Werken met OCLC Wise Reports
In OCLC Wise kunnen diverse overzichten en statistieken worden aangemaakt. Voor de leesbaarheid worden in deze handleiding alle soorten overzichten rapport genoemd.
Gegevens selecteren
Het maken van een rapport begint in de Client. Veel rapporten zijn via de diverse menuingangen bij 'overzichten' te vinden. Ook bij 'Statistieken en selecties' zijn diverse rapporten op te vragen.
Voor het maken van een rapport klik je het betreffende rapport. Selecteer vervolgens gewenste velden van het invulscherm of vul deze in. Op basis van de ingevulde en/of geselecteerde waarden wordt het rapport samengesteld. Verplichte velden zijn voorzien van een sterretje (*). Wanneer een verplicht veld niet is ingevuld, komt er een foutmelding.
Sommige velden zijn voorzien van een pijltje. Klik dit pijltje aan om alle mogelijkheden te zien. Er zijn verschillende mogelijkheden om te selecteren: alle opties (CTRL+A), enkele opties (CTRL+klik), of een rijtje opeenvolgende opties selecteren (SHIFT+klik).
Om meer keuzemogelijkheden tegelijk in beeld te krijgen, kan het keuzescherm worden vergroot. Sleep daarvoor met de muis de onderkant of een hoek van het keuzescherm omlaag.
De overige velden kunnen naar wens worden ingevuld. Wordt een veld leeg gelaten, dan geldt hiervoor de waarde 'alles'. Wanneer bijvoorbeeld het veld vestigingen niet is ingevuld, dan worden de gewenste gegevens van alle vestigingen uit het systeem in het rapport vermeld.
Per veld is in BIRT vastgelegd welke ruimte beschikbaar is om selectiegegevens te kunnen invoeren. Deze ruimte is zo dat een gangbare selectie (qua omvang) kan worden ingevoerd. In een aantal gevallen (bij met name het kiezen uit een lijst) kunnen meer tekens worden ingevoerd dan er ruimte beschikbaar is in BIRT. Dit zal altijd leiden tot een foutmelding vanuit BIRT en deze gevallen kunnen niet in de client worden afgevangen. Zo is er bijvoorbeeld bij het kiezen van scats uit een lijst ruimte om 1.000 tekens in te geven.
Op het moment dat er meer dan 200 te selecteren scatnummers worden ingegeven, zal na het aanvragen van het rapport een BIRT-foutmelding worden gegeven. Alleen door de omvang van het aantal te selecteren scats zal in dit geval een overzicht kunnen worden verkregen.
Klik na het selecteren van de gegevens op de optie 'Maak rapport'.
Klik 'Quit' om het invulscherm te verlaten.
Rapportgenerator BIRT
In Wise is worden rapporten zoveel mogelijk weergegeven met de rapportgenerator BIRT. Na het uitvoeren van een selectie stuurt Wise de geselecteerde gegevens door aan BIRT. BIRT zorgt verder voor de uitvoer.
Vanaf versie 8.0.0 gebruikt Wise een nieuwe versie van BIRT. Dit betekent dat rapportages er iets anders uitzien. De werking is niet veranderd.
Voor de presentatie in BIRT wordt gebruik gemaakt van stylesheets (sjablonen) die naar eigen wens kunt inrichten. Als alle gegevens zijn opgehaald, wordt het rapport in de internetbrowser getoond.
Bijvoorbeeld een kastlijst (gemaakt via Reserveringen > Overzichten > Kastlijst) wordt aangemaakt via BIRT. Hieronder een voorbeeld van een kastlijst:
De kastlijst uit dit voorbeeld bestaat uit acht pagina's waarvan de eerste wordt getoond: "Showing page 1 of 8".
Rechtsbovenin staan een aantal icoontjes waarmee je door het rapport kunt bladeren. Afhankelijk van de pagina die is geopend, is een icoontje blauw (actief, te gebruiken) of grijs (niet actief, niet te gebruiken).
Linksbovenin staan de icoontjes waarmee je de volgende acties kunt uitvoeren:
- Toggle table of contents: met deze knop open je een inhoudsopgave.
- Run report: toont de ingevulde en gekozen waarden zoals je deze hebt opgegeven bij het uitvoeren van het rapport. Je kunt hier deze waarden ook nog aanpassen en het rapport eventueel opnieuw uitdraaien met die nieuwe/aangepaste waarde(s).
- Export data: zie hieronder bij Uitvoer van data.
- Export report: zie hieronder bij Rapporten exporteren.
- Print report: zie hieronder bij Rapporten printen.
Uitvoer van data
Gebruik de optie 'Export Data', linksboven in het scherm van het rapport, om de geselecteerde data naar bijvoorbeeld een rekenprogramma als Microsoft Excel of Calc van Open Office te exporteren. Het volgende scherm opent:
De opties in het scherm werken als volgt:
| Optie | Uitleg |
|---|---|
| Available result sets | Hier kun je de elementen (sets) aanklikken waaruit het rapport is opgebouwd. Sommige sets hebben een naam gekregen, andere een volgnummer. Als je bijvoorbeeld de set 'BICAT' aanklikt, verschijnen de tabellen (kolommen) die daarbij beschikbaar zijn: |
| Available Columns / Selected Columns |
Selecteer kolommen om de data te kunnen exporteren. Selecteer een aantal 'losse' kolommen met de CTRL-toets; selecteer meerdere tegelijk met de SHIFT-toets. Klik op de enkele pijl naar rechts ( > ) om de geselecteerde kolommen naar het rechtervlak te verplaatsen. Klik op de dubbele pijlen (>>) om alle kolommen te selecteren. Met < kan een kolom worden verwijderd uit de selectie. Met << wordt de hele selectie ongedaan gemaakt. Met ^ of v kan de volgorde van de kolommen in het rechtervak worden gewijzigd. De volgorde van boven naar beneden is bepalend voor de volgorde (van links naar rechts) in het uiteindelijke exportbestand. |
| Export format | Kies het format waarin je het rapport wilt exporteren. |
| Output encoding | Kies de tekencodering die je wilt gebruiken voor je export, bijvoorbeeld UTF-8. |
| Separator |
Kies een scheidingsteken (separator). Welk scheidingsteken nodig is, is afhankelijk van het programma dat je wilt gebruiken en/of de gewenste uitvoer. Je kunt kiezen tussen:
Voorbeeld: met een komma (,) komen de waarden in Excel in één kolom terecht. Moeten de waarden van de verschillende kolommen ook in Excel in afzonderlijke kolommen terecht komen, dan moet worden gekozen voor een puntkomma (;). |
| Export column's data type Export colun as locale neutral Export data with Carriage Return |
Deze opties zijn standaard-opties in BIRT, maar zijn verder niet relevant bij het exporteren van data. |
Klik op 'OK' om te bevestigen.
De data wordt nu geëxporteerd naar een bestand van het gekozen rekenprogramma. Dit bestand kan vervolgens gebruikt worden voor verdere bewerking van de data.
Rapporten exporteren
Je kunt naast data ook volledige rapporten exporteren naar externe bestanden via 'Export Report'. Het volgende scherm opent:
De opties in het scherm werken als volgt:
| Optie | Uitleg |
|---|---|
| Export Format | Kies het format (programma) waarheen het rapport geëxporteerd moet te worden, bijvoorbeeld PDF, Excel, DOCX of PowerPoint. |
| Pages |
Kies welke pagina's geëxporteerd moeten worden:
|
| Fit To |
Kies de 'grootte'van het rapport:
|
Klik op 'OK' om te bevestigen.
De data wordt nu geëxporteerd naar een bestand van het gekozen programma. Dit bestand kan nu gebruikt worden voor verdere bewerking van de data.
Rapporten printen
Naast het exporteren van een rapport naar een bestand, kun je het rapport ook direct printen via 'Print Report'. Het volgende scherm opent:
De opties in het scherm werken als volgt:
| Optie | Uitleg |
|---|---|
| Print Format |
Kies tussen HTML of PDF. Printen via de optie HTML is sneller, en geeft direct een print. Printen via de optie PDF genereert de mooiste lay-out en biedt de mogelijkheid om eerst de lijst nog even te bekijken. Als je kiest voor PDF kun je selecteren in welk formaat je de PDF wilt afdrukken:
|
| Pages |
Kies welke pagina's geëxporteerd moeten worden:
|
Beveiliging rapporten
Alle BIRT-rapporten zijn voorzien van een extra beveiliging. Rapporten kunnen alleen worden gestart vanuit een actieve sessie in de Client of de Manager. Een rapport oproepen vanuit een browser (via een URL, favoriet, bladwijzer, snelkoppeling) is dus NIET mogelijk.