Innemen - extra

Selectie van een klant

Een klant wordt geselecteerd door het innemen van een exemplaar dat aan die klant is uitgeleend.

De mogelijkheid om voor meerdere leners in te nemen in de balie zonder klantwisseling/afsluiting moet worden ingesteld in de Manager:
Beheer organisatie > Vestigingen > Vestiging > Tab Balie > veld Innemen meerdere klanten:

• N – Nee : elke lener apart
• J – Ja : alleen autom. Wissel als geen registratie
• F – Familie : wissel na akkoord
• A – Allemaal ; wissel zonder melding (automatisch)

Bij F zal Wise doorgaan indien de klanten op hetzelfde adres wonen. Aan het einde van de sessie worden de bedragen naar iedere pas weggeschreven. Wonen de leners niet op hetzelfde adres dan verschijnt de melding "Aan andere klant uitgeleend; Familieoptie; Innemen? Ja / Nee".

Verder kan ook nog een klant met de 'klantzoekfunctie' worden opgenomen.

In te nemen exemplaar bevat onbekende vestigingscode

Indien een in te nemen exemplaar een niet-bestaande vestigingscode heeft wordt gevraagd of het exemplaar geherloceerd mag naar 'deze vestiging'.

Daarna wordt gemeld dat de inname nog niet correct is en moet het exemplaar opnieuw ingenomen worden

Innemen van exemplaren van de exemplarenactielijst

Het oproepen en printen van de exemplarenactielijst is te vinden bij onderdeel Exemplaren > Overzichten.

Op de actielijst staan exemplaren die uit de kast gehaald moeten worden en daarna moeten worden ingenomen.

Inname van:

• Exemplaren met aktie A (afschrijven wegens ouderdom of nultermijn): worden direct afgeschreven.
• Exemplaren met aktie G
• Exemplaren met aktie H (herloceren): gaan op transport naar de volgende vestiging.
• Exemplaren met aktie I (revisie): gaan bij inname op transport naar BCB-beheerder. Deze exemplaren mogen ook door vestiging afgehandeld worden wanneer dit is ingesteld in de Manager.
• Exemplaren met aktie J (laatste exemplaar): gaan op transport naar BCB-beheerder/magazijn of mogen behandeld worden door de eigen vestiging, afhankelijk van de instellingen in de Manager.
• Exemplaren met aktie K
• Exemplaren met aktie R (doorschuiven): gaan op transport naar een volgende container.
• Exemplaren met aktie V (verkoop): gaan op transport naar de verkoopvestiging of worden in de eigen vestiging afgeschreven voor de verkoop, indien dit is ingesteld.
• Exemplaren met aktie W

Innemen van het exemplaar geeft aan welke actie het betreft en indien nodig verschijnt een transportbon.

Voorbeeld van een aktie V:

Voorbeeld van aktie I in en door eigen vestiging:

Toelichting:
Inname vindt plaats in vestiging 8612. De beheerder van dit exemplaar is ook vestiging 8612. Vestiging geeft bij revisie aan of het exemplaar terug in roulatie of uit de collectie gaat (verkoop of afschrijven), naar magazijn is ook mogelijk.

Innemen van transportexemplaren

Indien een exemplaar op transport is gezet naar de vestiging zal OCLC Wise bij het innemen onderzoeken wat de reden (bijv. een reservering) is, en aangeven wat er dan mee gedaan moet worden (bijv. op de reserveringsplank zetten).

Dit wordt zowel op het scherm als op de bon gemeld.

Het komt voor dat een gereserveerd exemplaar vanuit het netwerk op transport wordt gezet maar dat ondertussen het eigen exemplaar al wordt ingeleverd. In zo’n geval zal Wise het eigen exemplaar voor de klant klaar zetten. Het exemplaar dat op transport onderweg is wordt bij inname direct weer teruggestuurd naar de eigenaar.

Innemen gastklant-exemplaar

Een gastklant leent exemplaren via de reguliere weg. De gastklant mag deze exemplaren in de thuisvestiging inleveren. Zodra de klant het gast-exemplaar inlevert, verschijnt de melding 'Exemplaar versturen naar gastvestiging!'

Als in de configuratie ingesteld is dat een transportbon moet worden afgedrukt, dan volgt er na inname een bon met de gegevens waar het exemplaar naar toe gestuurd dient te worden.

De status van het exemplaar wordt niet gewijzigd (geen transportstatus).

Op basis van de barcode kan via Exemplaar > Exemplaar inzien de details van het net ingeleverde exemplaar worden opgevraagd.

De thuisvestiging van de gastklant stuurt vervolgens het exemplaar naar de gast-vestiging. Daar wordt het exemplaar ingenomen via de reguliere inname-procedure. Er volgt geen melding of iets dergelijks. Voor Wise is dit een normale inname van een bekende klant.

In de klantbalk valt te lezen dat het exemplaar wordt ingenomen van een gastklant (klantnummer en status in blauw veld).

Innemen van een gereserveerd exemplaar

Bij het innemen (ook via de boekenbus-modus en de zelfservice) worden gereserveerde exemplaren door OCLC Wise onderschept.

Reserveringen die bestemd zijn voor de eigen vestiging moeten op de reserveringsplank worden gezet:

 

Reserveringen voor klanten in een andere vestiging moeten op transport worden gezet:

De klant kan aangeven hoe hij een reserveringsbericht wil ontvangen: per post, e-mail of SMS. Dit kan via de Klantenadministratie > Tabblad 7. Eigenschappen-2 > Berichtvoorkeuren, of door de klant zelf via de Wisecat+ via Mijn Menu.

De reserveringsbon vermeld hoe het reserveringsbericht wordt verstuurd:

De klant wil het bericht via e-mail ontvangen, maar heeft geen e-mailadres?
Dan zal Wise kijken of er een formulier verzonden kan worden.
Is die niet in de berichtvoorkeursmethode ingesteld? Dan geeft Wise aan dat er geen reserveringsbericht verzonden wordt.

Wise drukt ook eventuele ophaalkosten voor de reservering af op de bon.

Bij inname van een gereserveerd exemplaar kan de inleverende klant het materiaal niet weer meenemen, er rust immers een reservering op. Wanneer de systeemoptie RSV_IMD actief is (instellen in de Manager) kan gereserveerd materiaal wel weer meegegeven worden aan de klant, MITS de inlevertermijn nog niet is verstreken!

Aan de balie verschijnt bij inname de volgende melding:

In overleg met de klant kan het materiaal wel of niet worden ingenomen. Er vindt geen wijziging van de retourdatum plaats, die blijft gehandhaafd.

Op de lijst Geleende exemplaren (F9) komt 'reservering' in het veld opmerking achter de titel te staan. Indien de reservering later door een ander exemplaar wordt gehonoreerd verdwijnt de opmerking.

Innemen van de reserveringsplank
Binnengekomen exemplaren worden klaargezet op de reserveringsplank.

Wordt een exemplaar van de reserveringsplank ingenomen (i.p.v. Uitgeleend) dan zal OCLC Wise melden voor welke klant het exemplaar is gereserveerd en vragen of de reservering nu ook moet worden afgeboekt.

Wanneer de reservering wordt afgeboekt, wordt de reservering verwijderd. Het exemplaar krijgt status B (= Binnen).

Met 'Zo laten' verandert er niets en kan het exemplaar weer op de reserveringsplank worden gezet:

Inname van staf-exemplaren – sorteerlicentie

N.B. Het innemen van staf-exemplaren via de automaat (sip2/zus) wordt alleen ondersteund als voor de vestiging een sorteerlicentie is uitgegeven.