Deposito (tegoed)
Het is mogelijk om met deposito's (tegoeden, rekening courant) te werken. Met een tegoed kan de klant registraties en andere kosten betalen. De mogelijkheid hiertoe moet eerst via de systeeminstellingen in de Manager worden geregeld.
Deposito kopen en inzien
Via Financieel > Kassa > Invoeren van overige ontvangsten kan door de klant een deposito worden gekocht. Ook via iDEAL, mits een bibliotheek daar gebruik van maakt, kan een deposito worden gekocht.
Via Financieel > Kassa > Invoeren van overige uitgaven kan een deposito weer retour worden gegeven – mits post of code 5910 aanwezig is.
Het deposito-bedrag is rechts in de klantbalk zichtbaar:
Bij de financiële gegevens van de klant, tabblad Deposito is het tegoed ook te zien. Door te dubbelklikken op een regel verschijnt het detailscherm:
Ook de tegoeden die in theaterWise ontstaan zijn getoond (mits de bibliotheek en het theater tot dezelfde Financiële Organisatie behoren)
Klik op 'Quit' om het scherm te verlaten.
Boekingen en details Deposito: kijk bij de registraties!
Een aangeschaft tegoed wordt als registratie geboekt. Ook betalingen uit een deposito worden als registratie geboekt.
Om het gebruik van een deposito te zien, moet u daarom naar het tabblad Registraties, zet de selectiestip op 'Historie'. U kunt op dit tabblad (onder meer) zien wat er aan deposito's is gekocht en betaald.
Deposito: geen afrekenblok in de balie
Als een klant een tegoed (deposito) heeft, zal een registratie onmiddellijk worden verrekend met dit tegoed, zonder een afrekenblok te tonen. Zie cursief voor de voorwaarden 'direct af te boeken'.
Het afrekenblok wordt WEL aangeboden als in het balieprofiel is ingesteld dat ook bestaande en/of oude registraties moeten worden getoond bij het afsluiten van de sessie.
Voorwaarden voor het direct afboeken van deposito:
- Posten die door het systeem worden aangemaakt, kunnen worden verrekend met het tegoed op voorwaarde dat het saldo van het tegoed groter of gelijk is aan de te betalen post. Er zullen namelijk geen deelbetalingen plaatsvinden bij het direct verrekenen.
- Posten mogen niet handmatig zijn aangemaakt door bijvoorbeeld het verkopen van een tasje of door het aanmaken van een handmatige registratie.
De reden is dat de gebruiker de mogelijkheden van het afrekenblok moet kunnen gebruiken: kwijtschelden, betalen per kas, pin etc.
Met de systeemoptie COUR_RG (aanzetten in de Manager) wordt nieuw deposito direct met opgenstaande registraties verrekend, maar: dit gebeurt alleen op moment van storten, en het werkt uitsluitend vanuit de balie.
Deposito pas te gebruiken als ervoor betaald is
Het ophogen van het tegoed vindt pas plaats op het moment dat de betaling plaatsvindt (en niet bij het boeken van de kasontvangst).
Ook is het niet mogelijk om met een eerder aangeschaft deposito nieuw deposito bij te kopen. Het storten van tegoed kan alleen via Kas, Bank of Giro.
Correctiekas
Om correcties op depositoposten mogelijk te maken kan een 'correctiekas' worden gebruikt (vraag uw systeembeheerder).
Deze correctiekas wordt in het afrekenblok aangeboden als er depositoposten worden aangeboden. In alle andere gevallen zal deze kas worden onderdrukt.
Stel, een klant heeft het kopiëren betaald met zijn deposito, maar een aantal kopieën blijken mislukt te zijn en de klant wil zijn geld terug. Er kan niet zomaar geld uit de kas gehaald worden, want dan ontstaat er een kastekort.
Als de correctiekas is ingesteld kan het tegoed van de klant opgehoogd worden en bij het afrekenen gekozen worden voor 'correctiekas'. Er zullen dan geen kasverschillen optreden en via de kasoverzichten is te zien hoeveel er 'gecorrigeerd' is.