Instanties
Definitie
Een instantie is de bestuurseenheid die de activiteiten en werkzaamheden in vestigingen aanstuurt. Onder vestigingen wordt verstaan: bibliotheek, mediatheek (scholen), theater, filmhuis etc.
Het instellen van de diverse mogelijkheden van Wise is gericht op de instantie. Per OCLC Wise-systeem kan een groot aantal instanties worden gedefinieerd. Ook de verschillende rapportages en dashboards worden gegenereerd op het niveau van de instantie. Een klant neemt diensten af van een instantie.
VIa Manager > Wise > Beheer organisaties > Instanties worden de instanties gedefinieerd, en na definiëren worden de instanties in dit overzicht getoond. Klik een van de getoonde instanties aan om de details van de betreffende instantie in te zien.
Nieuw
Gebruik de knop 'Nieuw' voor het aanmaken van een nieuwe instantie.
Veld | Uitleg |
---|---|
Instantie |
Elke instantie dient een uniek Instantienummer te krijgen. Gebruik hiervoor de waardes I000 t/m I999. Dus het Instantienummer begint altijd met een I en wordt gevolgd door een getal 000 t/m 999. |
Omschrijving |
Vul een naam voor de instantie in. Indien een nieuwe instantie wordt aangemaakt, mag de naam vrij worden gekozen. |
Korte omschrijving |
Geef een korte omschrijving (alleen naam, zonder bibliotheek ervoor b.v.). Deze omschrijving wordt gebruikt om bij een inlog met meerdere rollen alfabetisch te kunnen zoeken bij het inloggen. |
Soort instantie |
Extra sectoraanduiding ten behoeve van mediatheekWise (sector EDUV) |
Hoofd instantie |
Alleen invullen indien Soort instantie = EDUV (zie veld hierboven). Bij welke basisbibliotheek hoort deze instantie; vul de sector BIEB instantie in. |
Budgetmethode |
In de budgetmethode wordt de opbouw van de budgethoofden geregeld voor het bewaken van de mediabudgetten. Zie Budgetten: Systeemtabellen voor het definiëren van de budgetmethoden en Budgetten: Budgetconversie voor de daadwerkelijke instellingen. |
iDEAL-methode |
Als iDEAL wordt gebruikt binnen een Instantie dan moet hier worden ingesteld welke iDEAL-methode moet worden toegepast. Let op. Altijd twee posities invoeren (1 wordt 01). Zie voor definiëring en gebruik van iDEAL het onderdeel Tabel iDEAL methode. In de tabel dagboekgebruik moet dan ook worden ingesteld voor de betreffende Instantie in welk dagboek de iDEAL-boekingen moeten worden verantwoord. Zie hiervoor Tabel (DGG) Dagboekgebruik. |
Voor België: |
Voor België: Wise applicatiebeheerders kunnen de BIOS-code van de organisatie in de manager bewerken, zodat deze kan worden gebruikt in het filiaalinfo-eindpunt. (Zoek de bioscode op in de tabel instantie. Dat is te vinden in de instantie_id; vervolgens kan de vestigingen van de instantie teruggeven worden.) |
Budgetafsluiting met Overloop |
Met deze instelling kan worden aangestuurd of bij de jaarovergang voor de openstaande bestellingen een overloopbedrag moet worden berekend. J = met Overloop |
Begin budgetjaar | Administratieve vastlegging van de maand waarin het budgetjaar start |
Einde budgetjaar | Administratieve vastlegging van de maand waarin het budgetjaar eindigt |
Financiële organisatie |
In welke financiële organisatie moeten de contributies en registraties van de klanten van deze instantie worden opgenomen. Na conversie en/of gebruik van het OCLC Wise-systeem is het niet meer toegestaan om de instelling van de FO per Instantie te wijzigingen. Dit kan alleen in overleg met de leverancier en zal in vele gevallen alleen in combinatie met een conversie tot correcte werking van het systeem leiden. Vanaf versie 7.1.0 is het niet meer mogelijk om hier de Financiele organisatie te wijzigen. |
Registratienota per instantie |
Per instantie kan worden aangegeven of er registratienota's per vestiging (geen vinkje), dus alleen openstaande fin_posten van de actuele vestiging, of per instantie (wel vinkje) moeten komen. De posten die een klant in de diverse vestigingen (van de instantie) aanmaakt, worden op één nota verzameld (als vinkje staat). |
Default bericht tekstgroep om berichten te kunnen versturen als er in andere instanties afwijkende bericht tekstgroepen in gebruik zijn. |
|
Bijvoorbeeld Instantie I004 gebruikt voor berichten aan jeugdleden de aanspreekvorm 'Aan de ouders/verzorgers van', gedefinieerd in Berichten met tekstgroep 2. Instantie I001 kent alleen berichten met tekstgroep 1 en kan daardoor deze jeugdleden geen berichten verwerken. |
|
Werking: Als er een bericht (herinnering, nota) ontstaat in een andere vestiging dan waar de actor thuis hoort (hoofd_vest), dan wordt er eerst gecontroleerd of er in deze vestiging eenzelfde bericht tekstgroep is als bij het abonnement van de actor hoort. Indien nee: dan wordt in de instantie van deze vestiging gekeken of er een 'default' tekstgroep is opgenomen. Is er een default, dan wordt deze gebruikt voor het bericht. Is er geen default, dan blijft de tekstgroep zoals die bij het abonnement hoort; het bericht zal dan niet worden verwerkt. |
|
Inschrijvingen via web |
Kies een vestiging uit de tabel. Een klant kan zich via internet inschrijven bij een bibliotheek. Tijdens het inschrijfproces wordt de klant gevraagd in welke vestiging hij/zij wenst te worden ingeschreven. Indien de klant geen keuze maakt wordt de hier ingevulde vestiging de default inschrijfvestiging. |
Bijwerken start-datum inspectie termijn |
Termijn (in dagen, 0-365) waarin het abonnement van een lener verlengd kan worden zonder dat de startdatum van dit abonnement wordt vernieuwd (bij herinschrijven). Wanneer de waarde op 0 staat wordt de startdatum niet vernieuwd en blijft de oorspronkelijke startdatum gehandhaafd. |
Minimum bedrag incasso |
In centen. |
Minimum bedrag OLA |
In centen. Er zullen geen acceptgirokaarten worden aangemaakt met een bedrag lager dan het hier ingevulde bedrag. Zie ook bij 'LMZ'. |
Hoofdvestiging voor BNL servicebus doeleinden (o.a. teruglegkar) |
Nog beschrijven |
ISIL |
ISIL van de instantie volgens BNL, bijv. NL-081234 (geen locatiecode) of NL-071234 ISIL van de instantie in België, bijv. BREE Heeft relatie met de actoren |
Laat maar zitten bedrag (LMZ) |
Het LMZ-bedrag is een bedrag dat bij het openen van de (factuur)periode eventueel wordt afgeboekt. Stel dat een klant een abonnement heeft van 40,10 maar hij maakt maar 40,00 over, en er staat bij 'minimum bedrag OLA' een bedrag van 1,50 ingevuld, dan zal voor die resterende 0,10 géén incasso/herinnering worden verzonden. |
Het afboeken van het bedrag vindt plaats tijdens het openen van de factuurmaand. Van ieder afgeboekt LMZ bedrag wordt een regel geschreven in het log, dit log is op te vragen in het dashboard nadat de opening van de factuurmaand is afgerond. Het bedrag wordt afgeboekt op code A980. |
|
Afboekcode tegoed |
Het afgeboekte tegoed wordt geboekt op de hier ingevoerde code. De code moet aangemaakt zijn in de 4xxx serie. |
Afboeken tegoed na xx maanden |
Na hoeveel maanden wordt een tegoed van de klant, na beëindiging van het abonnement, afgeboekt. De klant heeft dan geen 'recht' meer op teruggave. Het openstaande tegoed wordt op 0 gezet (het tegoed valt toe aan de bibliotheek organisatie). Het afboeken van de tegoeden vindt plaats tijdens het openen van de factuurmaand. Van ieder afgeboekt bedrag wordt een regel geschreven in het log, dit log is op te vragen in het dashboard nadat de opening van de factuurmaand is afgerond. Indien er nog openstaande registraties bij de klant aanwezig zijn, worden deze eerst verrekend met het tegoed. Wat er daarna overblijft wordt afgeboekt. De afgeboekte tegoeden worden geboekt op de code die in het veld ”afboekcode tegoed'' is ingevoerd. Indien dit veld leeg is wordt het afgeboekte tegoed automatisch geboekt op code 4990 (code kasverschil). NB: Dit is ook van toepassing op Argos-tegoeden. Als het veld 'Afboeken tegoed na xx maanden' niet is ingesteld, worden in het geval van retentieprocedure klanten met een openstaand tegoed wel verwijderd, maar tegoeden niet afgeschreven/verwijderd. Vul bij gebruik van de retentieprocedure dus dit veld (en 'Maximum bedrag tegoed afboeken') in. Voor meer informatie zie |
Maximum bedrag tegoed afboeken |
In combinatie met vorig veld. Maximum bedrag om voor afboeken in aanmerking te komen bij een klant met status 9 (afgevoerd). |
Portal poort |
Poort_id voor deze instantie voor gebruik vanuit de Wisecat+. Er zal een keuze moeten worden gemaakt uit de gedefinieerde I- en P-poorten. In de poort zijn de instellingen vastgelegd voor taal, catalogusdefinitie en vestiging. Indien die velden zijn gevuld zal niet alleen vanuit de webcatalogus deze instellingen worden gevolgd maar ook voor de aanwinstattenderingen. De link in de aanwinsten is opgebouwd uit bovenstaande instellingen. Met de juiste vestigingsinstelling wordt voorkomen dat de klant via de link in aanwinstmail terechtkomt bij 'alle vestigingen'. |
Instellen: |
|
Collectie vestiging |
Vestiging die online bestellingen op wisselcollecties afhandelt. |
Hoofdvestiging voor adm. doeleinden |
Als er sprake is van kosten voor een nota zal voor het bepalen van de adm_vest moeten worden gekeken waar de klant thuis hoort. In de huidige opzet wordt de hoofd_vest over genomen uit rol_abonnement. Dit gaat fout als de klant in een andere instantie thuis hoort. Als dat zo is (uit andere instantie) moet worden gekeken bij de instantie (van waaruit de nota wordt aangemaakt) wat de waarde is van het veldje "adm_hoofd_vest". Als deze is gevuld zal deze waarde worden overgenomen naar adm_vest. |
Is het veld leeg, dan zal als achtervang moeten worden gekeken naar bijvoorbeeld de eerste de beste vestiging van deze instantie en deze zal vervolgens in adm_vest worden opgenomen. Dit geeft vreemde effecten. |
|
Om gebruik te maken van de mogelijkheid om rappelbrieven voor de tijdschriften te versturen moet dit veld gevuld zijn zodat de juiste afzender opgenomen wordt in de brief. |
|
IBL-V via vestiging |
De VIA-vestiging is de beheervestiging voor externe aanvragen die zorgt voor het verwerken van die aanvragen en het landelijk transport. |
Marketing vestiging |
|
Marketing Cluster |
Nieuwsbrieven moeten verzonden kunnen worden naar meerdere instanties tegelijk. Veld wordt gevuld vanuit de tabel SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrieven > TABMAC (code + een omschrijving). |
GGC usernaam |
Ivm licentie GGC bij gebruik opties GGC_… (zal door VOB of BNL of KB of OCLC verstrekt zijn, aan te vragen zijn) |
GGC wachtwoord |
Ivm licentie GGC bij gebruik opties GGC_... |
Voor België: |
Voor België: |
Header URI |
Veld ten behoeve van de header/footer oplossing Waas/Wisecat+. Per instantie moet worden aangegeven waar de header/footer-xml gevonden kan worden, bijv. |
Portal via website URI |
De functionaliteit die de Wisecat+ biedt zoals Online inschrijven, moet in diverse online interfaces (WaaS, Joomla, etc.) ontsloten kunnen worden. Hiervoor moet de exacte locatie van de Wisecat+ opgehaald kunnen worden. Vul hier de url in van de publieke interface naar de portal. Dit dient een complete (‘absolute’) url te zijn, dus beginnend met http of https. Er mogen geen vraagtekens of ampersands (&) of = tekens in voorkomen, en geen slash-teken aan het eind. Indien de Wisecat+ rechtstreeks wordt ontsloten (eventueel met een WaaS integratie) dan is de url bijv. Indien de Wisecat+ wordt ingebed in een Joomla pagina dan zou de url kunnen zijn: LET OP: |
IBL-V methode |
Per deelnemende instantie moet de IBL-V methode ingevuld worden. Er kan gekozen worden voor IBLV of <leeg>. Bij alle instanties die mee doen met IBL-V moet deze methode ingesteld zijn. |
DEAP Symbool |
OCLC Symbool voor DEAP bestands-uitwisseling, niet van toepassing in Nederland. |
Materialen thuis tellen per |
'S': Tellen voor het gehele systeem. S is de default voor Nederland. Voor BE: I': Alleen tellen van exemplaren geleend in een van de vestigingen van de instantie. Dit is de default in Vlaanderen.
|
Reserveringen tellen per |
'S': Tellen voor het gehele systeem. S is de default voor Nederland. |
Klant mag meerdere reserveringen tegelijk indienen vanaf verlanglijst |
Indien deze optie is aangevinkt kunnen leden binnen deze Instantie in de Wisecat+ via hun verlanglijst reserveringen van meerdere titels tegelijk plaatsen. |
Kortingskaart accepteren |
In de Instantietabel is een nieuw veld toegevoegd: ‘Accepteer kortingskaart’. Als er een kortingskaart is geconfigureerd door OCLC, kan met dit veld worden aangegeven dat de kortingskaart binnen de instantie wordt geaccepteerd. Voor meer informatie over de kortingskaart, zie Kortingskaart. |
Voor BE: Exemplaren zoekgroep |
Voor BE: Kies een zoekgroep vanuit (TABCCS) Samenwerkingsgroep uit het drop-down menu. Het zoeken naar exemplaren via barcode wordt uitgebreid naar alle instanties die deze zoekgroep ook hebben geselecteerd. |
Ondersteunde RFID modellen |
Via deze optie kan er gekozen worden welke RFID datamodellen ondersteund worden in de clients. Er zijn vier opties bechikbaar:
De laatste twee opties kunnen gebruikt worden om beide datamodellen te ondersteunen, het eerste model wordt altijd gebruikt voor het schrijven/updaten van de labels (bijvoorbeeld tijdens het koppelen). |
Gebruik EAS voor security | Als deze optie staat aangevinkt, dan wordt EAS voor de security gebruikt. Dit wordt (voornamelijk) voor het Nederlands datamodel gebruikt. |
Gebruik AFI voor security |
Als deze optie staat aangevinkt, dan wordt AFI voor de security gebruikt. Dit wordt gebruikt voor het Deens datamodel. Let op: Als de optie 'Gebruik voor AFI voor security' aanstaat, dan moet de systeemoptie SET-AFI altijd uit staan. |
AFI Uitgeleend Code | De AFI byte waarde als een materiaal is uitgeleend (default is C2) |
AFI Ingenomen Code | De AFI byte waarde als een materiaal is ingenomen (default is c2) |
ISIL codering | ISIL-codering die gebruikt moet worden bij het beschijven van de RFID-labels. Als hier niets ingegeven is dan zal default 'bcd' gebruikt worden, maar hier kan ook voor 'bcd' of 'ascii' gekozen worden |