Synchroniseren met de GGC

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Instellingen

Licentie:
Voor het gebruik van deze synchronisering moet de licentie: BNL_FT_GGC per deelnemende instantie worden gezet.

Instantie:
Per deelnemende instantie moet bij de instelling het ISIL-nummer van de instantie worden opgenomen. De licentie geldt voor deze ISIL.

Vestiging:
Per vestiging moet het juiste ISIL-nummer zijn opgenomen. De vestigings-ISIL moet binnen de Instantie-ISIL vallen. Alleen vestigingen uit de sector BIEB zullen worden meegenomen. Deze ISIL wordt in de exemplaren weggeschreven op grond van de Plaatsvestiging, 'eigenaar' in de database.

Als in de vestigingen-tabel de ISIL afwijkt van de ISIL in de bijbehorende Instantie kan het gebeuren dat exemplaren overgeslagen worden. Als instanties fuseren is het van belang de ISILs na te lopen en de vestigings-ISILs aan de Instantie-ISIL aan te passen.

Als in de vestigingen-tabel geen ISIL is opgenomen, worden de exemplaren niet bij NBD/GGC aangemeld (wel evt. afgemeld als ze naar een dergelijke vestiging geherloceerd worden).

Mediumsoorten:
In de MDT-tabel moet per mediumtype worden ingesteld met welke (medium)code een Wise-mediumsoort moet worden gemeld aan de GGC. Indien deze instelling leeg is, zullen exemplaren gekoppeld aan titels met dit mediumsoort niet worden meegenomen in de synchronisatie. Tijdschriften bijvoorbeeld niet, specificaties van BNL.

Algemene werkwijze

Uitgangspunt voor de gehele procedure is dat per titel in OCLC Wise een correct PPN is opgenomen. Exemplaren aan titels zonder PPN zullen niet worden geleverd. Als er bij een titel meerdere PPN's zijn opgenomen, zal het hoogste PPN als PPN worden genomen in de uitwisseling. Bij de NBD-aanbodtitels wordt het PPN in het LID opgeslagen en vervolgens wordt dat PPN in een besteld exemplaar weggeschreven als GGC-PPN. Dergelijke “GGC-PPN’s” zullen niet meer aangepast worden naar een eventueel ‘hoger’ PPN in dezelfde titelbeschrijving na een samenvoeging. Alleen echte (niet tijdelijke) exemplaren worden geleverd. Exemplaren met een status A(fgeschreven), I(Inbestelling), M(verMist) en V(erkoop) worden niet meegenomen. In de synchronisatie zijn de volgende rubrieken van belang:

plaatsvestiging
welke instantie
welk PPN
welk exemplaarnummer
leenblokkade (ter-inzage) J/N

Bij wijziging van een van deze rubrieken zal een exemplaar worden bijgewerkt dan wel aan- of afgemeld. Bij aanmelding wordt ook de plaatsing opgegeven. Een wijziging van de plaatsing zal niet apart worden gemeld (specificaties van BNL).

Exemplaren_update

Alle wijzigingen die via de OCLC Wise-programmatuur worden uitgevoerd (koppelen, herloceren, afschrijven, etc.) worden weggeschreven in een logbestand: exemplaren_update.

NB Wijzigingen die direct in de database worden uitgevoerd kunnen niet worden gelogd en zullen dus niet worden gesynchroniseerd.

Een exemplaar krijgt na een aanpassing in een van bedoelde rubrieken een regel in deze tabel als:

de instantie een licentie heeft
de titel een PPN heeft en een mediumsoort dat 'meedoet' (tijdschriften bijv. niet, specificaties van BNL)
de vestiging in sector BIEB zit en een exemplaar.isil heeft

Rubriek	Uitleg
exem_id
utype	CX = create / change DX = delete (bijv. als ex status A-I-M-V heeft gekregen)
zebra	is nu deze zebra (bijv. bij koppelen en omlabelen)
isil	is nu deze ISIL+vestigingsnr (bijv. bij koppelen en herloceren)
ppn	is nu dit PPN (bijv. bij (ver)koppelen en samenvoegen titels)
datumin	datum-tijd waarop regel is opgenomen
gemeld	<leeg> = nog niet afgeleverd * = afgeleverd
leen_blk	is nu ter-inzage (J/N)

Van de regels waarbij rubriek gemeld <leeg> is, wordt 's avonds een XML-bestand gebouwd, de plaatsing en ontvangstdatum worden toegevoegd en het geheel wordt als .def-bestand aan BNL/GGC geleverd. In dit proces wordt rubriek 'gemeld' gevuld met een sterretje. Dergelijke .xml-bestanden staan in directory /home/bxmas/oclc/klaar. OCLC heeft geen invloed op het tijdstip en de manier waarop OCLC dergelijke bestanden verwerkt.

Herstelmogelijkheden

Maandelijks wordt in de nachtverwerking een 'sweep' uitgevoerd om achtergebleven exemplaren alsnog te achterhalen. De diverse instanties komen gedurende de maand successievelijk aan bod: zo wordt voorkomen dat er in een nachtverwerking opstoppingen ontstaan. Bij een dergelijke sweep worden alle exemplaren vergeleken met hun recentste vermelding in bestand exemplaren_update. Wijkt de laatste regel daar af van de huidige gegevens in het exemplaar dan wordt het exemplaar opnieuw aan exemplaren_update toegevoegd. In de volgende run wordt het exemplaar dan alsnog verwerkt.

Zo'n 'sweep' is ook handmatig te starten, bijvoorbeeld na een fusie van organisaties/instanties/vestigingen en voert u per instantie uit (uiteraard in een stille periode omdat ALLE exemplaren enige tijd gelocked worden).

Op de mysql-prompt:
CALL exemlog_check_ggc_ppn_instantie_updates('<instantiecode>')

Doorsturen 'verzonden' berichten

Alle 'verzonden' berichten worden doorgestuurd naar de KB. Het gaat hierbij om de berichten waarbij een actor_id en een exemplaar_id bekend is. Het actor_id en exemplaar_id moeten reeds bekend zijn. Het gaat om de volgende berichtsoorten en om alle mogelijk vormen (mail, formulier, sms, inbox etc):

Vooralsnog worden er geen P-berichten verzonden. De mapping wordt verzorgd door de KB.