Organisatie en instellingen in OCLC Wise

Identificatie van het object

Door de opstellers van het landelijke RFID-model wordt er op aangedrongen om alle objecten te voorzien van een landelijk uitgegeven object identifier (een landelijk exemplaarnummer). Alle door de NBD geleverde exemplaren zijn al voorzien van een RFID-tag waarin een uniek landelijk object identifier is opgenomen. Naast het gebruik van deze (landelijke) object identifier mag ook een eigen (lokale) zebracode (exemplaarnummer)(blijvend) worden gebruikt. Voor Wise maakt het niet uit welke keuze wordt gemaakt: elk object (exemplaar) in Wise moet worden voorzien van een uniek exemplaarnummer. Dit is óf de (landelijke) object identifier of het (lokale) exemplaarnummer.

Als in een RFID-tag beide zijn opgenomen, zal het lokale nummer altijd (moeten) worden doorgegeven naar OCLC Wise. Bij deze keuze is verder van belang in hoeverre het exemplaar op andere manieren moet worden geïdentificeerd. Worden er nog (hand)scanners toegepast? In hoeverre moet op het object het unieke exemplaarnummer (zoals opgenomen in OCLC Wise) nog zichtbaar zijn? De (landelijke) object-identifier staat bij door de NBD geleverde materialen zowel IN de RFID-tag (leesbaar door de RFID-Reader) als OP de RFID-tag (als nummer te lezen en als zebranummer te scannen). Aan dit nummer is op geen enkele manier een logische betekenis te ontlenen.

Voor veelvuldig handmatige verwerking is het gebruik van deze gegevens op de RFID-tag niet bruikbaar. Er zal in het object steeds naar de plaats van de RFID-tag gezocht moeten worden (openslaan van het boek). Bij het gebruik van een eigen (lokaal) exemplaarnummer zal dit nummer op een of andere manier op het object moeten worden gezet/geplakt (exemplaarlabel), en zal dit nummer in de RFID-tag moeten worden opgenomen in het daarvoor bedoelde veld. Op het exemplaarlabel zal ook zichtbaar gemaakt worden welke organisatie eigenaar is van het object.

Bij gebruik van de (landelijke) object identifier zullen naast de leesbaarheid door de RFID-reader ook keuzes moeten worden gemaakt in hoeverre objecten nog verwerkbaar moeten zijn zonder RFID-reader. Als bij het toepassen van (controle)poorten niet de standaard RFID-techniek voor controle wordt gebruikt (volgens het landelijk model), zal dit mogelijk invloed hebben op de keuze voor het gebruik van eigen exemplaarlabels. Vaak is de beveiliging dan onderdeel van het exemplaarlabel.

RFID-tags

Alle van de NBD betrokken objecten zijn voorzien van een RFID-tag die is voorzien van een (uniek) landelijk object identifier. Naast deze door de NBD via de boekenstroom geleverde RFID-tags zal een organisatie moeten zorgen voor (lege) RFID-tags. Deze moeten vrij kunnen worden gebruikt voor vervangen van beschadigde RFID-tags, voor het coderen van bijlagen en voor de conversie van objecten welke nog niet zijn voorzien van RFID-tag(s). Er zijn verschillende partijen in Nederland die deze tags kunnen leveren.

Als ervoor wordt gekozen om (zoveel mogelijk) gebruik te maken van de (landelijke) object-identifiers, is het aan te raden om zoveel mogelijk gebruik te maken van (lege) RFID-tags die door de leverancier zijn voorgenummerd met een (landelijk) object identifier. Verschillende partijen bieden ook de mogelijkheid om een landelijk toegekende serie via een eigen conversie-applicatie uit te geven. Op zich kan dit goed gaan mits deze series op de juiste wijze worden uitgegeven en bewaakt. Zo niet, dan zullen nummers dubbel worden uitgegeven – op verschillende systemen en/of conversiestations. De organisatorische frustraties en kosten van deze fouten zijn over het algemeen niet gering.

Ook het OCLC Wise-systeem kent een voorziening om landelijk toegekende series op deze wijze uit te geven aan de OCLC Wise-conversie-applicaties. Ook deze oplossing kan echter niet voorkomen dat bij onjuiste toepassing nummers op verschillende systemen (dubbel) worden uitgegeven. Bij gebruik van deze mogelijkheid moet de bibliotheek (of de betreffende serviceorganisatie) van de KB (voorheen van SIOB) de beschikking hebben gekregen over een vrij uit te geven serie object-identifiers. Toepassing en uitgifte van deze vrije nummers valt volledig onder verantwoordelijkheid van de uitgevende bibliotheek.

Conversie van bijlagen

Het is aan te bevelen om op organisatieniveau de wijze waarop met bijlage(n) moet worden omgegaan te standaardiseren. Uiteraard moet dit aansluiten op de keuzes die zijn gemaakt om diefstalgevoelige materialen te beveiligen/bewaken. Mogelijkheden om materialen op een andere manier te beveiligen – dus niet via de RFID-tag – worden hier verder buiten beschouwing gelaten.

Er moet onderscheid worden gemaakt tussen de wijze waarop in het bibliotheeksysteem met bijlagen moet worden omgegaan (bijvoorbeeld bij inname in de balie van de Client) en de wijze waarop in de RFID-tag met bijlagen moet worden omgegaan (bijvoorbeeld bij inname via een zelfservice-station). Indien ook bijlagen worden voorzien van een RFID-tag zullen alle verschillende RFID-tags (hoofdobject en bijlagen) hetzelfde nummer van de object identificatie moeten bevatten. Bij gebruik van (lokale) labelnummers zullen alle RFID-tags van het object ook hetzelfde labelnummer moeten bevatten. Bij deze keuze moeten de (on)mogelijkheden van de zelfservice-software waarmee een organisatie werkt worden meegenomen.

Opbouw ISIL-code

Volgens het datamodel moet elke object (elke tag) zijn voorzien van een Bibliotheek Identifier (verder aangeduid als ISIL-nummer of ISIL-code). In de objecten die door de NBD worden geleverd, is nog geen ISIL-code opgenomen. Deze moet bij de verwerking (koppelen) van de ontvangen exemplaren alsnog worden opgenomen.

Deze ISIL-nummers zijn unieke organisatiecodes die door bibliotheek.nl worden uitgegeven. Met de ingang van datamodel 5.0 mag als onderdeel van de ISIL-code nu ook een (deel)collectiecode worden opgenomen. Per organisatie moet worden bepaald of in de op te nemen ISIL-codes ook een collectiecode moet worden opgenomen. Alle openbare Bibliotheken in Nederland hebben een ISIL-code met de volgende opbouw toegekend gekregen: NL08-xxxx0000 (waarbij xxxx het unieke gedeelte per organisatie is). Alle PSO's in Nederland hebben een ISIL-code met de volgende opbouw gekregen:

NL07-xxxx0000.

Als ook de (deel)collectiecode moet worden opgenomen moeten de laatste 4 posities van de ISIL-code (0000) worden vervangen door de (per vestiging benoemde) collectiecode. In OCLC Wise moet in het vestigingenbestand in de toe te kenen ISIL-code (per vestiging) dan ook de collectiecode worden opgenomen. De ISIL-code zal door OCLC Wise worden bepaald op basis van de (juridische) eigenaar van het exemplaar.

In elk exemplaar dient in de RFID-tag de ISIL-code te worden opgenomen. Gezien de continue wijzigingen in de organisatiestructuur van de openbare bibliotheken (sluitingen, samenvoegingen etc.) zal de inhoud van de ISIL-code in een deel van de exemplaren zijn verouderd. Op de site van BNL zijn overzichten beschikbaar van de wijzigingen in de uitgegeven ISIL-codes. Per OCLC Wise-systeem kan in TABISL voor de NL08-serie per ISIL-code (xxxx) de omschrijving van de bijbehorende organisatie worden opgenomen. Hiermee kan in OCLC Wise bij elk willekeurig Nederlands (OB)exemplaar de bijbehorende organisatie worden weergegeven.

Licenties

Instellingen in OCLC Wise

In verschillende onderdelen van OCLC Wise zijn instellingen opgenomen die invloed hebben op de werking van de RFID-functies.