schoolWise - Stoppen met één of meer scholen

Stap 1: Leerlingen uitschrijven (Beheervestiging)

Voer dit uit via Client van de Beheervestiging van de school, dus de vestiging die de leerlingimport uitvoert.

Schrijf alle leerlingen van de school uit voor schoolWise met de normale procedure. Ga naar het leerlingimportscherm. Geef als laatste importdatum een recente datum, bijvoorbeeld de huidige datum.

• Reserveringen van uitgeschreven leerlingen krijgen automatisch de status Z (= Afgehandeld/gesloten).
• Verlanglijsten van uitgeschreven leerlingen verdwijnen automatisch.
• Geleende exemplaren blijven bij uitgeschreven leerlingen uitgeleend staan. In stap 4 wordt alles Binnen gezet.

Stap 2: Handmatig opgevoerde leerlingen uitschrijven (EDUB-vestiging)

Voer dit uit via de schoolWise Client.

Schrijf één voor één leerlingen/ docenten uit die handmatig zijn ingeschreven. Maak eerst een overzicht van deze actoren: Klanten > Overzichten > SchoolWise > Handmatig ingeschreven leerlingen.
Schrijf vervolgens uit via de Klantenadministratie, tabblad Contributie.

Stap 3: Herlocatieklant onklaar maken (Wisseldienst)

Deze actie is alleen nodig als er via Herlocatieklanten collecties werden verstrekt aan de school. De afdeling die collecties uitleent aan de school (bijv. de Wisseldienst of de Educatieve dienst) voert deze actie uit.

Zorg ervoor dat de school alle geherloceerde materialen inlevert. Maak eventueel gebruik van het overzicht Geherloceerd Bezit (Exemplaren > Overzichten > Geherloceerd bezit):

Wijzig de herlocatieklant voor de school om uit te sluiten dat er per ongeluk wisselcollecties via herlocatie aan de school worden uitgeleverd. Zoek de Herlocatieklant op en maak het veld 'Herloceren pas: (naar vestiging) leeg.

Stap 4: Exemplaren van de school afschrijven (hoofdvestiging)

Een bibliotheek in dezelfde instantie als de school voert dit uit, maar de voorbereidingen in de database worden door de OCLC Wise-systeembeheerder uitgevoerd.

Als de school eigen exemplaren heeft gekoppeld kun je overwegen de exemplaren gewoon in het systeem te laten, maar het risico is toch dat er vroeg of laat een school-exemplaar wordt ingeleverd bij een bibliotheek. Het is dus veiliger om alle exemplaren van de school af te schrijven.

Voorwaarden voor het kunnen en mogen afschrijven:

• Afschrijven MOET gebeuren door een bibliotheekvestiging in dezelfde instantie als de school. Deze bibliotheekvestiging moet voldoende bevoegdheid hebben, zowel voor afschrijven als voor het maken van een exemplarenselectie.
• Afschrijven MOET gebeuren via een Seriemutatie exemplaren, want alleen dan wordt het systeem goed bijgewerkt (zoeklichten, catalogi e.d.).
• Een seriemutatie kan in dit geval het beste uitgevoerd worden op basis van een Selectie.

Echter:

• alleen exemplaren met status M (vermist) kunnen worden afgeschreven
• alleen exemplaren met status B (binnen) mogen op vermist worden gezet.

Exemplaren in database exemplaren van de school op B zetten
Bij hostedWise graag contact opnemen met OCLC. Bij klanten die zelf hosten moet de afdeling systeembeheer het uitvoeren m.b.v. onderstaand script.

Script: binnenzetten van ALLE exemplaren van een schoolWise-vestiging Uit te voeren in Workbench / Querybrowser Onderstaand script zet het hele bezit van een school op status Binnen, uitgezonderd de vermiste en de afgeschreven exemplaren (statussen M en A). call oneoffs_schoolwise_exemplaren('vvvv'); vvvv = schoolvestiging Exemplaar krijgt: status B inleverdatum van vandaag Exemlog2 record met soort BIN en reden ADM Een evt. reservering krijgt status Z (afgehandeld)

Client sector BIEB: exemplaarselectie
Ga naar Statistieken en selecties > Selecties

• Maak een exemplaarselectie van alle exemplaren van de school (vestiging aanschaf + vestiging plaatsing) met status B of M. Zie afbeelding hieronder.
• Sla de gebruikte selectie op als Vaste selectie voor alle zekerheid
• Sla de resultatenset op als Vaste set, voor alle zekerheid

Seriemutatie 1: alle exemplaren uit de set op status M Vermist zetten.
Seriemutatie 2 (blijf in hetzelfde scherm): alle exemplaren Afschrijven.

Vestigingsgroepen G_VEST instellingen

Verwijder – afhankelijk van de eigen instellingen – de instellingen van de schoolvestiging. Zie Stap 9 van Stappenplan Starten met schoolWise.

Verwijder de schoolvestiging bijvoorbeeld uit onderstaande G_VEST vestigingsgroepen:

• CGO Pubcat groep 1
• CG1 Pubcat groep 2
• CG2 Stafcat groep 1
• CG3 Stafcat groep 2
• VKZ Vestiging Klant Zoekgroep (bij mediatheekvestigingen waar meerdere scholen gebruik van maken)
• VSL Accepteert leners van (bij mediatheekvestigingen waar meerdere scholen gebruik van maken)
• VSM Mag exemplaren muteren van (als een (evt. gezamenlijke) mediatheek gebruikmaakt van de collectie van een bibliotheek in hetzelfde gebouw)

Catalogus zoeklicht instellingen (TABVCG) 

Indien er vestigingsgroep instellingen gemaakt zijn voor de schoolvestiging verwijder die dan bij:

Catalogus > Zoeklicht instellingen > (TABVCG) Vestigingsgroep zoeklicht

Labelnummers (LBLEXM)

Indien er instellingen zijn voor labelnummers, verwijder die dan voor de schoolvestiging in:

Exemplaren en Plaatsen > Exemplaren > Systeemtabellen > (LBLEXM) Labelnummers

Klantpassen (LBLPAS)

Indien er instellingen zijn voor klantpassen, verwijder die dan voor de schoolvestiging in:

Klanten > Systeemtabellen > (LBLPAS) Klantpassen

Schoolnummers (LNRANI)

Indien er instellingen zijn voor klantimport, verwijder dan het schoolnummer in:

Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummers

Toegangscodes en bevoegdheden

Mogelijkheid A
Alleen de https-inlogcodes van de school verwijderen. Dit zal meestal voldoende zijn; de normale verschillende client-inlogs met hun rollen blijven dan intact, maar vanuit een school kan de client niet meer worden gestart.

Mogelijkheid B
Alle inlogcodes van de school ontkoppelen. Verwijder alle rollen die onder de vestigingen vallen.  

Vanaf versie 7.0.6 is het niet meer mogelijk in te loggen met een rol in een niet bestaande vestiging of een categorie ‘N’ vestiging.

Vestigingstabel – wijzigen

Advies: uitvoeren vóór het nieuwe kwartaal i.v.m. factuur

• naam school wijzigen in <Naam school [INACTIEF] >
• beheervestiging leeg maken, tab Klanten
• schoolnummer leeg maken, tab Klanten
• dbosmethode leeg maken, tab Klanten
• tot slot: vestigingscategorie wijzigen in 'N - OPGEHEVEN' (ivm licentie-telling in toekomst)

RESULTAAT 1:
De vestiging categorie N verdwijnt uit de Manager, is alleen nog via de database te zien

Vanaf versie 7.0.6
Via Beheer organisaties > Systeemtabellen zijn de Verwijderde vestigingen te vinden en eventueel kunnen de vestigingsnummers dan weer hergebruikt worden. Zie Systeemtabellen Beheer organisaties. LET OP! Dit mag alleen als de bovenstaande stappen volledig zijn doorlopen. En geldt alleen voor EDUB vestigingen.

RESULTAAT 2:
De portal van deze school krijgt een foutmelding: