Factureren stap-voor-stap

Stap 1: Openen

Start de Manager > Financiën > Factuurperiode openen/standaard > login met: actor-code met factureerbevoegdheid > voer altijd 'actor-' gevolgd door toegangscode. Ga naar Tabblad 'Open periode'.

Selectiecriteria:

• Vestigingen: De vestigingen die getoond worden zijn de vestigingen waarover de inlogger het beheer heeft. Hier niets in wijzigen.
• Rundatum: Staat al ingevuld. Dit is de maand en kan eventueel met een datum component worden ingevuld.
• Type verslag: Alleen fouten OF Uitgebreid.

Klik op Start. Hierna verschijnt een pop-up met het aantal geselecteerde vestigingen:

Klik op 'Annuleren' als dit aantal niet klopt: de job wordt niet gestart. Klik op 'Ok' als het aantal klopt.

De job wordt gestart en in het scherm loopt de logging mee. Na een paar regels wijzigt de status naar 'Running'. Verlaat de functie NIET maar blijf rustig wachten tot de logging klaar is. Het proces is klaar als de status wijzigt naar 'Klaar'. Klik op 'Klaar' om de logging te stoppen. Ga naar het dashboard (systeemWise > Dashboard > Verslagen) om het verslag te bekijken/printen.

Stap 2: Facturering

Ga naar Manager > Financiën > Factuurperiode openen/factureren standaard > login met: actor- code met factureerbevoegdheid. Ga naar Tabblad Factureren Contributies.

Selectiecriteria:

• Vestigingen: De vestigingen waarvoor de inlogger mag factureren zijn voor-geselecteerd. Niets in wijzigen.
• Rundatum: Staat al ingevuld.
• Type verslag: Alleen fouten OF Uitgebreid.

Klik op Start. De job wordt gestart en in het scherm loopt de logging mee. Na een paar regels wijzigt de status naar 'Running'.  Verlaat de functie NIET maar blijf rustig wachten tot de logging klaar is. Het proces is klaar als de status wijzigt naar 'Klaar'. Klik op 'Klaar' om de logging te stoppen. Ga naar het dashboard (systeemWise > Dashboard > Verslagen) om het verslag te bekijken/printen.

Stap 3: Selecteren posten (naarola en incasso)

Ga naar Manager > Financiën > Factuurperiode openen/factureren standaard > login met: actor- code met factureerbevoegdheid. Ga naar Tabblad Verwerkingen (Open Posten).

Selectiecriteria:

• Organisatie: Financiële organisaties waarvoor geselecteerd mag worden
• Uitgebreid verslag: Ja (voor controles)
• Selecteren incasso-contr: Ja
• Boekdatum incasso: Welke boekdatum krijgen de incassoposten mee. Verplicht veld.
• Selecteren acceptgiro's (nota's): Ja
• Selecteren herinneringen: Ja
• Betalen voor: Voor wanneer moet de klant hebben betaald. Verplicht veld.
• Selecteren herinneringen: Indien gewenst
• Betalen voor: Voor wanneer moet de klant de herinneringen hebben betaald. Verplicht veld.
• Selecteren contributie-attenderingen: Het selecteren van contributie-attenderingen dient op een ander tijdstip te gebeuren: 'Nee'.

Klik op Start.

De job wordt gestart en in het scherm loopt de logging mee. Na een paar regels wijzigt de status naar 'Running'. Verlaat de functie NIET maar blijf rustig wachten totdat het proces voltooid is. Het proces is klaar zodra de status wijzigt naar 'Klaar'. Klik op 'Klaar' om de logging te stoppen. In het dashboard (systeemWise > Dashboard > Verslagen) moet het verslag worden bekeken/geprint.

De tabellen Naarola en Incasso zijn nu gevuld en in het berichtenbestand zijn de regels CNF(H) en CNI aangemaakt. De berichtsoorten voor contributie:

• CNF: De eerste nota's
• CNH: De herinneringsnota's
• CNI: De automatische incasso's

Stap 4: Aanmaken Exportbestand (standaard XML uitvoer)

Ga naar Manager > systeemWise > Rapporten en berichten > Berichten > Contributies. Vul in:

• bij 'Vestiging': de klantenbeheervestiging
• bij 'Soort': de gewenste berichtsoort
• bij 'Vorm': de gewenste berichtvorm (in het geval van Exportbestand, vorm 'XML')

Klik op 'OK', de job wordt gestart. Het proces kan worden gevolgd in het dashboard onder de jobnaam CONTR. Het verslag kan opgevraagd worden onder het tabje 'Verslagen'. Er worden twee bestanden aangemaakt:

• cexport voor eerste nota's
• hexport voor de herinneringen (indien van toepassing)

De bestanden worden weggeschreven naar /home/bxmas/berichten/mapje van de beheervestiging.

In OCLC Wise worden de volgende export formaten ondersteund:

DataB export:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

 

<bicat>

<recordtype10>

<klantkode>1234</klantkode>

<interfaceversion>BIBACC</interfaceversion>

</recordtype10>

<recordtype20>

<senderid>senderid</senderid>

<streamid>streamid</streamid>

<formulier>0001</formulier>

<tgv_naam>xxxxxt</tgv_naam>

<tgv_adres>Jxxxx 8</tgv_adres>

<tgv_postcode>6065 AM</tgv_postcode>

<tgv_plaats>xxxxx</tgv_plaats>

<org_nummer>I000</org_nummer>

<org_naam>Basisbibliotheek </org_naam>

<vest_naam>Montfort</vest_naam>

<vest_email>xxx@xxxx.nl</vest_email>

<recordtype21>

</recordtype21>

<recordtype27>

</recordtype27>

<factuur>

<recordtype50>

<sscc>sscc</sscc>

<pasnummer>24730000085476</pasnummer>

<naam1>Jxxxxx</naam1>

<achternaam>xxxx</achternaam>

<roepnaam>Jxxxx</roepnaam>

<voorletters>J.</voorletters>

<sexe>V</sexe>

<geboortedatum>1997-10-09</geboortedatum>

<straat>xxxxxx</straat>

<huisnr>x</huisnr>

<postcode>xxxx AG</postcode>

<plaats>xxxx</plaats>

<landcode>NL</landcode>

<factuurnr>7100000208000007</factuurnr>

<olaregel1>Contributie: Okt 12 - Dec 12</olaregel1>

<olaregel2>xxxxxx</olaregel2>

<olaregel3>Betalen voor: 26-09-2012</olaregel3>

<onderwerp>Contributie</onderwerp>

<aanhef>naam klant</aanhef>

<email>xxx@xxx.com</email>

</recordtype50>

<recordtype55>

<rubriek1>Jongeren (14 jaar)</rubriek1>

<bedrag>350</bedrag>

</recordtype55>

<recordtype56>

<detailregel>Totaal</detailregel>

<bedrag>350</bedrag>

</recordtype56>

</factuur>

Standaard xml:

<?xml version="1.0"?>

<facturen>

<batchheader>

<batchsoort>Bxxxx</batchsoort>

<senderid>organisatie</senderid>

<streamid>xxxxxxxx</streamid>

<interfaceversion>BICATWISE-1</interfaceversion>

<aanmaakdatum>23-08-2010</aanmaakdatum>

<klantkode>abcd</klantkode>

<productnr>1234</productnr>

</batchheader>

<factuur>

<klant>

<klantnr>2xxx</klantnr>

<naam1>voorletter + naam klant</naam1>

<straat>Mxxxxt</straat>

<huisnummer>36</huisnummer>

<postcode>xxxGJ</postcode>

<plaats>xxxx</plaats>

<bankgiro>xxxx</bankgiro>

</klant>

<factuurvast>

<kenmerk>22001006010046</kenmerk>

<factuursoort>factuur</factuursoort>

<factuurreden>Contributie</factuurreden>

<factuurperiode>ABONNEMENT: Jul 10 - Jun 11</factuurperiode>

<factuurvan>Vestiging xxxxxxx</factuurvan>

<meld_datum>17-08-2010</meld_datum>

<meld_tekst>Betalen voor 21-09-2010</meld_tekst>

</factuurvast>

<factuurregels>

<regel>

<regeldatum>17-08-2010</regeldatum>

<regelomschrijving>ABONNEMENT: Jul 10 - Jun 11</regelomschrijving>

<regelbedrag>2850</regelbedrag>

</regel>

<regel>

<regeldatum>17-08-2010</regeldatum>

<regelomschrijving>Administratiekosten</regelomschrijving>

<regelbedrag>0</regelbedrag>

</regel>

</factuurregels>

<factuurtotaal>

<factuurbedrag>2850</factuurbedrag>

</factuurtotaal>

</factuur>

Stap 5: Incassobestand aanmaken

Ga naar Manager > Systeemwise > Rapporten en berichten > Berichten > Incasso. 

Selectiecriteria:

• Vestiging: hier hoeft niets te worden ingevuld. In het veld staat 'dagboek', dit is ok. 

Klik op 'Ok', de job wordt gestart. 

Het proces kan worden gevolgd in het dashboard (systeemWise > Dashboard > Verslagen) onder de jobnaam INCASS. Het verslag kan opgevraagd worden onder het tabje 'Verslagen'. Het incassobestand wordt opgeslagen in: /home/bxmas/berichten.

Stap 6: Printen contributiefacturen

Vanuit de functie 'selecteren posten' worden de contributieregels voor formulier geschreven naar de tabel 'naarola', tegelijkertijd wordt er in het berichtenbestand een regel geschreven voor soort CNF. Deze regels zijn meteen zichtbaar in de Client en kunnen van daaruit worden geprint.

• Ga naar Client > Berichten > Printklaar maken > Contributies > selecteer de regel > Printklaar maken.
• Even wachten tot de regel verdwijnt (klik op 'Ververs')
• Ga naar Print berichten > Selecteer de regel > Kies PDF ter controle OF Print direct

Stap 7: Mail contributienota versturen

De contributiemail wordt verzonden vanuit de Manager: systeemWise > Berichten > Contributies. Kies in het rechterscherm:

• Vestiging: de beheervestiging klantenadm
• Soort: CNF
• Vorm: Mail

Sluit af met 'Ok'. Volg de job in het dashboard (systeemWise > Dashboard > Verslagen).