Bewaartermijnen - Retentieperiodes
Inleiding
De Nederlandse en Europese privacy-wetgeving heeft mede invloed op hoe lang de gegevens van klanten bewaard mogen worden. De periode waarin de gegevens bewaard worden, wordt de bewaartermijn genoemd, of de retentieperiode. Sommige gegevens mogen (of moeten) langer bewaard worden dan andere; financiële gegevens moeten bijvoorbeeld in Nederland om fiscale redenen zeven jaar bewaard blijven. Hieronder staat beschreven welke gegevens door OCLC bewaard worden, en voor hoe lang (afhankelijk van de instellingen).
Bewaartermijnen lidmaatschap
In de afbeelding hieronder staat een voorbeeld van het lidmaatschap van een klant, en de bewaartermijnen voor de gegevens van deze klant. Dit voorbeeld gaat uit van de volgende instellingen in systeemWise > Systeeminstellingen, op basis van de huidige privacy-wetgeving:
- Actieve retentie bibliotheek (in maanden): 24
- Inactieve retentie bibliotheek (in maanden): 24
- Actieve retentie financieel (in maanden): 84
- Inactieve retentie financieel (in maanden): 84
De groene balk geeft de periode van lidmaatschap van de klant weer. De klant schrijft zich in op 1 januari 2015 en krijgt een contributiefactuur. Deze wordt netjes betaald; zo ook op 1 januari 2016 etc. De klant is een aantal jaren lid, en in Q4 van 2022 zegt hij zijn lidmaatschap op. Daarna is hij geen lid meer.
Contributie
De afspraak - en ook wettelijke verplichting - is dat OCLC zeven jaar lang de financiële administratie van deze klant bewaart. In de afbeelding is te zien dat vanaf 1 januari 2015 de financiële regels die gaan over de contributie bewaard worden tot en met Q4 2021. Daarna worden deze regels uit het systeem verwijderd. De contributiegegevens van 2016 worden bewaard tot en met Q4 2022, etc. De contributiegegevens van het laatste jaar van lidmaatschap (2022) blijven in het systeem bewaard tot en met Q4 2028. Dit geldt dus ook voor de actor.
Uitleningen
In het geval van uitleentransacties is te zien dat de klant iets leent in 2015: deze transactie zit twee jaar in het systeem volgens de afgesproken bibliotheektermijn. Deze informatie wordt twee jaar lang bewaard, daarna wordt de uitleentransactie geanonimiseerd en ontkoppeld van de lener (de informatie wordt dus niet weggegooid).
Boetes
Voor boetes geldt hetzelfde als voor de contributiepost: deze informatie moet zeven jaar bewaard worden. De klant in het voorbeeld heeft een boete veroorzaakt in het laatste jaar van zijn lidmaatschap (Q3 van 2022). Deze informatie zit vervolgens nog tot en met Q2 2029 in het systeem.
Titel eerder geleend
Hiervoor geldt de termijn van twee jaar bewaren na opzegging lidmaatschap. Na deze twee jaar (retention_inactive_library = 24) zijn de gegevens weg.
Conclusie
De klant zegt zijn lidmaatschap op in Q4 2022, maar de actor is in dit geval pas helemaal verdwenen in Q3 2029.
Overzicht
In de tabel hieronder staat een overzicht van wanneer welke informatie van de klant wordt verwijderd/geanonimiseerd, afhankelijk van of de klant actief of inactief is. Hierbij gaan we wederom uit van de retentie-instellingen zoals hierboven aangegeven.
Let op: 'inactief' betekent uitgeschreven.
Wanneer wordt informatie verwijderd/geanonimiseerd?
| Actor Actief | Actor Inactief | |
|---|---|---|
| NAW + tel + e-mail | 7 jaar na opzegging | |
| Abonnementen (rollen) | Info ouder dan 2 jaar | |
| Titel eerder geleend | 2 jaar na opzegging | |
| Aanwinstprofielen | 2 jaar na opzegging | |
| Leenhistorie | Info ouder dan 2 jaar | |
| Exemplaarhistorie | Info ouder dan 2 jaar | |
| Reserveringen | Info ouder dan 2 jaar | |
| APP gebruik | Info ouder dan 2 jaar | |
| Argos gebruik | Info ouder dan 2 jaar | |
| Marketing/Nieuwsbrief | Info ouder dan 2 jaar | |
| KSM | Info ouder dan 2jaar | |
| Klantmeldingen | Info ouder dan 2 jaar | |
| Berichten | Info ouder dan 2 jaar | |
| schoolWise (leeslog etc.) | Info ouder dan 2 jaar | |
| Tickets | Info ouder dan 2 jaar | |
| Actormutaties | Info ouder dan 7 jaar | |
| Blokkades | 2 jaar na opzegging | |
| Documenten (machtiging) | 7 jaar na opzegging | |
| Passen/gebruikersnaam | 2 jaar na opzegging | |
| Relaties | 2 jaar na opzegging | |
| Incasso records | Info ouder dan 2 jaar | 2 jaar na opzegging |
| Deurwaarder procedure | Info ouder dan 2 jaar | 2 jaar na opzegging |
| Financiële transacties | Info ouder dan 7 jaar | 7 jaar na opzegging |
Als een klant wordt verwijderd via de Client krijgt deze een ander actor_id, waardoor deze niet meer te herleiden is naar de echte actor (actor wordt geanonimiseerd). Bij het anonimiseren van uitleningen wordt alleen de actor_id geanonimiseerd. Informatie zoals abonnementnummer, wijk- en postcode etc blijft staan.
Het is mogelijk om een abonnement stop te zetten en weer te activeren, maar alleen binnen twee jaar. Na twee jaar is de actor weg, dus dan moet de klant opnieuw worden ingeschreven. De NAW-gegevens zijn nog wel aanwezig, net als het pasnummer en gebruikersnaam (deze worden pas na zeven jaar inactief verwijderd)
Voorwaarden voor verwijderen
Soms blijven gegevens inzichtelijk, ook al zou de informatie volgens de tabel hierboven verwijderd of geanonimiseerd moeten zijn. Er zijn een aantal voorwaarden voor het verwijderen van actoren.
De actor mag geen:
- records meer hebben in fin_posten
- records meer hebben in fin_posten_archief die jonger zijn dan de ingestelde aantal maanden (financial_inactive). Fin_posten worden opgeruimd uit fin_posten_archief op adm_edatum.
- exemplaren meer hebben geleend
- rol hebben van het type EDUB waarvan de uitschrijfdatum jonger is dan 3 maanden
- rol hebben van het type ABON of EDUV waarbij de einddatum jonger is dan 24 maanden
- rol hebben van het type EXTR, XTRN, VEST, PERS, LEVR of BST
- record meer hebben in tabel wise_rol
- record meer hebben in actor_blokkade van het type ALG of DEU
- record meer hebben in de tabel rol_supplier
- record meer hebben in de tabel rol_levr_extern
- record meer hebben in actor_auth_middel waarbij de gebruikersnaam wordt gebruikt als poort-id voor SIP-automaten
- record meer hebben in rol_vestiging
- record meer hebben in rol_external
- record meer hebben in rol_vest_extern
- record meer hebben in rol_personeel
Is iets van bovenstaande nog van toepassing, dan wordt de actor niet verwijderd.
Ook gelden de onderstaande voorwaarden:
- Systeemoptie NOAFVLN heeft geen invloed op de routine voor het opschonen van de retentie.
- Actoren met een lege eind_datum in rol van het type 'ABON' worden nooit opgeschoond
- Actoren met een status < 8 van het type 'ABON' in tabel 'rol' worden nooit opgeschoond
- Actoren met een rol 'ABON' met subtype (waarde) 'SPEC' of 'ADMI' worden nooit opgeschoond
Vanaf versie 8.0.0 kun je een actor met een rol 'ABON' met subtype (waarde) 'SPEC' of 'ADMI' (speciale pas of administratieve pas) verwijderen via de Klantenadministratie. Deze actor wordt dan wél opgeschoond door de retention cleanup job.
Instellen in de Manager
In systeemWise > Systeeminstellingen zijn vier velden toegevoegd voor een termijn t.b.v. de bewaartermijnen (GDPR). Deze waarden zijn niet muteerbaar; ze zijn alleen inzichtelijk zodat de klant de retentie kan inzien. De standaardwaarde = 0, dat betekent dat het niet aanstaat in het systeem. Op verzoek van de klant zal OCLC deze waarden voor de klant muteren. OCLC moet deze waarden muteren, omdat wanneer de velden in de Manager verkeerd worden ingevuld het risico bestaat dat er per ongeluk actoren verwijderd worden.
Deze waarden staan in de tabel wise_systeem.
Wanneer deze instellingen worden ingevoerd door OCLC, zal dit proces niet in een keer worden uitgevoerd, maar over een bepaalde tijd. Afhankelijk van de grootte van het systeem zal dit een paar dagen of weken duren. Aan het einde van het proces zijn de inactieve actoren verwijderd uit het systeem.
Openstaande tegoeden bij verwijderde actor
Onderstaande is op 05-07-2023 gecommuniceerd via de Wisedist.
Het blijkt dat soms klanten met een openstaand tegoed wel verwijderd worden, maar dat de tegoeden dan niet afgeschreven/verwijderd worden.
Om dit te voorkomen en te zorgen dat dit goed afgehandeld wordt, adviseren wij daarom aan alle klanten die met de retentieprocedure willen gaan werken om per instantie op het systeem in te richten dat openstaande tegoeden van klanten waarvan het abonnement verlopen is na een bepaalde tijd aan de bibliotheek te laten vervallen. Ook systemen waar de retentieprocedure al op draait, adviseren we om dit alsnog in te richten zodat het aantal tegoeden zonder actor niet verder oploopt.
In Wise is hier al een mooie procedure voor aanwezig waarbij bij het openen van de maand gekeken wordt welke openstaande tegoeden hiervoor in aanmerking komen. Dit regel je per instantie via Manager > Beheer organisaties > Instanties, met de volgende twee velden:
- Afboeken tegoed na xx maanden
- Maximum bedrag tegoed afboeken
Zie voor meer informatie over deze velden de handleiding Instanties.
Whretensioncleanup
Het verwijderen van actoren gaat via de job whretensioncleanup . Deze job draait elke tien minuten, en is te volgen via het Dashboard.
Gebruik om te zien hoeveel actoren en bijbehorende gegevens er zijn verwijderd in een bepaalde periode het rapport 'Verwijderde klantenrecords per dag'. Dit rapport kan worden opgevraagd via Manager > systeemWise > Rapporten > Rapportages (ingericht per functie) > Verwijderde klantenrecords per dag.