Batch-ontvangsten

Dit menu is te vinden via Financieel > Batch-ontvangsten. Op basis van bankafschriften kunnen reeds betaalde nota’s, zoals contributies en nota-materiaalvergoedingen, via batch worden geboekt. Dit kan met het factuurnummer of – in geval van contributies – met het klantnummer.

Het bank/gironummer (van de bibliotheek) waarop geboekt moet worden, moet bekend zijn binnen het systeem. Daarom moet in de toegangscode waarmee gewerkt wordt ingevuld zijn met welke BankGiroDagBoeken de vestiging werkt^*. Wanneer deze instellingen in de Manager ontbreken, volgt er een foutmelding 'Geen bank/giro instellingen gevonden!'

^*Er moet een en ander worden ingesteld in de Manager > Financiën > Banken. Vervolgens moet(en) de bankcode(s) bij de toegangscode in het veld BankGiroDagBoeken zijn ingevuld, voorafgegaan door een B of een G.

Een klant heeft een factuur ontvangen voor onderstaande posten die via batch verwerkt kunnen worden:

Ga naar Financieel > Batch-ontvangsten. Voer in het veld 'OF kenmerk' het factuurnummer in.

Voor het veld Kenmerk geldt de volgende invoer:

Oude Bicat factuurnummers worden voorafgegaan door de code van de financiële organisatie (fo) en daarna het jaar-maand-dag.

OCLC Wise kenmerken worden voorafgegaan door een 'vraagteken' gevolgd door een '1'. Daarna volgt de rest van het kenmerk: aa = financiële groep, ii=instantie daaarna 1 positie van het jaartal en twee posities voor de maand.

Contributieposten kunnen worden verwerkt door hier het klantnummer in te voeren.

Druk op <Enter> of klik op 'Zoek posten'. Hierna verschijnen factuurbedrag en gegevens van de klant:

De gehele factuur kan worden verwerkt of een gedeelte ervan. Geef dan het deelbedrag in.

Met de knop 'Alles' kan, na het invoeren van een deelbedrag, het volledige bedrag van de factuur worden teruggezet.

Met 'Vandaag' wordt de boekdatum op 'vandaag' gezet.

Batch- en batchvolgnummer
Als je bij het dagboek een vinkje hebt gezet bij het veld 'vragen naar batch', dan worden deze velden getoond:

Indien ingevuld (bijv. Batch = 2 en Batchvolgnummer = 1234), zijn de nummers terug te vinden in de financiële historie van de klant:

Klik vervolgens op 'Afhandelen' om de post bij de klant te boeken. Vervolgens kan een volgend factuurnummer worden ingevoerd om af te handelen.

Gebruik 'Quit' om het batch-verwerken scherm te verlaten, maar niet nadat een overzicht met alle verwerkte facturen (in dit voorbeeld één factuur) is aangemaakt:

De (verwerkte) registraties zijn terug te vinden in de financiële historie van de klant.