Innemen en uitlenen van reserveringen
Nadat een reservering is geplaatst, is het wachten op een exemplaar.
Binnenkomen van reserveringen
Reserveringen kunnen op verschillende manieren binnenkomen, bijvoorbeeld:
- Het exemplaar wordt in de vestiging door een andere klant ingeleverd, en in de vestiging op de reserveringsplank gezet. De klant krijgt bericht per e-mail, post of SMS.
- Het exemplaar wordt in een andere vestiging ingeleverd en vervolgens op transport gezet naar de vestiging waar de klant de reservering wil ophalen.
- Er staat een exemplaar binnen; de klant heeft via internet gereserveerd.
In de vestiging ingeleverd en op de plank gezet
Een uitgeleend exemplaar waar een reservering op rust, wordt bij inname gesignaleerd.
Procedure en meldingen op het scherm
In de meeste bibliotheken is gekozen voor een melding met de klantgegevens, het printen van een reserveringsbon en een bericht naar de klant via e-mail.
Zodra een gereserveerd exemplaar wordt ingenomen (ook in de boekenbusmodus), verschijnt een melding met exemplaarnummer en titel, klantgegevens en reserveringsdatum.
Klik op 'Ja' om door te gaan.
De status van de reservering wordt eerst O (Ontvangen). Nadat het bericht door de berichtenverwerker is verzonden, wordt de status van de reservering B (Bericht verzonden). Bij de details van de reservering wordt de datum en de manier van berichten opgenomen.
Wachttijd berichtenverwerker
De berichten worden verzameld en elk uur verzonden.
Indien ingesteld, wordt hierna een reserveringsbon geprint:
Stop de reserveringsbon in het exemplaar en zet het exemplaar op de reserveringsplank.
Het printen van een reserveringsbon kan per werkplek worden ingesteld. Ga naar Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > Balieprofielen > Selecteer het profiel > rechtermuisklik > Details > Balieprocedures.
Een XML-bon kan per organisatie/ cluster/ vestiging of per balieprofiel worden ingesteld.
Bovenaan de bon wordt de uiterste ophaaldatum afgedrukt. Dit is dezelfde datum als in het RSO-bericht. Ook de deelaanduiding wordt getoond bij de titel van het exemplaar.
Na het printen van de bon opent het innamescherm weer. In het veld 'Opmerking' is nu het klantnummer opgenomen van de klant voor wie het gereserveerde exemplaar bestemd is.
Eventuele reserveringskosten kunnen bibliotheken berekenen bij het plaatsen of bij het ophalen van een reservering.
Bij berekenen van de ophaalkosten bij het ophalen dan staan de kosten op de reserveringsbon.
In een andere vestiging ingeleverd, op transport
Bij inleveren verschijnt een melding dat een exemplaar op transport gaat om één van de volgende redenen:
- De klant heeft ervoor gekozen om de reservering in een andere vestiging (van het reserveringsnetwerk) op te halen. Of dit mag, is afhankelijk van de instellingen van de vestiging (instellingen publieksfuncties).
- Het exemplaar is gereserveerd in een andere vestiging (van het reserveringsnetwerk).
- Er is geen reservering voor het exemplaar, maar de klanten mogen bij een andere vestiging inleveren. Het exemplaar moet terug naar de eigenaar.
- Er is een ander (eigen) exemplaar van een reservering binnengekomen en gekoppeld aan de reservering. Het exemplaar gaat terug naar de eigenaar – of naar een andere vestiging als er nog meer reserveringen zijn.
Voor BE:
Vanaf versie 7.0.7 gaat een exemplaar van een IBL-reservering na inname altijd terug naar de eigenaar.
Bij het innemen verschijnt een melding dat een exemplaar op transport moet. Klik op 'OK' om door te gaan.
Daarna wordt er een transportbon afgedrukt.
Let op: transportexemplaren moeten ALTIJD worden ingenomen!
Dat gaat het handigste met de optie Innemen > Administratief Innemen (of sneltoetscombinatie Ctrl-F8) omdat daarmee alle gegevens van vorige klanten worden vermeden.
Voor België:
Omlabelen bij transport
Als een exemplaar zonder landelijk nummer vanwege een reservering op transport wordt gezet naar een vestiging buiten de eigen instantie en het exemplaar staat niet op instantie 0000 (systeem) dan moet het worden omgelabeld naar een (uniek) landelijk nummer (3000xxxx). Dit moet voorkomen dat er problemen ontstaan met de bij verschillende Belgische bibliotheken voorkomende identieke exemplaarnummers.
Bij inname van de het exemplaar in de leverende vestiging wordt dit gecontroleerd. Wanneer het exemplaar geen landelijk nummer heeft zal er een pop-up komen om het exemplaar om te labelen:
Wanneer een exemplaar op transport gaat naar een vestiging binnen de samenwerkingsgroep, zoals vastgelegd in de Manager bij Zoekgroep exemplaren (Beheer organisaties / Instanties), verschijnt er geen melding met het verzoek het exemplaar om te labelen.
Na het omlabelen wordt de transportbon afgedrukt.
Belangrijk:
Wordt een exemplaar dat op transport gezet had moeten worden desondanks aan een andere klant uitgeleend, dan houdt de reservering de status T en wordt uiteindelijk niet afgehandeld zoals het hoort!
Nogmaals een bon
Van een gereserveerd exemplaar en/ of een exemplaar dat op transport staat, wordt bij nogmaals innemen opnieuw een bon gegenereerd – mits het genereren van bonnen is ingesteld bij het balieprofiel.
Reservering via internet, exemplaar is binnen
Afhankelijk van de instellingen mogen klanten via internet reserveren. De klant kan zowel exemplaren met de status B (Binnen) als met de status U (Uitgeleend) reserveren.
Reserveert de klant een titel waarvan een exemplaar op dat moment binnen staat in de vestiging, dan wordt het beschikbare exemplaar op de kastlijst gezet (zie Overzichten Reserveringen).
Wordt zo'n kastlijst-exemplaar ingenomen dan wordt het exemplaar klaargezet voor de klant die het via internet heeft gereserveerd. Innemen lijkt in dit geval niet logisch, omdat het exemplaar immers al binnen (ingenomen) is. Maar: alleen bij het innemen worden reserveringen onderschept (bij het doorlenen van exemplaren niet).
Optie Kastlijst innemen
Neem kastlijst-exemplaren in via een speciale inname-methode: Kastlijst innemen. Die optie toont bijvoorbeeld geen openstaande boetes van de vorige klant.
Scan de kastlijst-exemplaren en zet ze vervolgens op de reserveringsplank of op transport.
Nieuwe exemplaren
Elders gekoppeld
Exemplaren die elders, dus niet in de eigen vestiging worden gekoppeld, krijgen na het (NBD-)koppelen de status T(N): Transport met substatus Nieuw.
Deze exemplaren worden op transport gezet naar de vestiging, die vervolgens deze exemplaren moeten innemen (Transport altijd innemen!).
Bij het innemen wordt een eventuele reservering gesignaleerd waarna het exemplaar op de Reserveringsplank kan worden gezet. (Als in de Manager een windowtime is ingesteld voor de desbetreffende materiaalsoort, dan wordt het exemplaar uiteraard ongemoeid gelaten.)
Zelf gekoppeld
Bij exemplaren die in de vestiging zelf worden gekoppeld (NBD koppelen), gaat het iets anders. Bij het koppelen komt in het koppelscherm te staan hoeveel reserveringen er zijn voor de te koppelen titel. Er wordt dus géén reserveringsbon geprint.
Na het koppelen heeft het exemplaar de status B gekregen.
In het geval er reserveringen voor het exemplaar zijn, moet het exemplaar worden ingenomen (tenzij er een windowtime wordt gehanteerd voor de desbetreffende materiaalsoort). Daarbij zal er een melding komen dat het exemplaar op de reserveringsplank moet worden gezet:
Uitlenen
De klant heeft bericht gehad dat zijn reservering klaar staat en komt het exemplaar ophalen. Scan de pas om uit te lenen. Er verschijnt een melding hoeveel reserveringen er klaar staan voor de klant. Bij innemen verschijnt deze melding ook.
Bekijk in de Klantenadministratie via Klant > IBL/reserveringen (of met Alt-I) de reserveringen van de klant.
Selecteer een regel en klik deze aan (of druk op Enter) om de details van de reservering te kunnen bekijken.
Reserveringen met de status O (Ontvangen) en B (Bericht verzonden) zijn rood gekleurd.
Bij uitgeleende exemplaren staat in de kolom 'Opmerking' (in de uitleenbalie) dat het om een reservering gaat. Als een gereserveerd exemplaar gescand wordt in uitlenen verschijnt een melding dat het exemplaar is gereserveerd voor iemand anders.
Kies de gewenste afhandeling en en klik op 'OK'.
Meegeven aan een andere klant dan degene voor wie het gereserveerd is, kan problemen geven als de oorspronkelijke reserveerder al bericht heeft ontvangen.
Na verloop van tijd brengt de klant de reservering of aanvraag terug. Is het een exemplaar van een andere vestiging dan verschijnt een melding dat het exemplaar op transport gaat.
Neem bij aankomst in de eigen vestiging het exemplaar nogmaals in – want transportexemplaren moeten ALTIJD worden ingenomen! – zodat de status van het exemplaar B (=Binnen) wordt. Pas dan is de reservering helemaal afgehandeld (status Z, grijs gekleurd in het overzicht van reserveringen bij de klant).
Optie RSVLEEN
Er kan gebruikt worden gemaakt van de systeemoptie 'RSVLEEN' (instellen in de Manager).
Als RSVLEEN uit staat, komt er in de balie bij het uitlenen van een gereserveerd exemplaar een melding 'Er is een reservering. Uitlenen ja/ nee'. Daarmee kan het niet mogen/ kunnen uitlenen van een gereserveerd exemplaar in de balie worden overruled.
Is de optie RSVLEEN aangezet, dan kan een exemplaar niet worden uitgeleend.
Regel in het baliepatroon (instellen in de Manager) hoe om te gaan met de baliemelding (nummer 0514) 'Gereserveerd exemplaar'.