Checklist bij aansluiting van een school

Deze checklist kun je gebruiken tijdens een gesprek met een bibliotheekorganisatie/ scholenkoepel/ brede school/ school. In de checklist staan de diverse mogelijkheden voor het gebruik van schoolWise.

1. Model samenwerking bieb-school
   A – per school een mediatheekvestiging
   B – mediatheekvestiging voor meerdere scholen
   C – combinatie mediatheek-bibliotheek
   D – collectie via webshop / eventueel additioneel

2. Contactpersonen school
   Vraag om een vaste contactpersoon. Zorg er direct in het begin ook voor dat de systeembeheerder van de school wordt betrokken in verband met de levering van het leerlingenbestand.

3. Reserveringen – Transport regelen
   Per school afspraken nodig over de afhandeling van gereserveerde materialen. Mogen leerlingen vanuit schoolWise een reservering plaatsen bij een bibliotheek, zo ja bij welke vestigingen en hoe is dan de logistiek geregeld. Wordt er gebruik gemaakt van route- of wisselcollecties.
   Wordt het aangevraagde materiaal op school bezorgd of haalt iemand het op bij de centrale, hoe vaak gebeurt dit.
   Hoe is het retourtransport van school geregeld.

4. Collectie van de school
   Afspraken maken. Saneren door bibliotheek, aanvulling nodig? Normen vastleggen.
   Gaat de bibliotheek de collectievorming en onderhoud doen.
   Wel/niet voeren van een uitleenadministratie.
   Route- en wisselcollecties?

5. Inrichting en kasten
   Kastindeling: standaard à la NBD-Biblion etiketten. Pim of Siso hangt af van wat bibliotheek heeft (dan zijn exemplaren altijd compatibel). Eventuele hogere AVI's bijplakken.
   Etiketten voor jeugdfictie in schoolWise krijgen altijd ook een AVI, mits dit in de titelgegevens zit.

6. Inwerken/ koppelen huidige eigen exemplaren van de school
   Het eigen bezit van de school kan worden gekoppeld in Wise, ook zijn er barcodes/rfid en rug-etiketten nodig. Hiervoor afspraken maken. Instructie nodig indien school/vrijwilligers gaan koppelen. Of andere afspraken indien het inwerken door de bibliotheek wordt gedaan. Zie ook handleiding schoolWise client.

7. Leerlingimport
   – Handmatige import: School zorgt voor exportbestand uit leerlingadministratie; contactpersoon hiervoor vragen. Jaarlijks bestand nodig, van leerlingen komend schooljaar na 1 augustus. Leerlingen automatisch ook lid van de bibliotheek, zo ja welke vestiging, moeten bestaande lidmaatschappen worden vervangen j/n.
   – Automatische import via ParnasSys-koppeling: School neemt de koppeling af, nadat BRIN in koppelportaal is gezet door OCLC. Leerlingen worden geen lid van de bibliotheek. Zie Automatische leerlingimport ParnasSys.

8. Communicatie met de ouders/verzorgers
   Hoe worden de ouders geïnformeerd. Er is een welkomstbrief per leerling ingebouwd voor de ouders/verzorgers met de gebruikersnamen. Deze kan op school vanuit de Wise client geprint worden.

9. Organisatie van de uitleen
   Hoe wordt fysieke uitleen geregeld, vaste tijden per groep of hele dag door.
   Zelfbediening of met bemande balie?
   – Apparatuur (touchscreen, rfid etc.)
   – Personeel: indien hulpouders, instructie en begeleiding regelen

10. Techniek en hardware
    Internet: portal leerlingen/docenten. Wise client op school nodig voor uitleen?
    Verbinding via schoolnetwerk /eigen VPN of via internet HTTPS?
    Welke apparatuur is nodig? Denk aan bv touchscreen, bonnenprinter, handscanners, RFId plaatje, Mifare pasreader etc.

11. Statistieken
    Ook Leeslogtitels die niet zijn geleend tellen mee.
    Bij ongeregistreerd uitlenen zullen er minder goede gebruikscijfers (zoals landelijke monitor) worden opgebouwd. Tevens kan het leenrecht dan niet verrekend worden door het ministerie van OCW. Eventueel kan men voor de onderbouw tot en met groep 3 nog wel toe met klassikale pas, waarbij 30 exemplaren geleend worden.
    Vanaf groep 4 is individuele registratie nodig, dus lenen op individuele basis.

12. Pasjes
    – Schooluitleen: wel/ geen zelfbediening en  uitlening met pasjes (evt zelfgemaakte)/ scanlijsten / zelfbediening met groep-en naamkeuze
    – Apart privé-pasje voor thuis om te kunnen lenen in de bibliotheek j/n.

13. Portal schoolWise
    – Op startpagina van de schoolsite, op digibord, eventueel op website van de bibliotheek
    – Beperkte Ontdek!-catalogus mogelijk voor scholen waarin geen griezel- en fantasie-gerelateerde thema's zijn opgenomen.

14. Docenten
    Welk bibliotheekabonnement? Docentgegevens meeleveren met leerlingbestand? Of algemene 'groepspassen' die altijd in gebruik kunnen blijven.
    N.B. :
    – Als docenten via de leerlingimport worden ingeschreven, moet een bijbehorend bibliotheekabonnement gratis zijn.
    – Bij de automatische import via ParnasSys worden de docenten handmatig ingeschreven.

15. Instructie leerlingen
    – Inhoud: hoe werkt portal: zoeken, ontdekken, reserveren, leestips, mening
    – Organisatie: neemt de bibliotheek een rol bijvoorbeeld in het kader van mediawijsheid

16. Schriftelijke overeenkomst bibliotheek – school
    – Leg vast welke afspraken er zijn tussen bibliotheek en school ten aanzien van faciliteiten en diensten voor de mediatheekvoorziening. Dit ook in verband met leenrechtvergoedingen.