Zoek klanten

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

In de Klantenadministratie (en in de Balie) kan via 'Klant' met behulp van verschillende opties een klant geselecteerd worden.

Deze opties zijn ook te gebruiken via een sneltoets-combinatie.

Vanaf versie 7.1.0 is de optie 'Zoek klant (recent bekeken)' toegevoegd. Voor meer informatie, zie Zoek klant (recent bekeken).

Bij 'Zoek klant' geeft OCLC verschillende opties om de klant op te zoeken:

Klantgegevens: zoek een klant via bijvoorbeeld klantnummer, adres of – voor Belgische klanten – eID.
Exemplaarnummer: hiermee is de (laatste) klant te selecteren die een bepaald exemplaar heeft geleend.
Familieleden: deze mogelijkheid wordt alleen wordt geboden wanneer al een klant is geselecteerd.
Op hetzelfde adres: werkt hetzelfde als de zoeken via 'Familieleden', en wordt ook alleen aangeboden wanneer al een klant is geselecteerd.

Opzoeken via klantgegevens (klantzoekscherm)

Veld	Uitleg
Voor België: eID uitlezen	Hiermee kan de elektronische identiteitskaart van Belgische klanten worden uitgelezen.
Nummer	Zoekt op pasnummer: gescand of handmatig ingegeven. Gebruik eventueel de pijltoetsen UP/DOWN voor het 'voor' invullen van de vestigingscode. De nullen en het controlegetal kunnen dan worden weggelaten. Het veld kan ook worden gebruikt voor het zoeken op (achter)naam, zoeknaam of extern nummer (mits 7 tekens of meer en mits bekend binnen het systeem). Zie Scanveld en zoeken op pasnummer voor meer informatie over dit veld. Let op: zoeken op 'Extern nummer-2' kan alleen via het betreffende zoekveld 'Extern nummer-2', zie hieronder. Voor BE Het veld kan ook gebruikt worden om te zoeken op rijksregisternummer (zonder punten en strepen)
Naam	Zoekt op (het eerste gedeelte) van de achternaam van de klant. Het zoeken is als volgt opgebouwd: Achternaam + komma + spatie + voorletters + spatie + voorvoegsel. Bijv. 'T. de Testklant' moet worden gezocht als 'Testklant, T de'. Bij korte (bijv. Chinese) achternamen is het belangrijk om na de achternaam een komma te typen. Ook kan worden gezocht op een 'zoeknaam' van de klant. Een zoeknaam kan worden opgegeven op Tabblad 2. NAW-gegevens. Zo kunnen bijv. alle bejaardentehuizen worden voorzien van de zoeknaam 'bejaardentehuis' waarmee dan alle bejaardentehuizen in één keer zijn op te zoeken. Bij het ophalen van de set gegevens wordt er een limiet gezet om performance problemen te voorkomen. Die limiet is 1000 actoren per zoekgang in willekeurige volgorde. Door alleen op a te zoeken zou dat een set opleveren van ruim 5500 actoren. Dit is natuurlijk niet werkbaar. Het is dus aan te raden om zoveel mogelijk letters in te geven.
Straat	Zoekt op straatnaam.
Postcode	Zoekt op postcode. Er kan niet worden gezocht op buitenlandse postcodes.
Huisnummer	Zoekt op huisnummer. Kan alleen worden gebruikt in combinatie met één of meer van de andere rubrieken.
Plaats	Zoekt op woonplaats.
Geboortedatum	Zoekt op geboortedatum: dd-mm-jjjj.
Extern nummer-2	Zoekt op het Extern nummer-2 van een klant, dit is een leerlingnummer.
Iban	Zoekt op Internationaal bankrekeningnummer.
E-mail	Zoekt op e-mailadres.
Factuurnummer	Zoekt op factuurnummer; zowel contributiefacturen als anderssoortige facturen, bijv. van materiaal dat in rekening is gebracht.
Actor-id	Zoekt op actor-id, het vaste nummer waaronder de klant in het OCLC Wisesysteem is opgeslagen. Zie Actor-id voor meer informatie over dit veld.
Berichtnummer	Zoekt op het nummer van een bericht (dat is wat anders dan een bericht_id). De te verzenden 'regels' krijgen een bericht_id. Deze verschillende regels kunnen samen één bericht aan de klant vormen, bijv. er staan 4 reserveringen tegelijk klaar voor een klant – dat kan worden verzonden in één mail. Dat mailbericht krijgt dan een berichtnummer. Als in Wise een systeemoptie is aangezet, kan dat berichtnummer in de onderwerpsregel van een mail worden opgenomen. Zo'n nummer in het onderwerp maakt het mogelijk onbestelbare berichten op te vangen. En ook wanneer de klant aan de balie komt, kan met het berichtnummer meteen de juiste gegevens erbij worden gehaald. Het berichtnummer is optioneel, vandaar de optie. In de meeste gevallen wordt het nummer niet meegenomen omdat niet alle mailprogramma's overweg kunnen met zo'n nummer in het onderwerp.
Berichtnummer	Aan de nieuwsbrieven die vanuit Wise worden verzonden wordt een nieuwsbriefberichtnummer meegegeven: een nummer voorzien van een N (bijv. 'N200236'). Op dit nummer kan worden gezocht, mits HELE notatie (N+nummer) wordt ingegeven.
De volgende 3 velden worden wel getoond maar er kan niet op worden gezocht: Roepnaam, Telefoonnummer, Abonnement (toont nummer en benaming van het abonnement).
Sector	Vink aan in welke sector een klant moeten worden gezocht. Voor de bibliotheeksector staat deze standaard op 'BIEB', maar mogen klanten uit alle andere sectoren geselecteerd worden.
Lokaal Voor BE: Vestiging	Doorzoekt alleen het klantenbestand van eigen vestiging/filiaal. Voor BE: De zoekoptie heet anders, namelijk 'Vestiging'. Deze optie kies je om lokaal te zoeken.
Netwerk Voor BE: Instantie/Netwerk	Doorzoekt het klantenbestand van de gehele instantie. Indien gewenst kan het netwerk dat doorzocht moet worden, worden uitgebreid met bijv. de klanten van omringende instantie(s). Hiervoor moet in de Manager bij de vestigingsgroepen de Vestiging Klant Zoekgroep (VKZ) aangemaakt worden. De VKZ dient gevuld te worden met eigen instantie en de gewenste instantie(s). Voor BE: Bij het zoeken naar een klant vanuit de resultatenlijst kan alleen worden doorgeklikt naar het detailscherm van een klant, wanneer deze klant lid is van de eigen instantie of samenwerkingsgroep. Er is geen button “Alle”. Alléén een gebruiker met een 'hoge' bevoegdheid kan zoeken in “Alle” (alle vestigingen)
Alle vestigingen	Doorzoekt het klantenbestand van het GEHELE systeem.
Zoeken beperken tot klanten van eigen vestiging, instantie of systeem	In de bevoegdheden van de gebruiker/medewerker kan worden ingesteld in welke omgeving de medewerker mag zoeken; Alleen eigen vestiging. In eigen vestiging en instantie. In alle vestigingen. In de rol wordt dit ingesteld bij de bevoegdheid op 'Actoren'. Staan systeem en instantie op 'Niets', dan mag de gebruiker alleen zoeken naar klanten van de eigen vestiging. Staat systeem op 'Niets', dan mag er gezocht worden naar klanten van zowel de vestiging als de instantie.

Actor-id

Elke klant heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en kan niet worden gewijzigd; noch door het systeem, noch handmatig. Het actor-id staat los van eventuele pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gekoppeld worden.

Eén van deze pasnummers is altijd een 'hoofdpas'. Hierdoor kan een bibliotheek:

een gezinsabonnement aanbieden waarbij meerdere personen met ieder een eigen pas maar binnen hetzelfde abonnement, gebruik kunnen maken van de bibliotheek;
extra passen uitgeven aan leerlingen waarbij één pas op school blijft en de andere pas voor thuisgebruik is;
de klantenadministratie delen met andere instellingen waarmee wordt samengewerkt, bijv. een theater.

Het actor-id staat bij de klantgegevens, tussen vierkante haken [], achter het hoofdpasnummer. En ook al krijgt de klant een andere pas, het actor-id blijft ongewijzigd!

Scanveld en zoeken op pasnummer

Het invoeren van een pasnummer in het scanveld kan op verschillende manieren.

Met een (hand)scanner:
Wanneer in het scanveld een lichtgrijze barcode te zien is, kan er een scanner gebruikt worden.

Nummer intikken:
Het volledige nummer - inclusief de voorloop-2 – moet worden ingevoerd.

Nummer intikken met de pijltjestoets UP/DOWN:
Het nummer kan nu in onderdelen worden ingevoerd. Afhankelijk van het scanpatroon moet 1x de pijltjestoets (voor 3 invoervelden) of 2x de pijltjestoets (voor 2 invoervelden) worden gebruikt.

Veld	Betekenis	Toelichting
1e deel =	vestigingsnummer	Wordt door het systeem ingevuld. Het ingevulde vestigingsnummer is afhankelijk van hoe is ingelogd; bij een klant van een andere vestiging moet dit dus worden gewijzigd.
2e deel =	volgnummer	Kan worden ingevoerd zonder alle voorloopnullen.
3e deel =	controlegetal	Indien in het pasnummer een controlegetal is opgenomen, kan dit (facultatief) in het laatste veld worden ingevoerd.

Scanveld en zoeken op naam of extern nummer

Het scanveld accepteert niet alleen cijfers maar óók letters. Er kan namelijk ook worden gezocht op achternaam, zoeknaam of een extern (klant)nummer.

Na het invoeren van een naam + <enter> laadt het standaard zoekscherm, waar eventueel nog aanvullende zoekwaarden kunnen worden ingegeven.

Twee dezelfde externe nummers?
Wanneer er meerdere klanten zijn met eenzelfde externe nummer (ANE-regel in actor_auth_middel) en het betreft een automaat, dan wordt de pas niet meer geaccepteerd.

Er verschijnt op het scherm een (algemene) melding met het verzoek om met de pas naar de balie te gaan.

Zoektips

Bij het zoeken kunnen verschillende zoekvelden worden gecombineerd. Hoe meer gevuld, des te specifieker het zoekresultaat – maar ook een grotere kans op tikfouten waardoor een klant niet gevonden kan worden!
Niet de gehele term hoeft te worden ingegeven; alleen het eerste gedeelte kan al volstaan.
Is het benodigde adres 'Grote Markt'? Tik dan in 'Grote' – zoeken met 'Markt' zou bijv. 'Marktplein' en 'Marktplaats' op kunnen leveren.
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters.
Gebruik de tab-toets om naar een volgend zoekveld gaan.

Klik na het invullen van de zoekterm(en) op 'Zoek' of geef een enter. De resultaten van de zoekactie worden vervolgens in het rechtergedeelte getoond.

'Rode' klanten hebben geen geldig abonnement meer.

Gebruik de pijltjestoetsen en de schuifbalken om door de lijst te bladeren. Is een selectie langer dan één rechtervlak, klik dan op het pijltje rechtsonder om naar het volgende gedeelte te gaan.

Klik in het rechtervlak een regel aan, om links bijbehorende klantgegevens te zien. De klant kan worden opgehaald door op 'OK' te klikken (of geef een enter).

Met 'Herstel' worden de getoonde gegevens gewist, maar de zoekterm(en) die waren ingevuld blijven bewaard. De zoekopdracht kan nu worden uitgebreid of gewijzigd.

Afgevoerde klanten niet meer tonen

In de Manager kan de optie 'NOAFVLN' worden aangezet waardoor afgevoerde ('rode') klanten na 24 maanden niet meer worden getoond in het klantzoekscherm.
Wel kan de klant nog worden opgezocht via de directe zoekingangen actor_id, pasnummer, extern nummer en factuur.

Definitief opschonen klantenbestand

Er is een maandelijkse opschoonroutine die oude klantgegevens na 5 jaar definitief verwijdert uit de database. Voorwaarden: klant is uitgeschreven, heeft geen openstaande registraties meer en heeft niet nog een actieve rol in een andere sector (bijv. leerling schoolWise).

Voor sector EDUB en EDUV worden de leerlinggegevens al na 3 maanden na uitschrijven definitief verwijderd. Voorwaarden: uitgeschreven, geen openstaande registraties en geen actieve rol in een andere sector.

Opruimen gebeurt in de nachtroutine op de derde dag van de maand.

Er is tevens een mogelijkheid ingebouwd om individuele klantgegevens direct handmatig te verwijderen, zie Tabblad 3. Contributie.

Opzoeken via exemplaarnummer

Met deze optie kan bij een exemplaar de bijbehorende klant opgezocht worden; dat wil zeggen, de klant die een exemplaar (het laatst) geleend heeft.
Scan of voer het exemplaarnummer (of exemplaar-id) in en de bijbehorende klant wordt getoond.

Opzoeken via familieleden

Deze mogelijkheid wordt zichtbaar wanneer al een klant is geselecteerd. Er wordt gezocht naar andere klanten die een familierelatie hebben met de geselecteerde klant. Het gaat om familiehoofd-kind-relaties waarbij alle kosten die een 'kind' veroorzaakt, desgewenst kunnen worden voldaan door het 'familiehoofd'.

Het vastleggen van familierelaties moet overigens handmatig worden gedaan, in de Klantenadministratie > Tabblad 6. Eigenschappen-1.

Opzoeken via 'op hetzelfde adres'

Deze functie werkt net als de zoekfunctie 'Familieleden'. De mogelijkheid wordt alleen geboden wanneer al een klant is geselecteerd. Er wordt gezocht naar alle klanten die op hetzelfde adres wonen – ongeacht naam of familierelatie.

Als er meer klanten op hetzelfde adres wonen, verschijnt een lijstje met onder andere pasnummer, naam, geboortedatum en status.

Het is nu mogelijk om te switchen naar een medebewoner van de huidige klant. Selecteer eerst de juiste klant en klik daarna op 'OK'. Het scherm toont nu de volgende velden:

Uitleg velden:

Veld	Staat voor	Uitleg
Fm	Familierelatie	K = Kind, H = Hoofd van de familie, D = Ongeldig abonnement (Status 9)
At	Attentie	J geeft aan dat er een melding is bij deze klant.
St	Status	Contributiestatus van de klant.
Rg	Registraties	Hoeveel openstaande registraties heeft deze klant: C = contributieschuld; R = registraties
Rs	Reserveringen	Aantal nog niet afgehandelde reserveringen; tussen haakjes het aantal binnengekomen reserveringen.
Ex	Exemplaren	Aantal geleende exemplaren; tussen haakjes het aantal objecten dat reeds te laat is.

Worden er geen andere klanten gevonden, dan verschijnt de melding 'Geen andere klanten op dit adres'.

Zoek klant (direct)

Via deze optie wordt direct een klantzoekscherm geopend.

Zoek klant (via vorige lijst)

Hiermee is de resultatenlijst van de vorige zoekactie terug te halen – mits de klantenadministratie intussen niet is afgesloten.

Zoek klant (recent bekeken)

Vanaf versie 7.1.0 is het mogelijk om een lijst op te vragen met klanten die door de ingelogde medewerker eerder deze dag zijn bekeken/behandeld. Hiermee kun je direct een klant opnieuw selecteren voor verdere acties. Selecteer eerst de juiste klant en klik daarna op 'OK

Vorige klant

Haal hiermee de vorige klant terug (CTRL+ALT-Z), mits de klantenadministratie intussen niet is afgesloten.