschreven.
Deposito wordt bepaald en op naam van de klant gezet.
De klant storneert bij de bank het bedrag de klant heeft geen recht meer op het deposito.
Zoek de klant op (in de client): Financieel > historie > selecteer de post en klik op 'Storno'.

De oorspronkelijke boeking wordt tegengeboekt met de boekdatum (of ingegeven boekdatum). De contributiepost wordt weer opengezet EN direct weer gesloten. Hierbij zal zoveel mogelijk worden afgeboekt van een openstaand deposito. De rest zal worden afgeboekt met een A911.

Storneren kent beperkingen; indien de betaling niet teruggedraaid mag worden dan verschijnt de melding:

De beperking kan zich voordoen als...:

... in de kas niet geboekt mag worden in de vorige maand (wordt ingesteld in de manager). Ook dan kan er in de vorige maand geen stornering plaatsvinden.
... de gewijzigde werkdatum vóór de afsluitdatum van de flexibele journaalmethode ligt.
... de gewijzigde werkdatum ná de journaalafsluitdatum (flexibele methode) ligt en in de vorige maand, bij een blokkade op boeken in de vorige maand.

Antedateren

Het is mogelijk om uitgaven (rekeningen, nota's) en ontvangsten achteraf te registreren, ook in een reeds voorbije maand, in de kas. Dit kan door middel van het aanpassen van de werkdatum in de client. De boekingen in de kas worden dan gedateerd op de ingestelde werkdatum.

Indien antedateren door de (financiële) organisatie niet wenselijk wordt geacht, kan deze mogelijkheid worden geblokkeerd. Dat moet in de manager worden ingesteld (Financiën > Dagboeken > Kassen). Per dagboek kan worden ingesteld welke kas wel of niet mag antedateren.

Wanneer deze antedaterenblokkade 'Blokkeer boeken in vorige maand' is aangezet en de werkdatum is teruggezet om tóch nog een nota te verwerken in de afgelopen maand, dan kunnen de (af)boekingen wel worden verricht, maar niet in de vorige maand.

In het overzicht Kasdetail staat de post geboekt met de datum van de dag zelf in plaats van met de teruggezette werkdatum.

Verschijnt echter onderstaande melding dan kan er niet meer voor de gewenste werkdatum gekozen worden doordat de financiële boeken betreffende die datum reeds gesloten zijn. De systeemdatum blijft gehanteerd.

In de details van de registratie wordt de journaalperiode vermeld.

Variabele boekdatum bij ontvangst per bank/giro

Bij het afrekenen via de pin kan bij oude posten - dus bij posten uit een vorige sessie - een kalender in beeld komen. Daarvoor is een bepaalde bevoegdheid benodigd, want de dagboeken die hiervoor gebruikt worden, liggen vast in de rol. Met deze bevoegdheid kan een (variabele) boekdatum worden gekozen (aangeven op kalender die in beeld verschijnt) die maximaal 30 dagen in het verleden ligt.

Om te voorkomen dat bij ALLE oude posten die kalender verschijnt:

Via het scherm openstaande posten wordt gevraagd naar een boekdatum indien het een bank of giro dagboek betreft.
Bij een (on)gekoppelde pinautomaat zal NIET worden gevraagd naar een boekdatum.
Vanuit een sessie, bijvoorbeeld via de balie, zal bij de keuze bank/giro NIET worden gevraagd naar de boekdatum.