Instellingen in de manager
Gast-abonnement(en) definiëren
Bibliotheken die mee doen aan het Landelijk Lenen moeten een abonnement maken voor hun gastklanten. Geef deze abonnementen een duidelijk herkenbare naam (bijv. Gastklant of Landelijk Lenen). De naam van het abonnement wordt in de blauwe balk van de klantenadministratie getoond, het baliepersoneel ziet dan in één oogopslag dat het een gastklant betreft. Bibliotheken kunnen zelf bepalen hoe het reglement bij een abonnement er uit ziet, evenals de instellingen in de abonnementsdefinitie.
Wel verplicht: de 'Klantgroep' in de abonnementsdefinitie van het Gastlenen-abonnement moet zijn 'G – Gastklant'.
Geldigheid gastabonnement
- Een gastabonnement is geldig zolang de klant een geldig abonnement heeft in zijn thuisbibliotheek; ook al wordt er geen gebruik van gemaakt. Wordt het abonnement in de thuisbibliotheek beëindigd, dan vervalt ook het gastabonnement.
- De inschrijving krijgt de looptijd van het gekozen abonnement, meestal 3 maanden. Dagelijks draait de job die de daadwerkelijke looptijd ophaalt bij het thuissysteem en overneemt naar OCLC Wise.
- De gastleners worden niet gefactureerd in het gastsysteem, het thuissysteem bepaalt dus tot wanneer de inschrijving duurt. Wil de bibliotheek dat niet, dan moet in de abonnementsdefinitie bij het 'Soort verlenging' = 1/Voorwaardelijk worden gekozen.
- Het is mogelijk het abonnement van een gastklant per direct te beëindigen.
Voorwaarde voor afvoeren
- Desgewenst is een voorwaarde in te stellen: in het veld 'Afvoeren na' kan de termijn worden ingesteld dat een klant wordt afgevoerd x-tijd na het laatst actief te zijn geweest. Deze voorwaarde zal elke maand bij het openen van de factuurperiode worden gecontroleerd.
- Is een klant dan langer dan de opgegeven periode inactief geweest (obv de laatste activiteitsdatum)? OCLC Wise beëindigt het abonnement mits er geen financiële verplichtingen meer zijn en/of alle materialen zijn ingeleverd.
- Is in de abonnementsdefinitie ingesteld dat de soort verlenging 1/Voorwaardelijk is + is in het veld 'Afvoeren na' een waarde ingevuld, dan wordt bij de facturering NIET gekeken naar het 'Soort abonnement'. Kortom: de voorwaarde is leidend.
- Wanneer deze abonnementen de ingestelde periode inactief zijn geweest worden ze bij de facturering afgevoerd:
Abonnementen uitsluiten van Gastlenen
Door in de abonnementsdefinitie een vinkje te zetten bij 'Gastlenen toestaan' zijn abonnementen al dan niet uit te sluiten van gastlenen. Hiermee is te voorkomen dat klanten met een heel goedkoop abonnement (en waarbij voor alle materialen leengeld betaald moet worden) zich als gast laat inschrijven in een bibliotheek waar het gastreglement gunstiger is.
Als een klant met een abonnement waarbij dit vinkje UIT staat zich in een andere bibliotheek als gast wil laten inschrijven, verschijnt daar tijdens het inschrijven de foutmelding:
ISIL (International Standard Identifier for Libraries)
Een ISIL-nummer is een uniek bibliotheek vestigingsnummer. In de Instantietabel moet het ISIL-veld zijn gevuld; in de Vestigingstabel moet een vinkje zijn gezet.
Gebruikt een van de bibliotheken binnen je systeem pasnummers met een ander voorloopgetal dan het vestigingsnummer, dan kan bij de lener geen vestiging en dus ook geen ISIL worden gevonden. In zo'n geval kan een dummyvestiging (categorie L) worden gemaakt met dat voorloopgetal als vestigingsnummer en de betreffende ISIL. Denk er om dat in deze dummyvestiging een vinkje staat bij 'Niet tonen in webcat' en bij 'Gastlenen actief'!
