Ontdubbelen

Systeemoptie ONTKCLI

De functionaliteit om klanten te ontdubbelen is afhankelijk van systeemoptie ONTKCLI. Met deze systeemoptie is het mogelijk om direct via het ontdubbelscherm een ontdubbelactie te starten waarbij alle klanten worden gecheckt.
Uitleg afkorting ONTKCLI: ONTdubbelen van Klanten in de CLIent

De systeemoptie ONTKCLI moet aangezet worden in de manager, bij Systeemwise > Systeemopties.

Voor het ontdubbelen is voldoende bevoegdheid in actoren-beheer nodig. De bevoegdheden die hier minimaal voor nodig zijn:

Bevoegdheid	Niveau Vestiging	Niveau Instantie	Niveau Systeem
Actoren	7	3	0
Actoren_contributie	15	15	0

Werking

Met deze functie kan de bibliotheekmedewerker (afhankelijk van de bevoegdheid) actoren aanroepen die kunnen worden ontdubbeld.

Matchingscriteria
Er zijn een aantal matchingscriteria van toepassing. Deze verschillen op sommige punten tussen Nederland en BE. In de tabel hieronder staan de matchingscriteria voor beide markten:

Nederland	BE
Familienaam	Familienaam
Geslacht	Geslacht
Geboortedatum	Geboortedatum
Adres	Exact gelijk rijksregisternummer
Eerste letter van roepnaam als deze aanwezig is	Eerste letter van de voornamen
	Actoren met gelijke familienaam en geboortedatum, maar afwijkend rijksregisternummer, worden niet aangeboden als eventuele duplicaatklant. Actoren met gelijke familienaam en geboortedatum, maar zonder rijksregisternummer, worden wel aangeboden als eventuele duplicaatklant.

Het vertrekpunt is altijd de eigen instantie (bepaald door de inlog die de ontdubbelfunctie opstart). Welke klanten heeft deze. Met dat lijstje gaat Wise kijken:

• In BE: welke klanten kan het systeem als mogelijk duplicaat vinden. Wise kijkt daarbij naar alle klanten in het gehele systeem.
• Bij de overige systemen: Voor welke klanten binnen de VSL-groep ( 'accepteer klanten van')  kan Wise een duplicaat vinden.

Er wordt een tabel gevuld met alle matches. Vanuit die tabel worden regels opgehaald en getoond op het scherm.
Een geautoriseerde medewerker kan in de Client via menu Klanten naar Ontdubbelen gaan.

Verwerking: het ontdubbelscherm

Welke actor blijft over?

Bovenin het ontdubbel scherm staat de actor die na ontdubbelen overblijft. Het systeem zet hier de actor neer waarop de meest recente activiteit heeft plaatsgevonden. Maar het is ook mogelijk om één van de andere gevonden klanten als ‘over te blijven’ te plaatsen. Klik dan op de button ‘Blijft over’ aan de rechterkant.

Bovenin staan de volgende gegevens van de overblijvende lener (actor): 

• actornummer
• familienaam
• voornamen
• geboortedatum
• instantiecode

• Voor BE: rijksregisternummer

• laatste activiteitsdatum
• abonnementstatus
• abonnementnummer
• hoofdvestiging

Gebruik vanuit het ontdubbelscherm de knop Details om gelijk naar het klantdetailscherm te gaan voor meer informatie.
Klik voor een snelle toegang tot klantgegevens in het witte deel naast de naam van de klant. Zie hieronder:

Bij klanten uit andere instanties wordt de knop Details inactief (grijs) en is dus niet beschikbaar.

Bij elke te ontdubbelen lener staat een checkbox waarmee deze kan worden aangevinkt (zie rode vak in de afbeelding hierboven). Elke lener die geselecteerd is wordt meegenomen in de ontdubbelingsactie.

• Negeer = overslaan
  Vink ‘Negeer’ aan als deze actor niet in aanmerking komt voor de ontdubbeling. Na aanvinken zal deze actor bij een volgende ontdubbelingsactie niet meer worden getoond.

• Ontdubbel = selecteer
  Vink ‘Ontdubbel’ om de actor te selecteren voor de ontdubbeling.

Verwerken
Klik onderin op de knop ‘Verwerk'.
Om een ontdubbelingsvoorstel over te slaan: vink niets aan en klik op Verwerk.

De actoren die zijn geselecteerd om te ontdubbelen, zullen worden ontdubbeld. De volgende gegevens worden overgenomen naar de lener die overblijft:

• uitleningen
• reserveringen
• leenhistorie
• abonnementen (het lopende abonnement blijft het enige overgebleven abonnement: de rest wordt beëindigd, maar wel meegenomen)
• financiële gegevens
• pasnummers
• e-mailadres (de eerstvolgende e-mailadressen worden bijgeplaatst in het hoofd e-mailadres, BCC1 en BCC (wanneer nog niet gevuld)
• pincode:  Als de overblijvende actor al een pincode heeft, blijft deze actief. Als de overblijvende actor geen pin heeft en de verwijderde actor wel dan wordt deze pincode overgenomen bij de actor die overblijft.

•  Voor BE:

  Vanaf versie 7.0.7:  Als één van de actoren de voorkeur voor bijhouden van leenhistorie (blok_log=N) heeft, wordt deze altijd aan de overblijvende actor gekoppeld.

Negeer-button: voor ontdubbelen genegeerde klanten

De actoren die door middel van de knop ‘Negeer’ zijn aangewezen, worden niet meer meegenomen als dubbelaars en daarom ook niet meer getoond in volgende ontdubbelacties.

De enige overgebleven mogelijkheid om te ontdubbelen is dan op individuele basis. Zie voor meer informatie hierover Tabblad 3. Contributie.

Ga voor een overzicht van deze klanten naar Klanten > Overzichten > Dubbele klanten. Hierop staan alle actoren die met de optie Negeer zijn aangevinkt en dus niet zijn meegenomen in de ontdubbelactie. Zie voor meer informatie Bij ontdubbelen genegeerde klanten.

In Tabblad 6.Eigenschappen-1 van de Klantenadministratie is een item ‘Geblokkeerd voor ontdubbelen’. Deze wordt automatisch op Ja gezet met bijbehorende datum, indien de actor genegeerd is. Zie ook Tabblad 6. Eigenschappen-1.