Import klant document
Het is mogelijk om documenten digitaal te archiveren. De insteek voor deze ontwikkeling was het kunnen bewaren van incassomachtigingen, maar is inmiddels uitgebreid met leeshandicap-bevestigingen, inschrijf- en uitschrijfbewijzen. Ook diverse correspondentie van de klant kan op deze manier gearchiveerd worden. Ga naar Klanten > Importeren gegevens > Import klant document. Er verschijnt een scherm met drie keuzemogelijkheden:
Scan pagina
De scanner scant het document. De scan zelf is zichtbaar. Wanneer het een machtiging betreft kan hier de scancode ingevuld worden. Klik na het invullen op de knop 'Controleer'. De klant waarvoor de machtiging met deze scancode is afgegeven wordt er nu bijgezocht:
Ter controle worden de incassogegevens getoond:
Dit document is nu bij de klant terug te vinden onder Klantberichten > Documenten.
Selecteer bestand
Via de knop 'Selecteer bestand' kan een bestand gekozen worden dat op de (harde) schijf is opgeslagen. De naam van het gekozen bestand wordt getoond in de knop (in dit geval a0_1948.docx):
Zoek met behulp van de knop 'Klant opzoeken' de klant op waarbij dit bestand opgeslagen moet worden. Bepaal vervolgens om wat voor soort document het gaat:
Nadat het document is opgeslagen is het altijd terug te vinden bij de klant via Klantberichten > Documenten.
Geen upload
Via de knop 'Geen upload' verschijnt een scherm waarin een scancode ingevuld kan worden of een klant gezocht kan worden:
- Wanneer de klant een incassomachtiging heeft ondertekend kan deze door het invullen van de scancode toch bij de klant opgeslagen worden. De machtiging zelf moet dan uiteraard nog wel fysiek bewaard blijven (dit hoeft niet wanneer de machtiging gescand is opgeslagen, zoals beschreven bij Scan pagina).
- Door middel van de knop 'Klant opzoeken' kan toch bij de klant geregistreerd worden dat deze een machtiging heeft afgegeven. Ook in dit geval moet de machtiging nog fysiek bewaard worden.