Instellen WIK-brief en Deurwaarderprocedure

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Als een klant openstaande posten niet betaalt, wordt er eerst een ingebrekestelling (WIK-brief) gestuurd. Als de klant vervolgens nog steeds niet betaalt, wordt de deurwaarderprocedure actief. In deze handleiding staat hoe je de WIK-brief en deurwaarderprocedure instelt (Manager). Voor informatie over de werking van de WIK-brief en deurwaarderprocedure (Client), zie Ingebrekestelling (WIK) en Deurwaarderprocedure.

Instellingen WIK-brief

Stel in de Wise Manager de volgende zaken in voor het werken met de ingebrekestelling/WIK-brief.

Berichtvoorkeurmethode

Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes.

Zet de soorten NBI en NRI op 'F' (andere verzendmogelijkheden nog niet beschikbaar).

Accordeervestiging

Ga naar Beheer organisaties > Vestigingen > tabblad Financieel.

Kies bij het veld 'Selectie/Accordeervestiging' de vestiging die verantwoordelijk is voor het selecteren en accorderen van de deurwaardersposten.

Notamateriaalvergoedingsmethode (voor de NBI)

Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes. Vul de volgende velden in:

'Ingebrekestellingsbrief':
Zet hier het vinkje voor ingebruikname van de procedure.
'Ingebrekestellingsbrief (na dagen)':
Aantal dagen NA de herinnering.

Als er geen herinnering wordt verzonden: het aantal dagen na de eerste nota. Houd hierbij de wettelijk verplichte 14 dagen termijn in acht.

Nota registratiemethode (voor de NRI)

Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes. Vul de volgende velden in:

'Ingebrekestellingsbrief':
Zet hier het vinkje voor in gebruik name van de procedure.
'Ingebrekestellingsbrief (na dagen)':
Aantal dagen NA de herinnering.

Als er geen herinnering wordt verzonden: het aantal dagen na de eerste nota. Houd hierbij de wettelijk verplichte 14 dagen termijn in acht.

Onderdrukken administratiekosten

Op de WIK-brief mogen GEEN eerder berekende administratiekosten worden opgevoerd. Dit betekent dat de administratiekosten moeten worden onderdrukt. Hiervoor is een speciale functie beschikbaar in de boekingstabellen: Financiën > Boekingstructuur > Boekingstabellen > Accounting.

Zoek de boekingscode Administratiekosten (veelal in de 28xx range) en zet een vinkje bij het veld 'Onderdrukken adm.kosten en deurwaarder'.

Tijdens de selectie en verwerking van de WIK-brieven wordt in de fin_post het veld adm_status van de administratiekosten gevuld met I (ingebreke). Deze wordt dus niet meer meegenomen in de procedure.

Let op:
Bij een notamateriaalvergoeding worden de administratiekosten automatisch onderdrukt op basis van de fin_post gegevens (exm_id=0).
Bij een WIK naar aanleiding van een registratienota wordt gekeken naar de instelling wel/niet onderdrukken. Er vindt geen controle plaats op exem_id. Dit geldt ook voor administratiekosten per exemplaar.

Instellingen Deurwaarderprocedure

Voordat de deurwaarderprocedure kan worden uitgevoerd, moeten er eerst een aantal instellingen worden gezet in de Wise Manager.

Dagboeken

Ga naar Financiën> Boekingstructuur > Dagboeken > Afboekingen.

Posten die naar de deurwaarder gaan worden direct op 'afgehandeld' gezet. Met een aparte code zijn deze posten later gemakkelijk te selecteren.
Nog een voordeel: de deurwaarderposten worden gescheiden van de overige notakosten (administratiekosten).
Voor de registratienota's die naar de deurwaarder gaan kan een eigen code worden aangemaakt.

Abonnementsmethodes

Notamethodes per vestiging/instantie
Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Notamethodes per vestiging/instantie.
Zet een vinkje bij 'Deurwaarderprocedure'.

Deurwaardermethode
Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Deurwaardermethode.
Vul instantie, methode code (begin met 01), omschrijving, blokkeren van pas en melding naar keus in. Vul het aantal dagen in. Let op: dit is het aantal dagen na de WIK-brief (of herinnering). Houd rekening met herinnering(en) op de eerste nota. Vul ook een boekingscode in, anders worden de financiële posten niet afgeboekt.

Registraties naar de deurwaarder
Voor de registratienota's definieer je een aparte methode met dezelfde voorwaarden als de materiaalvergoedingsmethode-deurwaarder:

Termijn: het aantal dagen na de WIK-brief (of herinnering).
Afboekingscode: de code waar de posten worden weggeschreven zodra de post is geselecteerd voor de deurwaarderprocedure.

Berichtvoorkeurmethode
Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsmethodes > Berichtvoorkeurmethode:
Zet in de berichtvoorkeurmethode de soort NBD op F (NBD staat voor Nota Boekvergoeding Deurwaarder: de oude term voor Nota Materiaalvergoeding Deurwaarder).

NBD
Ook de registratienota deurwaarder wordt weggeschreven onder de soort NBD!

Abonnementsdefinitie

Ga naar Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinitie.
Voeg bij het abonnement de code van de deurwaardermethode toe. Indien van toepassing moet ook de deurwaardermethode ingevuld worden voor de registratienota's

SysteemWise > Berichten

Ga naar systeemWise > Berichten > Berichten.
In de systeemtabel worden twee regels aangemaakt voor soort NBD, één regel met vorm F en een regel met vorm L.

Let op:

Gebruik voor de NBD-formulieren de stylesheet wise/frm_reg
De reden hiervoor is dat de registratienota's voor de deurwaarder in dezelfde handeling worden aan- en opgemaakt.
Gebruik voor de NBD-lijst die bestemd is voor de deurwaarder de stylesheet wise/frm_dwlst

De regels in de systeemtabel zien er als volgt uit:

Tijdens het 'foppen' van de deurwaarder regels worden er formulieren aangemaakt die bestemd zijn voor de klant of voor eigen gebruik.

Tegelijkertijd wordt van de set formulieren een lijst gefopt en weggeschreven als pdf. Op deze lijst worden gegevens afgedrukt die van belang zijn voor de deurwaarder (adres, telefoon, e-mail etc van de klant). OCLC levert een standaard stylesheet voor deze lijst. Bovenstaande stylesheets worden meegeleverd in de map home/bxmas/berichten/wise

De bestanden in de map home/bxmas kunnen via de Client geüpload en gedownload worden.

Deze functie staat in de Client onder Vestigingbeheer > Bestandsbeheer.