Systeemtabellen Beheer organisaties
Gemeentes
Door het CBS wordt een tabel met alle gemeenten in Nederland bijgehouden. Per gemeente wordt hierin het CBS-nummer van de gemeente, naam van de gemeente en de provincie vermeld.
Op basis van deze tabel wordt door OCLC periodiek een tabel met gemeenten geleverd. Aan deze tabel wordt door OCLC het aantal inwoners per gemeente toegevoegd; de aantallen zijn op basis van de laatste bekende cijfers.
De tabel 'Gemeenten' wordt door OCLC Wise gebruikt bij het maken van diverse rapportages.
Het CBS-nummer is uitgebreid met een veld Instantie; binnen welke instantie valt deze gemeente. De uitbreiding is ten behoeve van de BCB gekomen om de geldelijke verdeling van nieuwe exemplaren per gemeente inzichtelijk te maken.
Om tussentijds gebruik te kunnen maken van de meest recente cijfers of gemeentenamen (gemeentelijk herindeling) kan de tabel worden gemuteerd. Handmatige mutaties zullen echter periodiek door OCLC worden overschreven als de meest recente (officiële) gegevens weer beschikbaar zijn.
Postcodes
Via de tabel Postcodes kunnen instanties worden toegevoegd aan de postcodetabel. Omdat de postcodetabel te groot is om in één keer in te laden wordt bij de start 'geprikt' en moet vervolgens eerst een 'bereik' worden opgevraagd. Dit gebeurt met de functie 'KIES POSTCODEBEREIK', boven in het scherm (vet in kapitalen).
In een popup-scherm kan een zoeksleutel van tenminste vier tekens worden ingegeven. Uit de dan getoonde tabel kan met 'detail' het detailscherm worden opgeroepen.
In dit scherm kan alleen een wijziging worden doorgevoerd m.b.t. de landcode en/of de instantie. Mutatie op een postcode is (vooralsnog) niet mogelijk.
Verwijderde vestigingen
Vanaf versie 7.0.6 is deze tabel toegevoegd zodat je per instantie kunt zien welke vestigingen verwijderd zijn. Op deze manier is het mogelijk om bijvoorbeeld schoolvestigingen die categorie N hebben gekregen, later weer te kunnen hergebruiken. De verwijderde vestigingen zijn dan niet zichtbaar in bijvoorbeeld Beheer organisaties > Vestigingen.
Als je in de tabel een vestiging opent en weer op (bijvoorbeeld) categorie I zet, dan verdwijnt deze vestiging uit de lijst verwijderde vestigingen, en is deze weer terug te vinden onder Beheer organisaties > Vestigingen.
Tot nader order deze tabel niet gebruiken, tenzij het om EDUB vestigingen gaat. Echter volg je dan eerst alle stappen uit de handleiding Stoppen met één of meer scholen.
(HFD) Volg hoofdvestiging
Bij het inschrijven van een klant zal de hoofdvestiging van de klant worden bepaald. De hoofdvestiging is de vestiging waarbij de klant (juridisch gezien) klant is. Voor de looptijd van een contributieperiode ligt deze hoofdvestiging vast. De hoofdvestiging is mede van belang omdat het overzicht 'Ontwikkeling klantenaantallen' zich uitsluitend baseert op de hoofdvestiging.
Bepalen van hoofdvestiging bij inschrijven
Standaard zal de hoofdvestiging worden bepaald door de bij de inschrijfvestiging opgegeven hoofdvestiging. In aanvulling hierop kan de hoofdvestiging ook worden bepaald op basis van de postcode van het (huis)adres van de klant. Hiervoor moet de systeemoptie: HFDPWYK (Bepalen van de hoofdvestiging per regio/wijk) voor de betreffende Instantie worden gezet.
Voor de betreffende instantie moet verder gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om bij elke klant een regiocode (volgens de WYK-tabel) op te nemen. Hierdoor is per klant altijd de actuele regiocode behorende bij het huisadres bekend. In de tabel met regiocodes kan per regiocode een hoofdvestiging worden opgenomen.
Als bij het inschrijven (met de optie HFDPWYK) bij een klant via de regiocode een hoofdvestiging kan worden bepaald zal verder worden getoetst of deze hoofdvestiging (uit de WYK-tabel) een vestiging is van de Instantie van inschrijving zal deze hoofdvestiging worden opgenomen. Indien via de WYK-tabel geen (correcte) hoofdvestiging kan worden bepaald, zal OCLC Wise terugvallen op de standaardwijze op de hoofdvestiging te bepalen.
Bepalen van hoofdvestiging bij verlengen
Bij het verlengen van een abonnement is de keuze “Volg hoofdvestiging” van belang in de systeemtabel '(HFD) Volg hoofdvestiging'. Met deze instelling wordt per systeem/instantie/vestiging aangegeven of de hoofdvestiging van een klant bij VERLENGEN moet worden aangepast aan de thuisvestiging van de klant. Voor het bepalen van deze instelling wordt uitgegaan van de hoofdvestiging voor de verlenging.
Volg hoofdvesting: Ja
De hoofdvestiging zal tijdens het factureren (stap 2 contributierun) worden aangepast aan de thuisvestiging als voor de oude hoofdvestiging deze instelling op 'Ja' staat en de thuisvestiging tot dezelfde instantie behoort als de (oude) hoofdvestiging. De nieuwe hoofdvestiging wordt dan bepaald op basis van de bij de (actuele) thuisvestiging opgenomen hoofdvestiging.
Volg hoofdvestiging: Nee
Als deze instelling op 'Nee' staat zal de hoofdvestiging worden bepaald op basis van de (oude) hoofdvestiging. Normaal gesproken zal dit tot dezelfde hoofdvestiging leiden. Alleen als de bij deze (oude) hoofdvestiging en andere hoofdvestiging is opgenomen, zal de hoofdvestiging worden aangepast.
Indien de optie: HFDPWYK staat voor de betreffende instelling zal bij het verlengen verder worden onderzocht of op basis van de regiocode van de klant een valide hoofdvestiging kan worden bepaald. Indien dit het geval is zal deze worden opgenomen.
(TABAKT) Actiecodes
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Soort |
AKT |
|
Actiecode |
De code zelf, bijv. 'NLL' |
|
Omschrijving |
Omschrijving van de actiecode. |
De mogelijkheid om acties te registreren is nog niet beschikbaar.
(TABISL) ISIL-codes
Elke (OB)bibliotheekorganisatie in Nederland heeft een uniek ISIL-nummer.
Per vestiging moet in OCLC Wise worden opgenomen bij welke ISIL-organisatie te betreffende vestiging behoort.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
ISIL-code |
De code zelf, bijv. '0096' Let op: alleen de 4 posities van de ISIL-code na NL-08 worden opgenomen. |
|
Omschrijving |
Naam van de bibliotheek die bij die code hoort. |
Deze tabel wordt initieel uitgeleverd door OCLC en moet zelf worden onderhouden met de door de VOB/KB beschikbaar gestelde overzichten met wijzigingen van de Nederlandse ISIL-nummers.
Opbouw ISIL-codes
Volgens het datamodel moet elke object (elke tag) zijn voorzien van een Bibliotheek Identifier (verder aangeduid als ISIL-nummer of ISIL-code). In de objecten die door de NBD worden geleverd, is nog geen ISIL-code opgenomen. Deze moet bij de verwerking (koppelen) van de ontvangen exemplaren alsnog worden opgenomen.
Deze ISIL-nummers zijn unieke organisatiecodes die door bibliotheek.nl worden uitgegeven. Met de ingang van datamodel 5.0 mag als onderdeel van de ISIL-code nu ook een (deel)collectiecode worden opgenomen.
Per organisatie moet worden bepaald of in de op te nemen ISIL-codes ook een collectiecode moet worden opgenomen. Alle openbare Bibliotheken in Nederland hebben een ISIL-code met de volgende opbouw toegekend gekregen: NL08-xxxx0000 (waarbij xxxx het unieke gedeelte per organisatie is).
Alle PSO's in Nederland hebben een ISIL-code met de volgende opbouw gekregen: NL07-xxxx0000.
Als ook de (deel)collectiecode moet worden opgenomen moeten de laatste 4 posities van de ISIL-code (0000) worden vervangen door de (per vestiging benoemde) collectiecode. In OCLC Wise moet in het vestigingenbestand in de toe te kenen ISIL-code (per vestiging) dan ook de collectiecode worden opgenomen. De ISIL-code zal door OCLC Wise worden bepaald op basis van de (juridische) eigenaar van het exemplaar.
In elk exemplaar dient in de RFID-tag de ISIL-code te worden opgenomen. Gezien de continue wijzigingen in de organisatiestructuur van de openbare bibliotheken (sluitingen, samenvoegingen etc.) zal de inhoud van de ISIL-code in een deel van de exemplaren zijn verouderd. Op de site van BNL zijn overzichten beschikbaar van de wijzigingen in de uitgegeven ISIL-codes.
Per OCLC Wise-systeem kan in TABISL voor de NL08-serie per ISIL-code (xxxx) de omschrijving van de bijbehorende organisatie worden opgenomen. Hiermee kan in OCLC Wise bij elk willekeurig Nederlands (OB)exemplaar de bijbehorende organisatie worden weergegeven
(TABCCS) Samenwerkingsgroep
Voor België:
In Vlaanderen werken bepaalde bibliotheken samen in een samenwerkingsgroep (of samenwerkingsverband). Dit betekent dat bibliotheken binnen de samenwerkingsgroep bijvoorbeeld hetzelfde uitleenreglement toepassen, of dat het mogelijk is om boetes te betalen bij een andere bibliotheek binnen dezelfde samenwerkingsgroep. Voor welke zaken er precies wordt samengewerkt, is afhankelijk van de specifieke soort samenwerkingsgroep.
In de tabel (TABCCS) Samenwerkingsgroep zijn de samenwerkingsgroepen gedefiniëerd. Via Beheer organisaties > Instanties kun je vervolgens invullen bij welke samenwerkingsgroep een instantie hoort.
Als de samenwerkingsgroep is geconfigureerd, checkt Wise vervolgens bij zaken als reserveren, uitlenen of in de klantenadministratie altijd of een instantie deel uit maakt van een samenwerkingsgroep.