Budgetten

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Onder Bestellen en koppelen > Budgetten staan een aantal menu-opties:

De menu-opties worden hieronder behandeld.

Budget boekingen

In deze tabel zijn de budgetbedragen per instantie/vestiging raadpleegbaar en muteerbaar. Per vestiging, deelbudget kunnen hier de budgetboekingen worden ingegeven.
Voor de installatie van de deelbudgetten zie Budgetstructuur.

In de Client is het, met de juiste bevoegdheid, mogelijk om per vestiging en per deelbudget budgetboekingen te verrichten. Ga hiervoor in de Client naar Titels > Budgetten > Budgetbedragen registreren.

Het rapport 242 Budgetboekingen is in de Client opvraagbaar. Het rapport geeft een overzicht van de boekingen die plaats hebben gevonden in de deelbudgetten. Zie Overzichten Titels voor meer informatie.

Voor aanpassingen gedurende het jaar of voor een nieuw jaar zie Budget functies.

Budgetbedragen toevoegen

Kies de vestiging.
Open het betreffende jaar.
Open het budget.
Klik op Nieuw.
Kies de juiste boekcode (voor budgetbedragen: 00, evt. ook 09). Zie hieronder bij de systeemtabellen TABBDB
Geef het bedrag volgens het aangeboden sjabloon (dus met komma centen).
Geef de omschrijving.

– Herhaal voor de overige budgetten

Op de budgetoverzichten toont OCLC Wise alle uitgaven die herkend worden op grond van een abonnement (J1/4, V1/4, L1/4, T1/4 maar ook EM en TC etc) bij elkaar als 'standing order' en de overige uitgaves als 'netto'.

Om te zien hoeveel kosten er buiten de offertebedragen van NBD Biblion met de standingorders gemoeid zijn:

Vul de offertebedragen voor J1/4 en V1/4 bij de betreffende deelbudgetten in met boekcode 09.
Vul het restant van het totaalbudget bij de betreffende deelbudgetten in met boekcode 00.

Op de budgetoverzichten is hiermee beter te zien of het geoffreerde bedrag gehaald wordt, en wat NBD Biblion via abonnementen L1/4, T1/4, EM, TC boven het geoffreerde levert.

Negatieve bedragen op boekcode 00 en 09:
Een negatief budgetbedrag ingeven kan ook, zet in dat geval een min-teken voor het bedrag.

Met behulp van een negatief bedrag kan een budgetbedrag afgeboekt worden van een deelbudget (uiteraard kan hetzelfde bedrag daarna toegevoegd worden bij een ander deelbudget/boekcode). Vooral bij een negatief bedrag is het belangrijk in de omschrijving duidelijk aan te geven waarom de boeking plaatsvindt.

Negatieve bedragen op boekcode 12:
Creditnota's kunnen met behulp van een negatief bedrag met boekcode 12 opgegeven worden. Uiteraard is het verstandig om ook factuurnummer en leverancier in te vullen.

Administratieve boekingen kunnen opgegeven worden met boekcode 19. Deze boekingen kunnen positief of negatief zijn. De regels zijn niet zichtbaar op budgetoverzichten.

Jaarafsluiting doorvoeren

Voorafgaand aan de jaarafsluiting kan op elk moment per budgetmethode het nieuwe jaar klaargezet worden (zie Budget functies).

De Jaarafsluiting
Het was tot 2021 niet mogelijk om een budgetjaar af te sluiten na de maand januari. Deze restrictie is losgelaten: er is geen controle meer op het tijdstip wanneer de jaarafsluiting plaats vindt. Dat komt doordat er landen zijn waarbij het budgetjaar niet gelijk is aan het kalenderjaar. De jaarafsluiting kan op ieder moment gedaan worden.

Voor Nederland en België geldt het volgende:
Zo snel mogelijk na nieuwjaarsdag en in overleg met de afdeling die de mediafacturen verwerkt kan per instantie het boekjaar gesloten worden. Betaalbaar gestelde facturen worden daarbij op het voorgaande jaar geboekt, nog niet betaalbaar gestelde facturen op het nieuwe jaar. Overleg als het nodig is met de acquisitie-/ bestelbeheerder over het moment: mogelijk willen zij nog enkele facturen verwerken op de budgetten van het afgelopen jaar.

Het budgetjaar kan nooit groter/hoger zijn dan het kalenderjaar.

Voor alle zekerheid: Voer de jaarafsluiting eerst in de TESTomgeving uit (bv voor één instantie).

Jaarovergang met Overloop toont ‘Ja’ of ‘Nee’, afhankelijk van de instelling in de instantie-tabel (Manager > Beheer organisaties > Instanties)

Met Overloop JA	Het totaalbedrag aan openstaande bestellingen wordt uitgerekend en als apart budgetbedrag in het nieuwe jaar neergezet. Dit bedrag is hopelijk ieder jaar ongeveer even groot. Loopt het bedrag door de jaren heen op, is dat een teken dat er ingeteerd wordt.
Met Overloop NEE	De openstaande verplichtingen vallen in het totaalbudget. Er is geen inzicht mogelijk in de omvang van dergelijke verplichtingen door de jaren heen

Na klikken op OK worden de benodigde berekeningen voor alle vestigingen in deze instantie uitgevoerd; dit neemt zeker enige tijd in beslag. Neem de tijd voordat de volgende instantie in behandeling genomen wordt.

Het resultaat van de jaarovergang wordt zichtbaar gemaakt in een rapport welke te vinden is in het dashboard van de Manager (systeemWise > Dashboard).

Zodra de job de status 'klaar' heeft ontvangen is het rapport opvraagbaar bij de verslagen. Voer daarna de jaarafsluiting uit voor een volgende instantie.

Let op: de voorbeelden zijn uit 2023.

Het rapport geeft het als volgt weer: "Jaarovergang is afgerond voor jaar: [nieuwe budgetjaar] en vestiging: [vestigingsnummer]".

Als het 'nieuwe budgetjaar' gelijk is aan het huidige kalenderjaar dan is het in orde.

Ook vermeldt het rapport wanneer een vestiging niet kloppend is met het budgetjaar, zie onderstaande afbeelding. Vestiging 4006 had al budget-/boekingsjaar 2023, de vestiging heeft het correcte jaar behouden.

Budgetjaar is niet gelijk aan het kalenderjaar

Wat te doen als het nieuwe budgetjaar niet het correcte jaar is? Bijvoorbeeld in deze situatie:

In januari 2023 vindt de jaarafsluiting plaats en het rapport meldt dat het gedaan is voor 2022. De verwachting was dat het voor het jaar 2023 zou zijn. In dat geval kun je de jaarafsluiting opnieuw uitvoeren tot het verslag het jaar aangeeft wat verwacht wordt.

In Nederland en België kan het budgetjaar nooit groter/hoger zijn dan het kalenderjaar. Als een jaarafsluiting in kalenderjaar 2023 met budgetjaar 2023 plaatsvindt voor 2024 dan meldt het rapport het volgende:

De jaarafsluiting heeft dan niet plaatsgevonden.

Budget functies

Deze menukeuze wordt aangeboden als in de linkerkolom ‘Budget Boekingen’ actief is.

Budgetstructuur bijwerken, huidig of nieuw jaar

A. Met deze menukeuze kunnen in een lopend jaar de budgetstructuur klaargezet of bijgewerkt worden, bijvoorbeeld:

na een aanpassing in de budgetstructuur
als er een nieuwe vestiging is
als een deelbudget is gewijzigd van een of meer budgetmethodes
als een instantie een andere budgetmethode in gebruik genomen heeft

B. Voorafgaand aan een jaarwisseling kan per budgetmethode de budgetstructuur voor het volgende jaar alvast klaargezet worden.

De bedragen die tijdens de jaarafsluiting berekend worden krijgen dan meteen hun juiste deelbudget.

Budgetstructuur

In de budgetstructuur wordt ingesteld (per budgetmethode) met welke deelbudgetten er moet worden gewerkt, en wordt ingesteld hoe Wise per bestelling / exemplaar het deelbudget moet bepalen. Daarbij kan ook gebruik gemaakt worden van gegevens die in de bijbehorende systeemtabellen opgenomen zijn.

(TABBDC) Budgetmethoden

Per instantie kan een eigen Budgetmethode gedefinieerd worden. Of dezelfde bij een aantal instanties. Uiteraard kunnen ook alle instanties dezelfde budgetmethode gebruiken.

Nadat de benodigde budgetmethodes gemaakt zijn, kan in de instantie-tabel bij iedere instantie worden aangegeven welke budgetmethode die instantie gebruikt.

(TABBDO) Deelbudgetten

Iedere budgetmethode heeft de beschikking over maximaal 99 deelbudgetten, 00 t/m 99. De deelbudgetten zijn per budgetmethode te definiëren.

Deelbudget 01 moet altijd bestaan en heeft daardoor de betekenis 'totaal' . Voor alles wat uit dat totaal afgesplitst moet worden kan een budgetnummer gedefinieerd worden. Deze deelbudgetten kunnen bij het bestellen door Wise toegekend worden op grond van regels vastgelegd in tabel budgetconversie, zie Budgetconversie.

Zijn er dergelijke afgesplitste budgetnummers, dan bevat deelbudget 01 alleen de rest, of zelfs uitsluitend datgene waar Wise geen weg mee wist: de budgetfouten.

Kolom	Uitleg
Code	2 posities numeriek
Omschrijving	vrij
Gemiddelde prijs	leeg of uit systeemtabel TABGBP
Grootboek	Leeg of uit tabel Grootboekrekening (Financiën > Boekingsstructuur > Grootboekkoppelingen > Grootboek rekeningnummers (GRBREK))
Sorteergroep	Vrij

Wordt er tijdens een lopend jaar een nieuw deelbudget toegevoegd, dan dient - om die aanpassing te activeren - de actie 'budgetstructuur bijwerken' uitgevoerd te worden (zie Budget functies).

Wordt er een deelbudget verwijderd dan dient – om die aanpassing te activeren – de actie 'budgetstructuur bijwerken' uitgevoerd te worden. Het deelbudget wordt niet meer getoond op het budgetrapport, alleen wanneer er nog boekingen zijn. De naam van het budget is dan <onbekend>.

Door budgetten te voorzien van een sorteergroep kunnen ze op overzichten worden gesorteerd. Budgetten met dezelfde sorteergroep kunnen behalve bij elkaar gegroepeerd ook getotaliseerd worden. Dit alles is nog niet gerealiseerd

Budgetconversie

Doel van de tabel is om per budgetmethode aan te geven hoe Wise het juiste deelbudget aan een bestelling kan koppelen. De tabel wordt van boven naar beneden (default sortering) maximaal 3x doorlopen. De verwerking wordt afgebroken zodra een regel gevonden is die voldoet.

Stap 1:
Is het materiaal van het te budgetteren exemplaar (2 pos) te vinden in de tabel en voldoet een van de regels?

zo ja: budget is bekend
zo nee: stap 2

Stap 2:
Is de 1e pos van het materiaal van het te budgetteren exemplaar te vinden in de tabel en voldoet een van de regels?

zo ja: budget is bekend
zo nee: stap 3

Stap 3:
Is er een regel in de tabel met materiaal <leeg> die voldoet aan de ingegeven criteria?

zo ja: budget is bekend
zo nee: budget is 01

De volgende criteria kunnen als grondslag voor een budget-bepaling ingegeven worden:

Criterium	Toelichting
Materiaal
Leverancier
Medium-soort
Bijz. coll
Regiocode
NBD categorie
Volgnummer	Vrij in te geven om de verwerking van regels binnen één en hetzelfde materiaalsoort met criteria hierboven ingevuld dwingend in een bepaalde volgorde te laten plaatsvinden.
SCAT van / SCAT t/m
Budget

Zoals bij veel tabellen: zoek naar de alternatieven waarvoor zo min mogelijk vakjes ingevuld hoeven: een budget voor exemplaar met materiaalsoort B4 + mediumsoort BOE + nbdcategorie 4 + scat 2100 t/m 2999 zal veel sneller een van de criteria mislopen dan een budget voor alleen materiaalsoort B4:

Mogelijk staat in de titel geen leeftijd en is de scat daardoor 'vuilnisbak-jeugd-zonder-leeftijd'. Of misschien staat er in de titel geen "BOE" maar een afwijkend mediumsoort als 'boek+geluid' of 'prentenboek'.

Factuurkostenkaart

Alleen bruikbaar in de US.

Systeemtabellen

(TABBCL) Bijzondere collecties

Bijzondere collecties worden gecodeerd in een code van max drie posities. Deze code kan gebruikt worden bij het bepalen van het budget en plaatsing en uiteraard als selectie-middel.
Zo'n bijzondere collectie heeft veelal te maken met wijze waarop de exemplaren zijn verkregen (bijv. uit een nalatenschap) of zijn aangeschaft (speciaal potje of Standing Order).
Deze tabel wordt ook aangeboden onder manager > Exemplaren > Systeemtabellen

Veld	Uitleg
Code	Drie posities; 0-9 en/of A-Z.
Omschrijving	Vrij

(TABGBP) Gemiddelde prijzen

Tabel uit het oude Bicat om de gemiddelde prijs (in centen) van een bepaalde groep te kunnen vastleggen. Deze tabel heeft geen functie in Wise; werkte alleen in Bicat.

Veld	Uitleg
Code	1 positie; 0-9 of A-Z.
Omschrijving	Vrij
Gemiddelde prijs in centen	6 posities

(TABBDB) Budget boekcodes

Tabel met de beschikbare boekingscodes. Bij het invoeren van budgetbedragen — zie hiervoor Budget boekingen — wordt deze tabel aangeboden. De tabel wordt door OCLC vastgesteld en onderhouden.

Boekcode	Uitleg	Extra toelichting
00	Budgetbedrag	Wordt als 'netto' getoond op budgetoverzicht.
02	Overloop voorgaande jaren	Het bedrag aan uitstaande bestellingen tijdens de jaarovergang.
09	Standing order budget	Samen met boekcode 00 het totaal beschikbare budget.
12	Ontvangen materiaal
18	Overloop naar volgend jaar
19	Administratieve boeking