Contributie naar deurwaarder

Algemeen

Er bestaat in OCLC Wise een functie waarmee contributiebedragen doorgezet kunnen worden naar de deurwaarder. Kenmerken van deze functie zijn:

Het contributiebedrag wordt omgezet naar een registratie.
Het getransformeerde contributiebedrag wordt daarna in de eerstvolgende run WIK-registratienota's meegenomen.
Het contributiebedrag wordt na de WIK-fase opgenomen in de deurwaarderprocedure.

Voorwaarden voor gebruik van deze functie:

De procedure voor registratienota's moet in gebruik zijn.
De WIK-procedure voor registratienota's moet in gebruik zijn.
De deurwaarderprocedure moet in gebruik zijn.

Werking

In de contributiemethode wordt aangegeven wanneer een openstaande contributie moet worden afgeboekt en het bijbehorende abonnement wordt opgezegd. Tijdens het openen van de factuurperiode, op iedere eerste van de maand, wordt de contributie afgeboekt en het abonnement opgezegd. Als ingesteld is dat contributiebedragen omgezet moeten worden naar registraties, wordt dat gedaan tijdens het openen van de factuurperiode. In het verslag wordt dit als volgt gemeld:

5600 2015-04-02 560009510398 - 226716- AFGEVOERD NA DELINQUENT
Afgeboekt: 5250 - Omgeboekt naar registratie: 2625

5600 2015-04-02 0 TOTAAL OMGEBOEKT : 716.55

De registratie zal geboekt worden op een 2xxx boekingscode, in de tabel fin_posten wordt een nieuw record geschreven met als boekdatum de datum waarop de post is omgezet naar een registratie. Afhankelijk van de instellingen zal of het volledige bedrag worden omgezet of een deel daarvan. Een deel van het bedrag betekent: De periode van einde vervalmaand tot opzegmaand. De klant hoeft het toekomstige deel niet meer te betalen.

Een voorbeeld:

De vervalmaand is september, het abonnement vervalt op 1 oktober.
Het tarief bedraagt 57,50
In de contributiemethode staat ingesteld; 'afvoeren na 6 maanden' (okt/nov/dec/jan/feb/mrt)
Tijdens het openen van de factuurperiode op 1 april wordt deze post omgezet naar een registratie, hiervan verschijnt een melding op het openingsverslag.
Per klant wordt de omzetting gemeld en het totaalbedrag wordt aan het einde van het verslag getoond.
Er zijn twee mogelijkheden:
- Het volledige bedrag van 57,50 wordt berekend.
- Er wordt een deel van het bedrag berekend, in dit geval: 57,50 :12= 4,80 x 6 (maanden)= 28,75
- In beide gevallen wordt de contributie afgeboekt, respectievelijk op code A910 en A911 (restmaanden). Op datzelfde moment wordt voor het restbedrag een registratie aangemaakt met een boekingscode in de 2xxx serie.

Tijdens de eerstvolgende selectie voor de Ingebrekestelling (WIK) registratienota's, worden deze posten geselecteerd en verwerkt. Als een klant zich laat herinschrijven zal deze geconfronteerd worden met de niet betaalde contributie in de vorm van een registratie.

Instellen

Ga naar Manager > Financiën > Boekingsstructuur > Boekingstabellen > Accounting. Maak een nieuwe 2xxx code aan, bijvoorbeeld in de 900 range met als omschrijving 'Contr naar registratie' of iets dergelijks; de keuze is vrij. Op deze boekingscode wordt het bedrag geregistreerd.

Ga naar Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinities. Vul in de abonnementsdefinities deze drie velden in:

Veld	Uitleg
Contributie omzetten naar registratie	Zet een vinkje als je deze functie wil gaan gebruiken.
Gehele bedrag	Zet een vinkje als het volledige bedrag moet worden berekend. Als het veld leeg blijft wordt een deel van het contributiebedrag omgezet naar een registratie. Zie hierboven voor een beschrijving.
Boekingscode omzetten registratie.	Kies de zojuist aangemaakte boekingscode. Dit veld is verplicht als het vinkje is gezet bij het eerste veld.

Zodra bovenstaande instellingen zijn gezet zullen tijdens de eerstvolgende 'openen factuurperiode' de contributiebedragen worden omgezet naar een registratie.

De eerder genoemde nota- en deurwaarderprocedures moeten zijn ingericht.