Financiële organisaties

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Definitie
De wijze van registreren en het beheren van de financiële posten (contributies en registraties) van de klanten wordt in OCLC Wise ingericht per financiële organisatie (FO).

Klanten ervaren een financiële organisatie als een geheel. Registraties en contributies kunnen bij alle in een FO opgenomen vestigingen worden betaald. Een door een lener gestort deposito is door de klant bruikbaar bij alle vestigingen van de FO waarbij de klant het deposito heeft gestort. Verder kunnen leenstrips ook worden gebruikt bij alle bij de FO aangesloten vestigingen.

Elke instantie is opgenomen in slechts één financiële organisatie. Hiermee worden alle vestigingen van de instantie opgenomen in de FO. Zijn er meer financiële organisaties per instantie gewenst, dan dient de instantie te worden gesplitst. In een FO kunnen meerdere instanties worden opgenomen.

Na het oproepen van de functie in de Manager zullen de gedefinieerde financiële organisaties worden getoond. Klik een van de getoonde regels aan om de details van deze FO in te zien.

De definitie van de financiële organisaties is opgenomen in de tabel Financiële_organisatie in OCLC Wise.

Klik op 'Nieuw' om een nieuwe definitie voor een FO toe te voegen.

Veld	Uitleg
Financiële organisatie	Elke FO moet een uniek FO-definitienummer krijgen. De nummers 00 t/m 999 zijn hiervoor toegestaan.
Omschrijving	Per FO kan een omschrijving van de FO worden opgenomen.
Boek dagnummer	Wordt alleen gebruikt bij de maandelijkse journaalmethode. In OCLC Wise wordt met deze methode alle financiële boekingen aan een journaalperiode (jjmm) toegekend. Deze journaalperiode wordt bepaald op basis van de ontvangstdatum (boekdatum) van de opbrengst. Deze instelling bepaalt op welk dagnummer van een maand de VOORGAANDE journaalperiode (maand) moet worden gesloten. Wordt hier bijvoorbeeld '15' opgegeven dan kan t/m de 15e nog in de journaalperiode van de voorgaande maand worden geboekt. Een boeking ingebracht ná de 15e met een boekdatum in de vóórgaande maand zal de journaalperiode van de huidige maand krijgen. Hiermee wordt een afgesloten journaalperiode beschermd tegen nieuwe boekingen. Per FO in te stellen. Veld MOET een waarde hebben; waarde moet bepaald worden in overleg met de financiële afdeling.
Journaal sluitdatum	Tot en met welke datum moet het boeken in het grootboek worden geblokkeerd. Dit werkt uitsluitend met de flexibele journaalmethode. Door het handmatig zetten van een datum (door of in opdracht van de administrateur) kunnen alleen nog maar financiële posten worden geboekt met een boekdatum groter dan deze datum. Het datumveld is muteerbaar. Bij iedere nachtverwerking mbt intellen journaal wordt de rubriek grootboek afboekingen in de fin posten gezet en niet meer in tot boekingen. Hierbij zal de waarde ALTIJD worden bepaald door JJMM uit de journaal sluitdatum (adm_edatum). Bij de maandelijkse journaalmethode is datum invullen overbodig.
Journaalmethode	Welke journaalmethode wordt gebruikt: <leeg> – als default wordt altijd maandelijks gekozen M – Maandelijks F – Flexibel
Journaalmethode	De keuze Flexibel mag alleen worden gemaakt indien er maar EEN instantie in de FO is opgenomen. Meerdere instanties in de FO verplicht tot een maandelijkse journaalperiode in verband met clearing en dergelijke.
Boekingsmethode	Welke boekingsmethode wordt gebruikt: <leeg> - Standaard is de boekingsmethode <leeg>, dat wil zeggen dat het ‘oude’ kasstelsel in gebruik is. A - Factuurstelsel: Er wordt gekeken naar de omzet, oftewel het ontstaansmoment van een financiële post. C - Kasstelsel: Er wordt gekeken naar het betaalmoment van een financiële post. Wanneer wordt gekozen voor A - Factuurstelsel, dan kan het (nieuwe) journaalverslag in de Client de omzet per maand tonen in plaats van de ontvangsten per maand. Voor meer informatie over het instellen van deze boekingsmethode, zie Journalisering op basis van factuurstelsel. Let op: Om daadwerkelijk over te stappen van journalisering op basis van kasstelsel, naar journalisering op basis van factuurstelsel in het financiële systeem (Exact/AFAS/…), moeten er correctieboekingen worden gemaakt in het financiële systeem.
Moet posten clearen	Indien de FO maar 1 instantie kent dan moet deze rubriek niet worden aangevinkt. Indien in een FO meerdere instanties zijn opgenomen, MOET worden ingesteld dat OCLC Wise bij de journalisering de onderlinge positie tussen de instanties (clearing) OOK moet journaliseren.

Inrichten van de Administratieve Organisatie en de te installeren mogelijkheden voor facturen en het verwerken van ontvangsten

Per Instantie moet in overleg met de accountant worden bepaald welke keuzes gemaakt worden voor het inrichten van de verschillende functies in OCLC Wise waarmee financiële posten worden aangemaakt. Welke posten moeten worden gefactureerd en hoe moeten ontvangsten worden verantwoord/geregistreerd.

Op basis van deze keuzes zullen op OCLC Wise-systeem-niveau instellingen moeten worden ingericht. Van belang zijn onder andere:

Systeemoptie INCASSO – Ondersteuning van incasso op dit systeem
De inrichting van iDEAL
De wijze waarop gekoppeld moet gaan worden met de financiële administratie.