Financiën

Financiële tabellen

Systeemtabellen IBAN en DGG

IBAN nummers

Vul hier het IBAN-nummer en BIC nummer van de school in. Dit heeft het systeem nodig voor juiste afhandeling van nota's. Het IBAN nummer wordt tevens afgedrukt op de nota's van mediatheekWise (volgens de standaard stylesheet).

DGG Dagboekgebruik

Er zijn slechts drie Dagboekfuncties relevant voor mediatheekWise:

• FC_BRG Factuur balie registratie

• FC_BVG Factuur materiaalvergoeding

• FC_REG Factuur registraties

Vul per Dagboekfunctie het volgende in:

Boekingstabellen

Per instantie moet worden gedefinieerd onder welke boekingscodes (fin) boekingen mogen worden gemaakt. Een boekingscode bestaat uit vier posities.

De 1e positie geeft de boekingsgroep aan:

1 = Contributies, deze zijn niet van toepassing voor sector EDUV
2 = Diverse registraties  
3 = Winkelverkopen
4 = Overige (Kas) ontvangsten
5 = Overige (kas) uitgaven

Accounting (2000 serie)

De accounting tabel bevat posten die ontstaan door de werking van het Wise-systeem. Voor scholen zijn dat registraties (boetes) en nota's voor materiaalvergoedingen. Evt. kunnen er ook reserveerkosten zijn, maar dit ligt minder voor de hand.

Per accountingpost is er een koppeling met de boekingscode uit het grootboek. De accounting tabel van de Instantie van de bibliotheek kan als uitgangspunt worden genomen. Deze kan door OCLC gekopieerd worden en vervolgens aangepast voor de EDUV-instantie.

Zorg ervoor dat de omschrijvingen van de posten te begrijpen zijn op een schoolmediatheek VO. Noem de boetes gewoon 'Boete' of 'Telaatgeld' in plaats van 'leengeld' of dergelijke.

21xx Boetes
22xx Leengelden
23xx Reserveringsgelden
24xx IBL-gelden
25xx Verlengkosten
26xx Kosten materiaalvergoeding
27xx Verkoop afgeschreven materialen

De waarde van de xx (00 t/m 99) wordt bepaald door de waarde van de administratiegroep bij de instellingen van de systeemtabellen RMTSYS (Definitie RMT tabel).

Verschillende tarieven voor duplicaatpas en extra pas
Als er een pas wordt uitgegeven wordt altijd (in code) gezocht naar boekingscode 2 800 (zowel bij een extra pas als bij een duplicaatpas). Het is mogelijk om een extra post aan te maken met boekingscode 2 801.

Deze wordt dan gebruikt voor het verkopen van een extra pas. Op deze manier kunnen verschillende tarieven gehanteerd worden voor de duplicaatpas en de extra pas (volgpas). Wanneer boekingscode 2 801 niet is toegevoegd in de manager wordt voor zowel de extra volgpas als de duplicaatpas de boekingscode 2 800 gebruikt.

Winkelverkopen (code 3000)
Alleen vullen indien de schoolmediatheek zaken verkoopt zoals tasjes, usb-sticks, kopieën, brochures. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Kasontvangsten (code 4000)

Neem een boekingscode op om kasverschillen mee te verantwoorden,geef hierin de sector EDUV aan. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Kasuitgaven (code 5000)

Neem boekingscodes op om kasuitgaven op te boeken, geef hierin de sector EDUV aan. Neem zoveel mogelijk bestaande boekingscodes over die de bibliotheek al gebruikt.

Dagboeken

Kassen

Definieer een eigen kas voor de school:

Afboekingen

Alleen invullen indien de school in een eigen FO zit, neem hier de posten op die relevant zijn: posten voor het kwijtschelden van registraties en het laten vervallen van een nota:

Banken / Giro

Invullen indien de school in een eigen FO zit.