Exemplaren inzien
Vul het exemplaarnummer (barcode) of het exemplaar-ID in om alle gegevens van een exemplaar op te roepen.
Het Exemplaardetailscherm verschijnt:
De belangrijkste eigenschappen van een exemplaar zijn:
| Veld | Uitleg | |
|---|---|---|
| a | Exemplaar-ID | Dit is een systeemnummer, dat niet gewijzigd kan worden. |
| Exemplaarnummer | Dit is de barcode van een exemplaar. | |
| b | Vestiging | Vestiging van plaatsing: waar hoort het exemplaar in de kast te staan. |
| Status | Status van het exemplaar, dit zijn de belangrijkste: B = Binnen U = Uitgeleend T = Transport naar of van andere vestiging A = Afgeschreven M = Vermist I = In bestelling |
|
| c | Plaatsing | Plaatsing oftwel kast + Etiket. |
| d | Eigenaar | Eigenaar van het exemplaar; dit kan een andere zijn dan de plaatsingsvestiging. |
Bovenin het exemplaarscherm staan een aantal submenus. Kies een van de menus om om een bepaalde actie uit te voeren op het betreffende exemplaar.
N.B. Het mogen uitvoeren van een actie is altijd afhankelijk van de bevoegdheid van degene die is ingelogd.
Exemplaarscherm > Exemplaar
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Omlabelen |
Het exemplaarnummer vervangen door een ander exemplaarnummer (barcode). |
|
Verkoppelen |
Koppel dit exemplaar aan een ANDERE titel. |
|
Naar titel |
Toon (in de catalogus) de titel waar dit exemplaar aan gekoppeld is. |
Exemplaarscherm > Status
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Afschrijven |
Afschrijven = uit systeem verwijderen (alleen voor ezemplaren die van de eigen vestiging zijn.). B – Binnen |
|
Vermist |
Meld het exemplaar vermist (alleen voor exemplaren die van de eigen vestiging zijn). Neem een teruggevonden exemplaar in. Daarmee wordt de status 'vermist' weer ongedaan gemaakt. Exemplaren met status B, D, R, K en T kunnen vermist worden gemeld. |
|
Opnemen in notaprocedure |
Alleen uitgeleende exemplaren, die tot de eigen collectie behoren, kunnen worden opgenomen in de notaprocedure. Een exemplaar kan niet per ongeluk nogmaals in nota gebracht worden; er volgt dan een melding. Wanneer het in nota gebrachte exemplaar wordt ingenomen, krijgt het status B – Binnen. |
|
Balienota maken |
Een balienota of 'nota materiaalvergoeding' is het meteen in de balie aanmaken en printen van een nota. |
Status > Balienota maken
Het aanmaken van een Nota materiaalvergoeding (ook wel 'balienota' genoemd) kan via het exemplaarscherm, submenu Status > Balienota maken.
Alternatieve route:
Het is tevens mogelijk een balienota te maken via Balie > Uitlenen / Innemen door in het overzicht thuis (F9) op de betreffende exemplaarregel rechts te klikken en te kiezen voor 'Balienota maken'. Per exemplaar moet dan worden aangegeven of het exemplaar op een balienota afgedrukt moet worden. Er kunnen meerdere exemplaren op één nota worden gezet.
Na de keuze 'Balienota maken' verschijnt een scherm. Geef hier aan voor wie de balienota bestemd is:
- Keuze 1 = de huidige en/of laatste klant (wanneer het exemplaar al is ingeleverd).
- Keuze 2 = de voorlaatste klant.
- Keuze 3 = klant opzoeken.
Standaard staat de keuze op 1. Klik op 'OK'. Geef op het volgende scherm aan om welke bedragen het gaat. Er zijn twee mogelijkheden:
A. Als het exemplaar reeds is ingeleverd (exemplaar heeft de status B), kan alleen worden aangegeven hoe hoog de vergoeding moet zijn. Het bedrag dat wordt getoond, is berekend conform de instellingen in de Manager: moet het oorspronkelijke aanschaf volledig worden betaald of wordt gerekend met een bepaalde prijsafbouw? Het bedrag is desgewenst te wijzigen.
Het bedrag dat hier vermeld wordt, wijkt waarschijnlijk af van de prijs die is opgenomen bij de exemplaardetails. Dat komt omdat de prijs in het exemplaardetail exclusief BTW is. Wanneer een balienota gemaakt moet worden, wordt hier - mits ingesteld - het BTW-percentage bij opgeteld dat volgens de tabellen bij deze materiaalsoort hoort (bij Boeken zal 6 % in de tabellen staan, bij non-books veelal 21%).
Ook eventuele administratiekosten zoals ingesteld in de Manager, worden op de balienota mee afgedrukt.
B. De klant heeft het exemplaar nog in bezit, het is dus nog uitgeleend (status U). In deze situatie kan, naast een vergoeding en administratiekosten, een boete op de balienota worden meegegeven.
Ook is het mogelijk een melding op de nota af te laten drukken.
|
Boete |
Het bedrag dat hier wordt ingevuld, wordt als boete op de balienota afgedrukt. Als hier géén bedrag wordt ingevuld, wordt de (eventuele) openstaande boete voor dit exemplaar op de balienota afgedrukt. |
|
Melding |
Deze tekst wordt op de nota, onder de gegevens van het exemplaar, afgedrukt |
Er verschijnt nu de vraag of de nota meteen geprint moet worden. Er kan op deze manier voor 1 exemplaar een nota geprint worden.
Wanneer het de bedoeling is dat er meerdere exemplaren op een nota komen, kies dan Nee. De nota kan dan het beste geprint worden via het klantenmenu > Print klantgegevens. De nota wordt in pdf aangemaakt, en kan geprint worden om aan de leerling mee te geven.
Ook kan de pdf worden opgeslagen.
Exemplaarscherm > Klant
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Naar laatste klant |
Open scherm Klantenadministratie laatste lener van dit exemplaar. |
|
Naar voorlaatste klant |
Open scherm Klantenadministratie voorlaatste lener van dit exemplaar. |
Exemplaar scherm > Muteer
Via tabblad Muteer zijn de gegevens van een exemplaar groepsgewijs te muteren dan wel te inspecteren. Er is geen plek waar alle exemplaargegevens tegelijk voor mutatie beschikbaar zijn. En, niet onbelangrijk, sommige getoonde gegevens zijn niet handmatig te muteren!
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Wijzig groep 1 |
Vestiging (van plaatsing) |
|
Wijzig groep 2 |
Diverse plaatsingsgegevens |
|
Wijzig groep 3 |
Diverse eigenschappen o.a. materiaalsoort. Wat er doorgaans staat, is afgeleid van de bijbehorende titel. |
|
Wijzig groep 4 |
Aanschafgegevens |
|
Wijzig groep 5 |
Diverse blokkades voor uitleen. |
|
BCB Verkoop |
n.v.t. (bestemd voor bibliotheken) |
Exemplaarscherm > Notities
Extra tekstvelden waar aantekeningen over dit specifieke exemplaar kunnen worden bewaard.
De verschillende soorten gegevens worden door de programmatuur op de juiste plek getoond/gebruikt. Rechtsboven in het exemplaardetailscherm is (verkort) te zien dat er een notitie is gemaakt.
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Afschrijving |
Wordt getoond bij afschrijven (bijv. 'Dit exemplaar bewaren voor vakgroep'). |
|
Bijlage |
Werkt alleen in combinatie met bijlagecode N, de tekst van de notitie verschijnt dan bij het innemen in de balie. |
|
Koppelopmerking |
Voor exemplaren in bestelling. Tekst wordt in het rood getoond tijdens het koppelen. |
|
Instructies |
n.v.t. voor scholen |
|
Memo |
n.v.t. voor scholen |
|
Schade |
Beschrijving van schade, tekst wordt bij innemen in de Balie getoond (bijv. 'Verfklodders over inhoudsopgave'). |
|
Notamelding |
Tekst wordt afgedrukt op balienota. |
|
Drukgegevens |
n.v.t. voor scholen |
Exemplaarscherm > Overzichten loghistorie
De loghistorie van het exemplaar toont wat er is gebeurd met het exemplaar. Wie heeft welke handeling waar en wanneer uitgevoerd.
| Optie | Uitleg |
|---|---|
|
Printoverzicht uit loghistorie |
Geprint overzicht, waarbij u de periode kunt instellen en naar keuze wel/geen klantgegevens afdrukt. |
|
Schermoverzicht uit loghistorie |
Hiermee wordt een pop-up scherm opgeroepen waarop naast de standaardhandelingen ook afwijkende zaken worden getoond, zoals in nota gebracht, op transport, geannuleerde uitlening etc. Door een regel te selecteren wordt in het onderste deel van de pop-up details getoond. Zie hieronder de uitleg van de kolommen in het schermoverzicht. |
De acties staan in verschillende logbestanden opgeslagen en hier samen gepresenteerd:
Via de opties Tonen Alles, Balie transacties of Overige logging kan gefilterd worden.
1e kolom: Log
| Log | Uitleg |
|---|---|
|
lh |
Komt uit tabel 'loghfdnu' (incl de dagtellingen uit logdag). Kort gezegd zijn het de acties die door klanten (aan de balie, bij de automaten) met exemplaren zijn veroorzaakt (= Balie transacties). |
|
l2 |
Komt uit tabel 'exemlog2'. Kort gezegd alle andere acties die met exemplaren gebeuren, buiten de balie om (= Overige logging). |
2e kolom: Recno
Indien meerdere acties worden uitgevoerd op hetzelfde tijdstip worden ze gesorteerd op 'recno' (recordnummer).
3e + 4e kolom: Aktie en Reden-
De acties uit 'l2' hebben een actiecode bestaande uit letters en worden met reden en al gelogd – de betekenis ziet u op de onderste helft van het scherm door een regel aan te klikken. De acties uit 'lh' hebben elk een nummer met een vaste betekenis.
| Actie | Betekenis |
|---|---|
|
0 |
Verkoop |
|
1 |
Uitlenen |
|
2 |
Inname |
|
3 |
Verlengen |
|
4 |
Datum wijziging |
|
5 |
Herinname (Dit is aangepast op 23-7-2020, vooraf was het ‘Inname reserveringsplank’). |
|
6 |
Annulering uitlening |
|
7 |
Annulering inname |
|
8 |
Annulering verlening |
|
9 |
Ter inzage (uitgeleend aan speciale lener) |
| AFS |
Afschrijving. Reden BCB: voorbeelden - laatste exemplaar beoordeeld door de eigen vestiging of afschrijven ivm overschot/ouderdom Reden BAF: afgeschreven revisie exemplaar (was reden BAV tot medio november 2021) |
| BST |
Bestellen actor naam: de actor van de besteller actor vest: de vestiging waarvoor besteld is |
|
BIA |
Balie inname afwijkend, niet ingenomen vanuit een uitlening. |
|
CLR |
+ NEX in combinatie met datum en tijdstip 00:00:00 in exemlog2 betekent dat er met een gewijzigde werkdatum is gewerkt. |
|
GGC |
Melden bij GGC. |
|
PLK |
|
|
SRT |
|
|
TRP |
Transport |
5e kolom: Bron
De 'menukeus' waarmee de handeling heeft plaatsgevonden:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
B |
Balie |
|
D |
Dubbele uitleentermijn |
|
E |
Boekenbus |
|
I |
Internet |
|
L |
Landelijk lenen |
|
N |
Nood-uitlening |
|
S |
Sip2 |
|
P |
Pubcat |
|
X |
Indien in de balie wordt gekozen voor Shift-F6 zal een gratis uitlening/inname worden geregistreerd. |
|
Z |
Zelfbediening |
6e kolom: Datumtijd
Gelogd wordt wanneer (datum en tijd) een bepaalde handeling heeft plaatsgevonden.
7e kolom: Actor_id
Klantnummer van de lener.
8e kolom: INL_DAT
Inleverdatum.