Balie en Zelfservice

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Aan de balie

Inschrijven gastklant

Een klant van een andere bibliotheek die gastklant wil worden, moet zich melden met zijn eigen bibliotheekpas. Tip: vraag ook naar een geldig legitimatiebewijs.

Let op: tussen thuisbibliotheek en gastbibliotheek worden GEEN gegevens (NAW-gegevens, leeftijd en uitleen-transacties) uitgewisseld.

Ga naar 'Nieuwe klant toevoegen'.
Klik op het driehoekje naast Reguliere klant.
Kies het type 'Gastklant'.

Scan de barcode of typ in het veld 'Klantnummer' het pasnummer van de klant.
Klik op 'OK' om te bevestigen.
OCLC Wise vult zelf het ISIL_nummer in.
Op basis van het gevonden ISIL_nummer wordt contact gezocht met de server van het thuis-systeem van de klant.
De gegevens worden gecontroleerd: abonnementen met status 4 en hoger dan status 5 worden geblokkeerd voor inschrijven (status 5 zelf wordt dus geaccepteerd).

Heeft een gastklant geen geboortedatum (want klant is een instelling of school) dan vult OCLC Wise de fictieve geboortedatum '01-01-1970' in.

Geen ISIL gevonden?

Als het ISIL-nummer niet gevonden kan worden, dan komt er een melding "Zonder ISIL-code kan deze lener niet worden ingeschreven als gastlener".

Eventueel kan nog een poging worden ondernomen om de gastklant in te voeren door het ISIL-nummer handmatig in te vullen. Wordt de klant na een aantal pogingen nog steeds niet herkend (bijv. door de melding 'Communicatiefout 900'), dan moet de bibliotheek contact opnemen met de applicatiebeheerder. Deze kan via de website van OCLC (OCLC)* nagaan of de bibliotheek(organisatie) van de gastklant deelneemt aan het gastlenen.

*Via de pagina Gastlenen is info te vinden over organisaties (+ ISIL-codes) die meedoen aan het gastlenen. Deze lijst wordt automatisch gevuld: elke vestiging met een gevulde 'gast_isil' gaat mee in de lijst. Gebruikt een bibliotheek pasnummers met een voorloopgetal dat niet overeenkomt met een vestigingsnummer, kan er een dummyvestiging met dat nummer gemaakt worden (categorie L) waaraan dan de juiste ISIL gekoppeld kan worden).

Meer dan één ISIL gevonden?

Het is niet uit te sluiten dat eenzelfde pasnummer in gebruik is bij verschillende bibliotheeksystemen. In dat geval zullen bij het inschrijven meerdere ISIL-nummers met bijbehorende vestigingsnamen getoond worden om uit te kiezen.

Geblokkeerde klanten: ongeldig abonnement

Klanten met een ongeldig abonnement op het thuissysteem, worden geweigerd als gastklant. Onderstaande melding verschijnt:

Duplicaatpassen

Laat een klant op het thuissysteem een duplicaatpas aanmaken, dan wordt het nieuwe pasnummer in de nachtroutine bijgewerkt. Komt de klant toch nog met de oude pas in de gastbibliotheek, dan zal de pas – net als in de thuisvestiging - onbruikbaar zijn. Zie het tabblad 'Passen', van zowel de gast als de thuisvestiging, voor het actieve pasnummer.

Inschrijven gastklant afronden

Is het abonnement in orde, dan kan de inschrijving worden afgerond. De klantgegevens worden naar de Wise server gestuurd, waarna de inschrijving wordt doorgezet. Op het scherm verschijnen de belangrijkste klantgegevens (grijs) – deze kunnen echter NIET worden gemuteerd.

Klik op 'OK, Vervolg'.
Kies vervolgens een abonnement uit de beschikbare abonnementen; meestal is er maar één beschikbaar.

Bevestig met 'OK'.
Klik op 'Opslaan'

Gastabonnementen zullen in de meeste gevallen gratis zijn. Het is eventueel wel mogelijk Inschrijfkosten in rekening te brengen. In dat geval verschijnt het afrekenblok om de inschrijving af te ronden.

Geen (extra) pas van gastbibliotheek
De klant krijgt van de gastbibliotheek geen extra pas: lenen kan gewoon via de pas van de thuisbibliotheek. In de gastbibliotheek krijgt de gastklant wel een ander/nieuw actor_id: hij moet tenslotte in het andere systeem worden opgeslagen. Een klant hoeft zich per instantie maar 1 keer te laten inschrijven als gastklant.

Gegevens van gastklanten: alleen 'thuis' muteren

Gastklanten zijn in de klantenadministratie te herkennen aan de naam van het gastabonnement boven in de blauwe balk.

Niet muteren
Gegevens van gastklanten mogen NIET worden gemuteerd omdat het om klanten van andere bibliotheken gaat.

Omdat de gegevens niet gewijzigd mogen worden, zijn de meeste muteer-knoppen grijs. Alleen de Tabblad 5. Meldingen en Tabblad 6. Eigenschappen-1 zijn te muteren. Ook het abonnement van een gastklant kan per direct beëindigd worden (het record in rol_landelijk_gastlener wordt gestopt zodat het thuissysteem niet langer wordt bevraagd naar de meest recente data voor deze klant. Er is geen dialoog die het thuissysteem informeert over het uitschrijven in de gastbibliotheek).

Uitleningen en innames worden binnen 10 minuten verwerkt.
In de thuisvestiging zijn de exemplaren die elders zijn geleend WEL te zien.
In de gastbibliotheek zijn de thuis-geleende exemplaren NIET te zien.

Iedere dag worden de klantgegevens gecontroleerd. Als de status van het abonnement ondertussen gewijzigd is (bijv. geblokkeerd of ongeldig), dan wordt deze wijziging ook in het gastsysteem doorgevoerd.

Herinschrijven van gastklanten

Een gastklant met een verlopen abonnement bij de thuisbibliotheek kan (uiteraard) niet lenen bij de gastbibliotheek. Wanneer het abonnementsgeld alsnog wordt betaald waardoor het abonnement weer geldig is, moet de klant opnieuw worden ingeschreven als gastklant in de gastbibliotheek. Een Gastlener met status 9 heeft nog klanttype 04 (Gastklant). Het is daardoor mogelijk deze te herinschrijven met klanttype 04.

Een opruimprocedure zorgt ervoor dat in de tabel rol de einddatum wordt gevuld en de status naar 9 gaat, als in de tabel rol_landelijk_lenen de inschrijving is verlopen. Hierdoor kan een klant opnieuw worden ingeschreven als gastklant. Als een klant een gastklant is geweest, dan kan deze met zijn gastpas als reguliere klant (klanttype 00) worden heringeschreven.

Geen leenstrippen erbij

Gastklanten zullen bij het inschrijven en/of bij het verlengen van het abonnement NOOIT leenstrippen erbij krijgen. De inschrijfduur (en het verlengen) wordt bepaald door het thuissysteem van een gastklant. Alleen vanuit de thuisvestiging kunnen leenstrippen vanuit OCLC Wise worden gekoppeld. Wel is het mogelijk dat er handmatig of via verkoop strippen worden gekoppeld aan een gastklant.

Gegevens 'uit en thuis'

Lenen
Met de pas van de thuisbibliotheek kan de klant lenen in de gastbibliotheek, conform het reglement dat bij het zojuist afgesloten gast-lidmaatschap hoort.

Info bij gastbibliotheek over de thuisbibliotheek
Informatie over de thuisbibliotheek is in de gastbibliotheek op te vragen door te rechtsklikken in het blauwe vlakje met de naam van het abonnement. Getoond worden de naam van de hoofdvestiging, telefoonnummer en mailadres. In onderstaand voorbeeld is de klant lid van de Bibliotheek Hoogeveen, en heeft zich ingeschreven als gastklant bij de Bibliotheek Bemmel. Deze info is opgevraagd via het (3e) vlakje 'Gast lener':

Info bij thuisvestiging over geleende exemplaren
De exemplaren die in de gastbibliotheek geleend zijn, zijn zichtbaar in de thuisbibliotheek bij de geleende exemplaren van de klant. De elders geleende materialen zijn te herkennen aan het woord 'GAST' voor de titel en in het opmerkingenveld.
Indien het gastexemplaar te laat wordt ingeleverd, wordt er boete berekend. In de thuisbibliotheek zal de boete worden berekend conform het eigen reglement.
Het tellertje met het aantal 'in bezit' wordt NIET opgehoogd met het aantal exemplaren die elders geleend zijn.

In het menu onder de rechtermuisknop kan gekozen worden voor 'Inzien gegevens gastexemplaar'. Er wordt dan informatie getoond over de bibliotheek waar het exemplaar geleend is. (naam, adres en telefoonnummer van de bibliotheek, evenals contactpersoon en exemplaarnummer):

Tabblad 4
In de Klantenadministratie van het gastsysteem is op Tabblad 4. Overig te zien dat de klant als gastklant is ingeschreven:

Inleveren
De geleende materialen kunnen in de gastbibliotheek óf in de thuisbibliotheek worden ingeleverd. Inleveren in nog weer een andere bibliotheek is niet toegestaan.
Het reglement van de bibliotheek waar het materiaal wordt ingeleverd is op dat moment geldig. Wordt het gastexemplaar bijvoorbeeld in de thuisbibliotheek ingeleverd, dan wordt de eventuele boete, conform reglement van thuisbibliotheek, ook in de thuisbibliotheek in rekening gebracht.
Wordt het gastexemplaar in de gastbibliotheek ingeleverd, dan wordt eventuele boete conform reglement van de gastbibliotheek in rekening gebracht.

Als het geleende gastexemplaar in de thuisbibliotheek wordt ingeleverd verschijnt de volgende melding:

...en wordt een transportbon geprint.
Het (tijdelijk) exemplaar wordt in de thuisbibliotheek afgeschreven en in de gastbibliotheek krijgt het exemplaar de status T- Transport.

Financieel
Financiële posten zijn alleen zichtbaar in de bibliotheek waar deze zijn geboekt.
Een registratie die is ontstaan in de gastbibliotheek is niet zichtbaar in de thuisbibliotheek.

Gebruik zelfservice

In de meeste gevallen zal de gastklant gewoon kunnen lenen en inleveren bij de zelfservice van de gastbibliotheek. Alleen wanneer een bibliotheek alleen met RFID werkt en de klant heeft geen RFID-leesbare pas, dan moet de gastklant aan de balie laten uitlenen.