Overige ontvangsten
Scherm overige ontvangsten
Het scherm Overige ontvangsten kan op twee manieren worden geopend:
- Financieel > Kassa > Invoeren overige ontvangsten
- Uitlenen > Klant > Financieel > Overige ontvangsten
Per financiële organisatie kunnen maximaal 999 kasontvangstcodes worden gedefinieerd. Per code kan een standaardprijs worden opgegeven en wordt aangegeven of bij een boeking verplicht een klantnummer moet worden opgegeven.
Het is mogelijk om gebruik te maken van persoonlijke kassen; dat wil zeggen dat wanneer een medewerker inlogt, zijn/haar kas de lokale kas vervangt. Neem hiervoor contact op met de systeembeheerder. Het is hiervoor nodig dat:
- de systeemoptie PERSKAS gezet is;
- de verschillende kassen aan de rol gekoppeld worden;
- per vaste kas aangegeven wordt dat deze overruled mag worden.
Afhankelijk van de bevoegdheden en de geïnstalleerde financiële dagboeken zal bij het oproepen van deze functie worden gevraagd in welk financieel dagboek de boeking moet worden gemaakt.
Hierna kunnen de ontvangsten worden ingevoerd: selecteer de in te voeren posten uit de lijst links in het scherm. Hierna kunnen aantal en bedrag worden ingevoerd.
- Als bij de ontvangstcode een standaard-prijs is ingevuld (financiële tabellen), zal hiermee worden gerekend. De berekende prijs mag aangepast worden.
- Als bij een ontvangstcode is aangegeven dat een klant moet worden ingegeven (zoals bijvoorbeeld bij het verkopen van leenstrippen en deposito), zal Wise vragen om de ingave van het klantnummer.
- Het is niet toegestaan om boekingen te maken met een negatief bedrag.
Klik op 'OK' naast het bedrag van de post.
Desgewenst kan op dezelfde manier nog een post toevoegd worden.
Annuleren
Annuleren van een reeds opgevoerde post kan alleen als deze nog niet is geboekt. Selecteer de betreffende regel en klik op Annuleer om de post te annuleren.
Memo
Met de knop Memo kan een kleine toelichting gegeven worden bij een opgevoerde post. Selecteer de betreffende regel, en klik op 'Memo'. In het overzicht kasdetails (80) worden deze memo's getoond.
Boeken
Klik tot slot op 'Boeken', onderaan in de blauwe balk. De melding 'Deze post(en) boeken?' verschijnt. Klik op 'Ja'. Er zijn nu twee mogelijkheden:
- Als het menu is geopend via Financieel > Kassa > Invoeren overige ontvangsten opent er meteen een afrekenblok.
- Als het menu is geopend via Uitlenen > Klant > Financieel > Overige ontvangsten wordt het bedrag als een registratie opgeslagen (zie hieronder). Na het sluiten van de sessie, met F12, komt het afrekenblok alsnog in beeld.
Het ingebrachte bedrag moet in zijn geheel worden afgehandeld (ontvangen). Indien ingesteld kan een kassabon worden geprint.
Kassabon instellen
Dit gaat via het Balieprofiel, te regelen via de Manager > Poort- en profielbeheer. Bij Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie is te zien welk balieprofiel in gebruik is, en bij welke transacties welke bon wordt geprint.
Zie ook Werkplekbeheer - configuratie.
Afzonderlijke boekcode(s) kunnen voor de losse verkoop van strippen worden gebruikt; dergelijke strippen kunnen alleen worden verkocht aan klanten die een abonnement hebben met strippen.
Strippen instellen via (met eventueel de afzonderlijke boekcodes) Manager > Producten en diensten > Productgroep > Verkoop strippen. De boekcode(s) voor deze los te verkopen strippen moeten voorkomen in de Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Boekingstabellen > Kasontvangsten. Losse strippen moeten worden verkocht via de Client > Financieel > Kassa > Overige ontvangsten.
Deposito via Uitlenen éérst geboekt als registratie
Via Financieel > Kassa > Invoeren overige ontvangsten kan deposito worden verkocht, net als via Uitlenen > Klant > Financieel > Overige ontvangsten.
Via Financieel > Kassa > Invoeren overige ontvangsten kan na het boeken van het bedrag direct worden afgerekend: er komt een afrekenblok in beeld.
Via Uitlenen > Klant > Financieel > Overige ontvangsten komt er na het boeken van het bedrag GEEN afrekenblok in beeld. Daardoor is er geen moment van afrekenen beschikbaar, en wordt het bedrag als een registratie opgeslagen. Na het sluiten van de sessie, met F12, komt het afrekenblok alsnog in beeld.
De reden: er is een uitleensessie bezig. Na het boeken van het deposito is het mogelijk om verder te gaan met uitlenen; mogelijk komen er dan nog posten bij die ook geboekt/betaald moeten worden (bijv. leengeld). Ná het afsluiten van die gehele sessie, met F12, komt het afrekenblok op het scherm voor de finale betaling.
Let op:
Komt er na het afsluiten van de gehele sessie nog steeds geen afrekenblok in beeld, dan moet het gebruikte balieprofiel worden gecontroleerd: via Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > Balieprofielen > Balieprocedures. Daar is het moment van afrekenen ingesteld: moet er worden afgerekend bij registraties of alleen bij kosten in de (actuele) sessie? Als in het baliepatroon is vastgelegd dat er NIET afgerekend wordt, dan zal het het afrekenblok niet verschijnen.