Instanties

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Definitie
Een instantie is de bestuurseenheid die de activiteiten en werkzaamheden in vestigingen aanstuurt. Onder vestigingen wordt verstaan: bibliotheek, mediatheek (scholen), theater, filmhuis etc.

Het instellen van de diverse mogelijkheden van Wise is gericht op de instantie. Per OCLC Wise-systeem kan een groot aantal instanties worden gedefinieerd. Ook de verschillende rapportages en dashboards worden gegenereerd op het niveau van de instantie. Een klant neemt diensten af van een instantie.

VIa Manager > Wise > Beheer organisaties > Instanties worden de instanties gedefinieerd, en na definiëren worden de instanties in dit overzicht getoond. Klik een van de getoonde instanties aan om de details van de betreffende instantie in te zien.

Nieuw
Gebruik de knop 'Nieuw' voor het aanmaken van een nieuwe instantie.

Veld	Uitleg
Instantie	Elke instantie dient een uniek Instantienummer te krijgen. Gebruik hiervoor de waardes I000 t/m I999. Dus het Instantienummer begint altijd met een I en wordt gevolgd door een getal 000 t/m 999.
Omschrijving	Vul een naam voor de instantie in. Indien een nieuwe instantie wordt aangemaakt, mag de naam vrij worden gekozen.
Korte omschrijving	Geef een korte omschrijving (alleen naam, zonder bibliotheek ervoor b.v.). Deze omschrijving wordt gebruikt om bij een inlog met meerdere rollen alfabetisch te kunnen zoeken bij het inloggen.
Soort instantie	Extra sectoraanduiding ten behoeve van mediatheekWise (sector EDUV) Default = leeg = sector BIEB Indien sector = EDUV, dan ook het veld ‘Hoofd instantie’ vullen.
Hoofd instantie	Alleen invullen indien Soort instantie = EDUV (zie veld hierboven). Bij welke basisbibliotheek hoort deze instantie; vul de sector BIEB instantie in.
Budgetmethode	In de budgetmethode wordt de opbouw van de budgethoofden geregeld voor het bewaken van de mediabudgetten. Per instantie moet worden opgegeven welke budgetmethode wordt gebruikt door de vestigingen van deze instantie. Zie Budgetten: Systeemtabellen voor het definiëren van de budgetmethoden en Budgetten: Budgetconversie voor de daadwerkelijke instellingen.
iDEAL-methode	Als iDEAL wordt gebruikt binnen een Instantie dan moet hier worden ingesteld welke iDEAL-methode moet worden toegepast. Let op. Altijd twee posities invoeren (1 wordt 01). Zie voor definiëring en gebruik van iDEAL het onderdeel Tabel iDEAL methode. In de tabel dagboekgebruik moet dan ook worden ingesteld voor de betreffende Instantie in welk dagboek de iDEAL-boekingen moeten worden verantwoord. Zie hiervoor Tabel (DGG) Dagboekgebruik.
Voor België: Bioscode	Voor België: Wise applicatiebeheerders kunnen de BIOS-code van de organisatie in de manager bewerken, zodat deze kan worden gebruikt in het filiaalinfo-eindpunt. (Zoek de bioscode op in de tabel instantie. Dat is te vinden in de instantie_id; vervolgens kan de vestigingen van de instantie teruggeven worden.)
Budgetafsluiting met Overloop	Met deze instelling kan worden aangestuurd of bij de jaarovergang voor de openstaande bestellingen een overloopbedrag moet worden berekend. J = met Overloop N = zonder overloop
Begin budgetjaar	Administratieve vastlegging van de maand waarin het budgetjaar start
Einde budgetjaar	Administratieve vastlegging van de maand waarin het budgetjaar eindigt
Financiële organisatie	In welke financiële organisatie moeten de contributies en registraties van de klanten van deze instantie worden opgenomen. Na conversie en/of gebruik van het OCLC Wise-systeem is het niet meer toegestaan om de instelling van de FO per Instantie te wijzigingen. Dit kan alleen in overleg met de leverancier en zal in vele gevallen alleen in combinatie met een conversie tot correcte werking van het systeem leiden. Vanaf versie 7.1.0 is het niet meer mogelijk om hier de Financiele organisatie te wijzigen.
Registratienota per instantie	Per instantie kan worden aangegeven of er registratienota's per vestiging (geen vinkje), dus alleen openstaande fin_posten van de actuele vestiging, of per instantie (wel vinkje) moeten komen. De posten die een klant in de diverse vestigingen (van de instantie) aanmaakt, worden op één nota verzameld (als vinkje staat).
Tekstgroep	Default bericht tekstgroep om berichten te kunnen versturen als er in andere instanties afwijkende bericht tekstgroepen in gebruik zijn.
	Bijvoorbeeld Instantie I004 gebruikt voor berichten aan jeugdleden de aanspreekvorm 'Aan de ouders/verzorgers van', gedefinieerd in Berichten met tekstgroep 2. Instantie I001 kent alleen berichten met tekstgroep 1 en kan daardoor deze jeugdleden geen berichten verwerken.
	Werking: Als er een bericht (herinnering, nota) ontstaat in een andere vestiging dan waar de actor thuis hoort (hoofd_vest), dan wordt er eerst gecontroleerd of er in deze vestiging eenzelfde bericht tekstgroep is als bij het abonnement van de actor hoort. Indien ja: dan blijft de tekstgroep hetzelfde. Indien nee: dan wordt in de instantie van deze vestiging gekeken of er een 'default' tekstgroep is opgenomen. Is er een default, dan wordt deze gebruikt voor het bericht. Is er geen default, dan blijft de tekstgroep zoals die bij het abonnement hoort; het bericht zal dan niet worden verwerkt.
Inschrijvingen via web	Kies een vestiging uit de tabel. Een klant kan zich via internet inschrijven bij een bibliotheek. Tijdens het inschrijfproces wordt de klant gevraagd in welke vestiging hij/zij wenst te worden ingeschreven. Indien de klant geen keuze maakt wordt de hier ingevulde vestiging de default inschrijfvestiging.
Bijwerken start-datum inspectie termijn	Termijn (in dagen, 0-365) waarin het abonnement van een lener verlengd kan worden zonder dat de startdatum van dit abonnement wordt vernieuwd (bij herinschrijven). Wanneer de waarde op 0 staat wordt de startdatum niet vernieuwd en blijft de oorspronkelijke startdatum gehandhaafd.
Minimum bedrag incasso	In centen.
Minimum bedrag OLA	In centen. Er zullen geen acceptgirokaarten worden aangemaakt met een bedrag lager dan het hier ingevulde bedrag. Zie ook bij 'LMZ'.
Hoofdvestiging voor BNL servicebus doeleinden (o.a. teruglegkar)	Nog beschrijven
ISIL	ISIL van de instantie volgens BNL, bijv. NL-081234 (geen locatiecode) of NL-071234 ISIL van de instantie in België, bijv. BREE Heeft relatie met de actoren
Laat maar zitten bedrag (LMZ)	Het LMZ-bedrag is een bedrag dat bij het openen van de (factuur)periode eventueel wordt afgeboekt. Stel dat een klant een abonnement heeft van 40,10 maar hij maakt maar 40,00 over, en er staat bij 'minimum bedrag OLA' een bedrag van 1,50 ingevuld, dan zal voor die resterende 0,10 géén incasso/herinnering worden verzonden.
Laat maar zitten bedrag (LMZ)	Het afboeken van het bedrag vindt plaats tijdens het openen van de factuurmaand. Van ieder afgeboekt LMZ bedrag wordt een regel geschreven in het log, dit log is op te vragen in het dashboard nadat de opening van de factuurmaand is afgerond. Het bedrag wordt afgeboekt op code A980.
Afboekcode tegoed	Het afgeboekte tegoed wordt geboekt op de hier ingevoerde code. De code moet aangemaakt zijn in de 4xxx serie.
Afboeken tegoed na xx maanden	Na hoeveel maanden wordt een tegoed van de klant, na beëindiging van het abonnement, afgeboekt. De klant heeft dan geen 'recht' meer op teruggave. Het openstaande tegoed wordt op 0 gezet (het tegoed valt toe aan de bibliotheek organisatie). Het afboeken van de tegoeden vindt plaats tijdens het openen van de factuurmaand. Van ieder afgeboekt bedrag wordt een regel geschreven in het log, dit log is op te vragen in het dashboard nadat de opening van de factuurmaand is afgerond. Indien er nog openstaande registraties bij de klant aanwezig zijn, worden deze eerst verrekend met het tegoed. Wat er daarna overblijft wordt afgeboekt. De afgeboekte tegoeden worden geboekt op de code die in het veld ”afboekcode tegoed'' is ingevoerd. Indien dit veld leeg is wordt het afgeboekte tegoed automatisch geboekt op code 4990 (code kasverschil). NB: Dit is ook van toepassing op Argos-tegoeden. Als het veld 'Afboeken tegoed na xx maanden' niet is ingesteld, worden in het geval van retentieprocedure klanten met een openstaand tegoed wel verwijderd, maar tegoeden niet afgeschreven/verwijderd. Vul bij gebruik van de retentieprocedure dus dit veld (en 'Maximum bedrag tegoed afboeken') in. Voor meer informatie zie Openstaande tegoeden bij verwijderde actor.
Maximum bedrag tegoed afboeken	In combinatie met vorig veld. Maximum bedrag om voor afboeken in aanmerking te komen bij een klant met status 9 (afgevoerd).
Portal poort	Poort_id voor deze instantie voor gebruik vanuit de Wisecat+. Er zal een keuze moeten worden gemaakt uit de gedefinieerde I- en P-poorten. In de poort zijn de instellingen vastgelegd voor taal, catalogusdefinitie en vestiging. Indien die velden zijn gevuld zal niet alleen vanuit de webcatalogus deze instellingen worden gevolgd maar ook voor de aanwinstattenderingen. De link in de aanwinsten is opgebouwd uit bovenstaande instellingen. Met de juiste vestigingsinstelling wordt voorkomen dat de klant via de link in aanwinstmail terechtkomt bij 'alle vestigingen'.
Portal poort	Instellen: Poort definiëren: Manager > Poort en profielbeheer > Poorten > Internet catalogus > Nieuw> Geef poortnummer (zelf kiezen) > Vestiging xxxx > Omschrijving: vrij > Catalogusdefinitie: zelf kiezen > Taal NL > Mijn Menu-methode: leeg Daarna: Beheer organisaties > Instantie: Ixxxx > Veld 'Portal poort': Vul hier het poortnummer in.
Collectie vestiging	Vestiging die online bestellingen op wisselcollecties afhandelt.
Hoofdvestiging voor adm. doeleinden	Als er sprake is van kosten voor een nota zal voor het bepalen van de adm_vest moeten worden gekeken waar de klant thuis hoort. In de huidige opzet wordt de hoofd_vest over genomen uit rol_abonnement. Dit gaat fout als de klant in een andere instantie thuis hoort. Als dat zo is (uit andere instantie) moet worden gekeken bij de instantie (van waaruit de nota wordt aangemaakt) wat de waarde is van het veldje "adm_hoofd_vest". Als deze is gevuld zal deze waarde worden overgenomen naar adm_vest.
	Is het veld leeg, dan zal als achtervang moeten worden gekeken naar bijvoorbeeld de eerste de beste vestiging van deze instantie en deze zal vervolgens in adm_vest worden opgenomen. Dit geeft vreemde effecten.
	Om gebruik te maken van de mogelijkheid om rappelbrieven voor de tijdschriften te versturen moet dit veld gevuld zijn zodat de juiste afzender opgenomen wordt in de brief.
IBL-V via vestiging	De VIA-vestiging is de beheervestiging voor externe aanvragen die zorgt voor het verwerken van die aanvragen en het landelijk transport.
Marketing vestiging
Marketing Cluster	Nieuwsbrieven moeten verzonden kunnen worden naar meerdere instanties tegelijk. Veld wordt gevuld vanuit de tabel SysteemWise > Marketing > Nieuwsbrieven > TABMAC (code + een omschrijving).
GGC usernaam	Ivm licentie GGC bij gebruik opties GGC_… (zal door VOB of BNL of KB of OCLC verstrekt zijn, aan te vragen zijn)
GGC wachtwoord	Ivm licentie GGC bij gebruik opties GGC_...
Voor België: Samenwerkingsgroep	Voor België: Functionaliteit voor Vlaanderen. Veld wordt gevuld vanuit de tabel (TABCCS) Samenwerkingsgroep.
Header URI	Veld ten behoeve van de header/footer oplossing Waas/Wisecat+. Per instantie moet worden aangegeven waar de header/footer-xml gevonden kan worden, bijv. http://www.debibliotheekaanzet.nl/home.site.xml.
Portal via website URI	De functionaliteit die de Wisecat+ biedt zoals Online inschrijven, moet in diverse online interfaces (WaaS, Joomla, etc.) ontsloten kunnen worden. Hiervoor moet de exacte locatie van de Wisecat+ opgehaald kunnen worden. Vul hier de url in van de publieke interface naar de portal. Dit dient een complete (‘absolute’) url te zijn, dus beginnend met http of https. Er mogen geen vraagtekens of ampersands (&) of = tekens in voorkomen, en geen slash-teken aan het eind. Indien de Wisecat+ rechtstreeks wordt ontsloten (eventueel met een WaaS integratie) dan is de url bijv. http://bibliotheekoostland.nl/portal/cgi-bin/bx.pl Indien de Wisecat+ wordt ingebed in een Joomla pagina dan zou de url kunnen zijn: http://bibliotheekhoogland.nl/catalogus LET OP: Wanneer in de instantietabel van een testsysteem dit veld is ingevuld, ga je vanuit de testportal naar de productieportal (!). Wees hierop bedacht bij het testen. Wanneer dit gebeurt, het stukje link van het testgebied weer in de url (terug)zetten.
IBL-V methode	Per deelnemende instantie moet de IBL-V methode ingevuld worden. Er kan gekozen worden voor IBLV of <leeg>. Bij alle instanties die mee doen met IBL-V moet deze methode ingesteld zijn.
DEAP Symbool	OCLC Symbool voor DEAP bestands-uitwisseling, niet van toepassing in Nederland.
Materialen thuis tellen per	'S': Tellen voor het gehele systeem. S is de default voor Nederland. 'I': Alleen tellen van exemplaren geleend in een van de vestigingen van de instantie. Dit is de default in Vlaanderen. Voor BE: I': Alleen tellen van exemplaren geleend in een van de vestigingen van de instantie. Dit is de default in Vlaanderen. 'G': Tellen van exemplaren geleend in de samenwerkingsgroep waar de instantie onderdeel van is (optie voor Vlaanderen). NB: I en G zijn alleen van toepassing voor België omdat je daar met dezelfde actor-id lid kan zijn in meerdere instanties.
Reserveringen tellen per	'S': Tellen voor het gehele systeem. S is de default voor Nederland. 'I': Alleen tellen van reserveringen gemaakt in een van de vestigingen van de instantie. Dit is de default in Vlaanderen. 'G': Tellen van reserveringen in de samenwerkingsgroep waar de instantie onderdeel van is (optie voor Vlaanderen). NB: I en G zijn alleen van toepassing voor België omdat je daar met dezelfde actor-id lid kan zijn in meerdere instanties.
Klant mag meerdere reserveringen tegelijk indienen vanaf verlanglijst	Indien deze optie is aangevinkt kunnen leden binnen deze Instantie in de Wisecat+ via hun verlanglijst reserveringen van meerdere titels tegelijk plaatsen. Let op: Er wordt naar het maximum aantal reserveringen in de abonnementsdefinitie gekeken. Als hier een 0 staat is dat meestal een default-waarde die betekent dat er geen limiet is op het aantal reserveringen. Echter: er zit nog een bug in deze optie waardoor de 0 letterlijk wordt genomen. Hier wordt nog naar gekeken. Vervang voorlopig een 0 dus door een werkelijk aantal.
Kortingskaart accepteren	In de Instantietabel is een nieuw veld toegevoegd: ‘Accepteer kortingskaart’. Als er een kortingskaart is geconfigureerd door OCLC, kan met dit veld worden aangegeven dat de kortingskaart binnen de instantie wordt geaccepteerd. Voor meer informatie over de kortingskaart, zie Kortingskaart.
Voor BE: Exemplaren zoekgroep	Voor BE: Kies een zoekgroep vanuit (TABCCS) Samenwerkingsgroep uit het drop-down menu. Het zoeken naar exemplaren via barcode wordt uitgebreid naar alle instanties die deze zoekgroep ook hebben geselecteerd.
Ondersteunde RFID modellen	Via deze optie kan er gekozen worden welke RFID datamodellen ondersteund worden in de clients. Er zijn vier opties bechikbaar: Nederlands RFID datamodel voor openbare bibliotheken. ISO 28560 (Deens datamodel) Nederlands RFID datamodel voor openbare bibliotheken, ISO 28560 (Deens datamodel) ISO 28560 (Deens datamodel), Nederlands RFID datamodel voor openbare bibliotheken De laatste twee opties kunnen gebruikt worden om beide datamodellen te ondersteunen, het eerste model wordt altijd gebruikt voor het schrijven/updaten van de labels (bijvoorbeeld tijdens het koppelen).
Gebruik EAS voor security	Als deze optie staat aangevinkt, dan wordt EAS voor de security gebruikt. Dit wordt (voornamelijk) voor het Nederlands datamodel gebruikt.
Gebruik AFI voor security	Als deze optie staat aangevinkt, dan wordt AFI voor de security gebruikt. Dit wordt gebruikt voor het Deens datamodel. Let op: Als de optie 'Gebruik voor AFI voor security' aanstaat, dan moet de systeemoptie SET-AFI altijd uit staan.
AFI Uitgeleend Code	De AFI byte waarde als een materiaal is uitgeleend (default is C2)
AFI Ingenomen Code	De AFI byte waarde als een materiaal is ingenomen (default is c2)
ISIL codering	ISIL-codering die gebruikt moet worden bij het beschijven van de RFID-labels. Als hier niets ingegeven is dan zal default 'bcd' gebruikt worden, maar hier kan ook voor 'bcd' of 'ascii' gekozen worden