Klantenadministratie

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

De gegevens van de import staan per leerling/klant in de client: Klantenadministratie > Tabblad 4 Overig en bij Tabblad 7 Eigenschappen-2. Zie voor het wijzigen van deze gegevens Bestaande actoren wijzigen.

Handmatig toevoegen van ANI-koppelingen

Het importeren van een leerlingenbestand vindt doorgaans eens per jaar plaats. Eventuele tussentijdse wijzigingen kunnen handmatig worden opgevoerd via de client > Klantenadministratie. Hiervoor is het juiste leerlingnummer nodig, zoals dat door het leerlingadminstratiesysteem wordt gehanteerd.

Het gaat hierbij om:

Nieuwe leerlingen van de school, die al als actor in het systeem bekend zijn omdat ze al lid waren van de bibliotheek.
Nieuwe leerlingen van de school, die nog geen lid waren van de bibliotheek.

Bestaande actoren wijzigen

Voor een nieuwe leerling die al als actor is opgenomen in OCLC Wise, kunnen de klantgegevens handmatig gemuteerd worden vanuit de sector BIEB. Zoek de leerling op, wijzig eventueel diens thuisvestiging (tabblad 2 NAW).

Ga daarna naar Tabblad 7. Eigenschappen-2 en klik op Wijzig.

Kies bij 'Leerling-koppeling' uit het dropdown-menu de juiste school. In het menu staan alle scholen met een schoolnummer die in het systeem zijn opgenomen.
Vul het leerlingnummer van de school in.
Vul de datum (van vandaag) in.
Klik tot slot op 'Opslaan'.

Bij een volgende echte import vanaf een bestand, zullen de gegevens van deze actor mee-geactualiseerd worden.

Het leerlingnummer wordt hierbij NIET automatisch overgenomen in het veld Extern nummer-2, zoals bij een normale import volgens de ANI-koppeling. Dit is niet erg, omdat het een leerling betreft die al een bibliotheek-inschrijving (en pas) heeft.

Nieuwe actoren / leerlingen handmatig toevoegen

Voor nieuwe leerlingen die ook nog geen lid zijn van de bibliotheek, wordt eerst een nieuwe actor (nieuwe klant) aangemaakt. Vervolgens wordt op tabblad 7 Eigenschappen 2 de juiste leerling-koppeling gelegd, net zoals bij bestaande klanten, zie hierboven.

Per actor wordt het (laatste) leerlingnummer opgeborgen in de tabel actor_auth_middel met als soort ANI.

Legitimatie nieuwe klanten

Het is mogelijk om nieuw geïmporteerde klanten te verplichten zich eerst te legitimeren: dit om fraude met nieuwe passen te voorkomen. Zet hiervoor in de importmethode (LNRIMP) het veld 'Legitimatie nieuwe klanten' op 'J'.

Het hangt vervolgens af van de importimstelling van de school (LNRANI) wat het effect is: a of b.

Blokkade op pasnummers van nieuwe klanten

Als bij de importinstelling van de school (LNRANI) staat dat er een pas moet worden aangemaakt, dan zijn deze passen geblokkeerd. Dit geldt alleen voor nieuwe klanten (bv. brugklassers). Er kan hierdoor niets worden geleend; dit geldt zowel voor de zelfservice (SIP2), de Wise Zelfbediening, als de gewone uitleenbalie.

Leerling moet zich bij het baliepersoneel melden, met zijn nieuwe pas. Door de pas te scannen in de klantenadministratie verschijnen dan achtereenvolgens twee meldingen:

"Let op: dit is een geblokkeerde pas": klik op Ja.
"Legitimatie vragen, daarna de pas deblokkeren."
→ Klik op Melding aanpassen en verwijder de melding.
→ Vraag om een 'legitimatie' (hoeft op zich geen officieel iets te zijn).
→ Deblokkeer dan de pas via tabblad 8 Passen.

Geen pasnummers, dan algemene blokkade op actor

De legitimatie-verplichting werkt ook als er géén pasnummers worden aangemaakt tijdens het importeren (instelling per school in LNRANI). In dat geval wordt er een algemene blokkade op de nieuwe actoren gezet.

Pasjes koppelen

Vervolgens moeten er passen worden gekoppeld aan de nieuw geimporteerde leerlingen. Dit kan handmatig in de klantenadministratie, bijvoorbeeld aan de hand van het importverslag.

Bij het opzoeken van een geblokkeerde nieuwe klant verschijnt de melding "Lenerpas is geblokkeerd; Import: legitimatie; Wilt u doorgaan?".
Klik op Ja.

De Algemene blokkade kenmerkt zich doordat de klantgegevens bovenin in het rood staan. Ga naar tabblad 8. Passen en voeg een pas toe volgens de gebruikelijke manier van werken in de bibliotheek. De aldus op naam gestelde nieuwe passen kunnen dan aan de school worden gegeven om aan de leerlingen uit te reiken. Vanwege de blokkade kan er met deze passen niets worden geleend; dit geldt zowel voor de zelfservice (SIP2), de Wise Zelfbediening, als de gewone uitleenbalie.

Algemene Blokkade opheffen

Om een algemene blokkade op te heffen moet de leerling zich bij het baliepersoneel melden, met zijn nieuwe pas. Scan de pas in de klantenadministratie. Dezelfde melding "Lenerplas is geblokkeerd" verschijnt.

Klik op Ja en ga naar tabblad 6 Eigenschapen-1 om de blokkade op te heffen.