Achteraf splitsen van rollen (bibliotheek en schoolWise)

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Achteraf splitsen van rollen (bibliotheek en schoolWise)

Bibliotheekorganisaties die niet langer gebruik willen maken van de mogelijkheid tot dubbelrollen, kunnen contact opnemen met OCLC om met terugwerkende kracht de rollen van actoren te splitsen.

Er is een script beschikbaar, dat alleen van invloed is op actoren die zowel een rol 'ABON' als een rol 'EDUB' hebben. De bestaande actor met dubbele rol wordt hierbij opgesplitst in twee actoren.

Nieuwe actor sector EDUB:

Er wordt een nieuwe actor aangemaakt voor de sector EDUB (schoolWise), met een nieuw actor_id.
Nieuwe actor schoolWise krijgt de bestaande gebruikersnaam, omdat deze gebruikersnaam meestal afkomstig is uit de leerlingimport voor schoolWise.
Alle records die de schoolvestiging betreffen verhuizen mee naar de nieuwe actor, inclusief een eventuele rol Docent1.
Alleen pasnummers die in de sector EDUB zijn uitgegeven gaan mee naar de nieuwe actor. In de klantenadministratie > Tabblad Passen zijn deze pasnummers te herkennen aan de toevoeging ‘EDUB’.

N.B. Dit kan betekenen dat er op de school nieuwe pasnummers moeten worden gekoppeld.

Overblijvende actor:

De overblijvende actor houdt het oorspronkelijke actor_id.
Alle BIEB-gerelateerde gegevens blijven bij de oorspronkelijke actor.
Pasnummers gaan mee, tenzij deze in de sector EDUB (bv. tijdens de import) zijn uitgegeven.

N.B. Dit kan betekenen dat er voor gebruik in de bibliotheek nieuwe pasjes moeten worden gekoppeld.

Uitvoering splitsing

De uitvoering van het splits-script gaat per instantie en wordt door OCLC gedaan. Dit gaat in verschillende stappen:

Stap 1
Telling + rapportage door OCLC van de actoren die hiervoor in aanmerking komen.

Stap 2
Voorbeeldactoren kiezen door de OCLC Wise-systeembeheerder. De OCLC Wise-systeembeheerder zoekt aantal voorbeeldactoren met dubbele rol, met verschillende eigenschappen:

leerling met geleende materialen en reservering in bieb
leerling met registratie in bieb
leerling met tegoed (deposito) in bieb
leerling met gevulde leenhistorie in bieb
leerling met geleende materialen en evt. reservering in school
leerling met meerdere passen, waaronder een EDUB-pasnummer
docent met rol Docent1 en bevoegdheid uploaden leerlinggegevens

Van deze actoren met dubbele rol moet in de sector BIEB diverse overzichten opgevraagd worden in de klantenadministratie (o.a. overzicht klant en leenhistorie).

Stap 3
Uitvoering script op alleen voorbeeldactoren door OCLC.

Stap 4
Controle door de OCLC Wise-systeembeheerder.

Stap 5
Na goedkeuring wordt definitieve script uitgevoerd door OCLC, eerst in het testsysteem.

Stap 6
Na goedkeuring resultaten test door OCLC Wise-systeembeheerder wordt script uitgevoerd in het productiesysteem door OCLC.

Aanbevolen: systeemoptie DUPNABO

Systeemoptie DUPNABO, op Instantieniveau in te stellen. Deze optie verhindert het ontstaan van actoren met een dubbele rol.
Bij inschrijven in sector BIEB van een klant die al is ingeschreven voor schoolWise of mediatheekWise wordt er niet gezocht naar een mogelijke duplicaat-klant.

Bij inschrijven in sector EDUB van nieuwe leerling die al in het systeem zit (lid bibliotheek of afkomstig van andere school of handmatig ingeschreven op school) wordt er niet ontdubbeld.

Deze systeemoptie werkt op instantieniveau en heeft effect op handmatig inschrijven aan de balie, op seriematige adreswijzigingen, op de leerlingimport en op het online inschrijven.