Inleiding en voorbereiding

Verwerken van gebouncete e-mail

Bij het verzenden van e-mails kan het voorkomen dat sommige niet afgeleverd kunnen worden. Bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet klopt, de mailbox vol is of door een verkeerde configuratie van de verzendende of ontvangende mailserver. In deze gevallen zal de e-mail standaard teruggestuurd worden naar de afzender. De afzender moet dan handmatig beoordelen wat de oorzaak is – en welke actie daarop moet volgen.

Het automatisch signaleren en verwerken van gebouncete e-mail kan een groot deel van dat handwerk overnemen. Hiervoor moet aan alle uitgaande e-mail een return-path worden toegevoegd. De mailontvanger ziet dan nog steeds het afzenderadres en een eventuele reply wordt ook standaard naar de afzender verzonden. Als de e-mail echter wordt gebouncet (lees: door de mailservers wordt afgekeurd) dan wordt het e-mailadres van het return-path gebruikt. Dit moet een mailbox zijn die door de bounce-verwerker kan worden uitgelezen waarna de reden van het retour komen wordt bepaald.

Vervolgens wordt in OCLC Wise het oorspronkelijke bericht opgezocht; bij de actor wordt aangetekend dat de mail retour kwam/komt.
Komt het bericht ervoor in aanmerking (berichtvoorkeurmethode is MF) dan wordt het alsnog verstuurd als formulier. Let hierbij wel op de volgorde in de berichtvoorkeurmethode; die is van belang voor de afhandeling van de terugval (op F).
Is dat niet het geval dan worden berichten HRx, IVx en RSO in ieder geval opnieuw verzonden naar de inbox van de actor.

Let op: Hiervoor moet wel per berichtsoort een stuurregel voor de inbox zijn gedefinieerd in Manager > SysteemWise > Berichten.

Zie voor de uitvoering het verslag in het dashboard

Dit kan enkele keren gebeuren als de situatie ongewijzigd blijft. Na 3x bounce krijgt de klant in de inbox een melding dat de mail retour komt (publieksmelding, zie Inboxbericht (PIN) instellen). In de PIN worden echter geen gegevens meegestuurd over de aard van de bounces. De klant kan daarop maatregelen nemen, bijvoorbeeld het e-mailadres aanpassen. Als het e-mailadres wordt aangepast (naar de inhoud wordt niet gekeken, we gaan er van uit dat het e-mailadres correct wordt aangepast) moet de bounce-counter weer op 0 komen te staan. Als de klant niets doet, en de e-mail komt weer retour met een reden die volgens de bounceverwerker ook niet meer vanzelf goed zal komen (bijv. het e-mailadres is onjuist) dan wordt het e-mailadres in OCLC Wise UITgeschakeld: het e-mailadres EML wordt aangepast naar EMLB (zie Tabellen en queries). Dit gebeurt na 4 hard bounces.

Er wordt na twee keer bouncen een inbox melding gegeven en na vier bounces wordt het adres verwijderd uit Wise. Dit moet voorkomen dat OCLC als spammer wordt gemarkeerd.
De bounceverwerker controleert nu ook of het huidige e-mailadres van de actor nog hetzelfde is als het adres waarop de bounce is binnengekomen, zodat deze niet onterecht bij het nieuwe e-mailadres wordt geteld.

De bounce-verwerker bestaat uit twee delen:

• Een Perl-script dat de mailbox uitleest en het resultaat opslaat in actor_e_bounces in MySQL.
• Een job binnen OCLC Wise die deze tabel doorwerkt om de actor bij het bericht te zoeken, de bounce te noteren, de actor een inboxbericht te sturen of te blokkeren en eventueel het bericht opnieuw te versturen als formulier.

Starten met e-mail bounce: de voorbereiding

Bijna alle bounces kunnen automatisch verwerkt worden. De bounces die niet te verwerken zijn, worden doorgestuurd naar een centraal mailadres van de POI of bibliotheek.
Hiervoor zal er een adres doorgegeven moeten worden waar de bounces naartoe gestuurd kunnen worden. Dit adres mag geen auto-reply aan hebben staan.