Incassobestanden en nota's aanmaken
Via Manager > systeemWise > Berichten worden de posten die klaar staan in de tabellen 'incasso' en 'naarola' verzameld en weggeschreven naar een printer of een bestand dat aangeboden wordt aan een bank (incasso's) of een drukker (fysieke nota's). Het formulier voor de nota's moet zijn opgenomen in Berichten > SysteemTabel (controleren voordat de ontlading uit naarola plaatsvindt). De uitvoerbestanden worden opgemaakt volgens SEPA voor automatische incasso's en nota's volgens dataB/XML. De uitvoer wordt weggeschreven naar /home/bxmas/berichten. In deze directory heeft iedere vestiging een eigen map.
Bestanden kunnen in de map home/bxmas via de Client geüpload en gedownload worden (met juiste rechten). In de Client is de functie te vinden onder Vestigingsbeheer > Bestandsbeheer.
SEPA-Incasso
De verwerkingsdatum wordt automatisch gevuld plus zeven dagen. Deze datum wordt opgenomen in het incassobestand en in de vooraankondiging. Als de verwerkingsdatum wordt gewijzigd zal de gewijzigde datum in het bestand worden opgenomen. Tijdens het aanmaken van het SEPA-incassobestand wordt gecontroleerd op hoofdletters in het IBAN- en BICnummer. Kleine letters worden automatisch omgezet naar hoofdletters.
De eventuele inschrijfkosten, toeslagen en kortingen worden met een aparte regel opgenomen in de hierboven genoemde bestanden.
De ING accepteert geen SEPA-incasso's waarvan op dezelfde dag een machtiging is afgegeven en zijn opgenomen in het incassobestand.
Klanten die vandaag worden ingeschreven met automatische incasso worden NIET worden meegenomen in uitvoering stap 3 van de facturering voor automatische incasso en dus niet opgenomen in het incassobestand.
FRST en RCUR
Al sinds 2016 is het niet meer verplicht om in de incassobestanden de aanduiding FRST en RCUR aan te geven.
Vanaf 7.0.2 zullen alle incasso's als RCUR worden aangeboden.
Wanneer FRST en wanneer RCUR:
FRST:
- Als het de eerste keer is dat een inning bij betreffende klant wordt uitgevoerd.
- Als het IBANnr van de klant wordt gewijzigd (zie ook Overstapservice).
- Als het IBANnr van de bibliotheek wordt gewijzigd.
Als de klant het IBANnr wijzigt (of het IBAN van de bibliotheek wijzigt) en de klant maakt geen gebruik van de Overstapservice, moet er een nieuwe machtiging worden geprint en verwerkt. Het kenmerk van de machtiging zal intact blijven maar worden voorzien van een volgnummer. Het is namelijk niet toegestaan om een nieuwe machtiging uit te geven op het zelfde kenmerk. Op tabblad 4. Overig in de Klantenadministratie staat wanneer deze actie heeft plaatsgevonden.
RCUR:
-
Als het om een tweede en volgende inning gaat.
De waarde FRST en RCUR wordt toegekend op het moment dat de post wordt geselecteerd voor incasso. De waarde wordt opgeslagen in de tabel 'Incasso', veld Sequence.
- FRST
- RCUR
Reasoncodes FRST en RCUR
Als in een stornering een herkenbare reasoncode zit, wordt deze code zoveel mogelijk meegenomen in het verslag van de verwerking van de betaling. De reasoncodes zijn terug te vinden op de site van de betreffende bank. Een reasoncode kan worden gegeven bijvoorbeeld als de post een FRST had moeten zijn in plaats van een RCUR. Als een incasso ten onrechte is aangeboden als RCUR, maar FIRST had moeten zijn, dan wordt deze incasso de eerstvolgende keer weer aangeboden, maar nu als FRST. Hetzelfde geldt omgekeerd. Op basis van de eerder genoemde reasoncode wordt de post gewijzigd naar FRST of RCUR.
Om bovenstaande goed te laten werken moet in het incassodagboek het aantal heraanbiedingen minimaal op 1 staan.
Overstapservice
Een aantal banken biedt de mogelijkheid om gebruik te maken van een zogeheten overstapservice. Het IBANnummer wijzigt, maar de machtiging mag op het oude IBANnummer worden voortgezet, al moet deze wel als FRST worden aangeboden bij de bank. In de Client is hiervoor de 'overstapservice' gemaakt. In het kort:
- vinkje overstapservice zetten (tabblad 3. Contributie)
- opslaan
- IBANnummer wijzigen
Bovenstaande volgorde aanhouden: als niet eerst het vinkje wordt opgeslagen, zal de wijziging niet doorgezet worden en moet er alsnog een machtiging worden afgegeven.
De eerstvolgende inning wordt weer een FRST, de inning daarna wordt RCUR. Vinkje voor overstapservice wordt opgeslagen in tabel actor_incasso.
Optie MWBOBIC
Als deze systeemoptie aanstaat, wordt tijdens de contributierun bij klanten zonder BIC het incassovinkje verwijderd. Deze optie alleen zetten wanneer de bank eist dat de BIC wordt opgenomen in het incassobestand.
Aanmaken notabestand:
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Contributies > Vul de beheervestiging in.
- Als er voor meerdere beheervestigingen wordt geselecteerd, moeten vestigingen gescheiden worden door een '|'. (1234|5678).
- Vul de gewenste berichtsoort en berichtvorm in.
- Druk op Ok.
- Volg in Dashboard de job; zodra de status wijzigt van Running naar Klaar is de selectie gereed.
Het resultaat van het omzetten vanuit tabel Naarola naar notabestand wordt per facturerende instantie weggeschreven in de map home/bxmas/berichten/vestmap van de beherende vestiging.
De omschrijving van de afzender op de nota is opgenomen in het veld 'OLA contributie' op tabblad Financieel van de vestiging.