Berichtenproces stap voor stap

Berichten verzamelen

Voordat de berichten daadwerkelijk kunnen worden verzonden, moeten de gegevens worden verzameld die nodig zijn om het bericht aan te maken. Tijdens het verzamelen wordt per exemplaar/klant een berichtregel aangemaakt in de tabel 'Berichten'.

Het verzamelproces is voor iedere berichtsoort verschillend. zie hiervoor Berichtenproces per klasse

Berichten verwerken

Na het verzamelen worden de berichtregels verwerkt, het zogeheten 'fopproces'. Dit fopproces wordt voor iedere berichtsoort apart gestart en kan zowel in de client als in de Manager worden gestart.

Het hangt van de berichtsoort af waar de verwerking wordt gestart. Uiteindelijk zullen alle berichtsoorten vanuit de client verwerkt worden.

Het 'foppen' van de berichten

Voor iedere berichtsoort is een eigen stylesheet aanwezig. Een stylesheet is de opmaak (lay-out) van het bericht. Zie ook Stylesheets. Omdat niet iedereen handig is in het aanpassen van een stylesheet, zijn er vaste teksten opgenomen in de tabel 'Teksten' (Berichten > Berichten > tab Teksten). Van hieruit kunnen teksten eenvoudig worden aangepast. zie ook Tabblad Teksten

Tijdens het verwerken van de berichten worden gegevens zoals klant, titels, exemplaren etc. uit de tabel 'Berichten' gehaald en op basis van de juiste stylesheet omgezet naar een uitvoerbestand. Dit wordt 'foppen' genoemd. 'Fop' staat in dit geval voor 'Formatting Objects Processor'; een stukje software dat de informatie uit de tabel omzet naar een uitvoerbestand in het juiste format.

Per berichtsoort wordt het uitvoer-format gedefinieerd in de systeemtabel.

Het fopproces maakt op basis van de gedefinieerde uitvoer een mail-bestand, een printer-bestand (pcl) of een pdf-bestand aan.

Voorlopig wordt standaard van iedere vorm 'Formulier' een pdf-bestand aangemaakt. Mocht er iets misgaan dan is er altijd nog een ander type uitvoerbestand beschikbaar.

OCR-uitvoer via Postscript naar een truetype font werkt niet goed, moet in dat geval geconverteerd naar een type1-font.

De xml- en uitvoerbestanden wordt opgeslagen op de server in de map /home/bxmas/berichten. Er is per vestiging een map die weer is onderverdeeld in dagmappen.

Bestanden in deze mappen zijn, afhankelijk van de uitgegeven bevoegdheden, te up- en te downloaden via de Client > Vestigingbeheer > Bestandsbeheer.

Alle berichten worden opgeslagen in de desbetreffende vestigingsmap, met uitzondering van de incassobestanden. De incassobestanden worden opgeslagen in de hoofdmap Berichten. Zodra er een nieuwe run plaatsvindt, wordt het aanwezige bestand doorgeschoven naar de dagmap.

Tijdens het fopproces wordt ieder xml-bestand voorzien van een volgnummer. Dit volgnummer wordt tevens opgenomen bij iedere berichtregel in de tabel 'Berichten'. Bij eventuele problemen/klachten kan aan de hand van dit volgnummer eenvoudig de berichtregel worden opgespoord in tabel 'Berichten'. Na de verwerking wordt de berichtregel in de tabel 'Berichten' bijgewerkt, de status wijzigt van Ø (nul) naar B (bericht).

Nota materiaalvergoedingen en registratienota's vanuit de balie (per klant) worden direct verzameld, gefopt en geprint.

Van publieksberichten wordt geen log getoond: al die afzonderlijke verzendingen leveren namelijk te regels op. Desondanks kan de status van een bericht wel B=verzonden zijn. Om het niet-verzenden van publieksberichten eerder op te laten vallen, verschijnt de melding 'FOPPER FOUT' als bij de berichten 'ergens' in het fopproces iets fout gaat. Ook de fout wordt vermeld, bijvoorbeeld dat een stylesheet niet gevonden kan worden. Dit geldt voor alle berichtsoorten.

Berichten houden daarbij wel de status B. Wat eventueel toch nog verzonden moet worden – houd de actualiteit in de gaten – kan op status 0 worden gezet zodat deze berichten bij een volgende ronde alsnog verzonden zullen worden.

Controle en bewaking van het verwerken

Van elke verwerkingsrun wordt een verslag aangemaakt. In dit verslag wordt gedetailleerd weergegeven voor wat en voor wie (en voor wie niet) een bericht is aangemaakt. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een bericht niet is aangemaakt: het e-mailadres is onvolledig, de berichtmethode ontbreekt, de adresgegevens zijn onvolledig etc.

Het is dus belangrijk om na iedere verzamel- en verwerk-actie het verslag te controleren. Het is mogelijk (wordt aanbevolen!) om de verslagen direct na het verzamelen/verwerken naar een beheerder te laten mailen. Mocht er tijdens de verwerking iets misgaan, dan kan het fopproces opnieuw worden gestart zodat de berichtregels opnieuw worden verwerkt (zie ook Dashboard).

Het starten van de verwerking verschilt per soort bericht. Niet alles kan vanuit de client.

Soort bericht	Vewerking starten vanuit
Reserveringen	Client
Herinneringen	Client
Nota-materiaalvergoeding	Client
Nota-materiaalvergoeding herinnering	Client
Nota-materiaalvergoeding balie	Client (klantenadm)
Nota-registraties balie	Client (klantenadm)
Nota registraties herinnering	Client
Contributies formulieren	Client
Contributies bestand	Manager
Nota Donatie	Manager
Nota Herinnering Donatie	Manager
Incasso's	Manager
Aanwinst attenderingen	Manager
Publieksmeldingen	Manager/server
Publieksmelding bevestiging reservering projectcollectie (PBB)	Client (stafvestiging, projectplanning)
Vestigingsmeldingen	Manager
Inleverattenderingen	Client
Inleververzoeken	Client

Berichten versturen

Na het verwerken/foppen van de berichten, kunnen ze worden verstuurd naar de klant. De manier waarop berichten kunnen worden verstuurd is per berichtsoort afwijkend: het kan per e-mail, formulier, inbox of SMS.

Berichten die langer dan zes maanden geleden zijn verzonden, worden iedere tweede van de maand naar de 'berichten_archief' tabel geschreven. Via de client > Kantenadministratie > Klantberichten kunnen berichten (per klant) uit het archief worden bekeken.

Mail afvangen i.g.v. een onbekend e-mailadres

E-mails voor klanten zonder e-mailadres kunnen worden afgevangen. De berichtvorm die wordt gekozen indien er geen e-mailadres bekend is, is afhankelijk van de instellingen in de berichtvoorkeurmethode.

Wanneer de organisatie wil dat de klant een formulier (kaartje, A4, etc.) ontvangt als er geen e-mailadres bekend is, dan moet de berichtvoorkeurmethode als volgt worden ingesteld:

Dus: altijd eerst vorm M vermelden en daarna de vorm die OCLC Wise moet kiezen indien er geen e-mailadres bekend is.

Een andere terugvalvorm mag natuurlijk ook. Als de organisatie geen formulieren verzendt, mag de terugvalvorm ook Z (= geen) zijn. Deze situatie zal voornamelijk voorkomen bij reserveringen en inleverattenderingen.

E-mail versturen naar meerdere adressen (BCC mail)

Het is mogelijk een dezelfde mail naar meerdere e-mailadressen tegelijk te versturen door gebruik te maken van de systeemoptie BCCMAIL.

Werking:

Activeer de optie BCCMAIL
Ga naar Client > Klantenadministratie > tabblad NAW
Voer één of twee BCC e-mailadressen in
In client > Klantberichten wordt per verzonden e-mail getoond of er sprake is van een BCC e-mail.

Berichten printen

Voor alle berichten geldt dat AL het printwerk via de Client wordt afgehandeld.

Afdrukken voor meerdere vestigingen

Op basis van bevoegdheid en vestigingsgroep wordt bepaald voor welke vestiging(en) de medewerker mag afdrukken. Zie Print-bevoegdheid.

In de vestigingsgroep PFM (manager > bicatWise > Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen per vestiging) wordt een groep van vestigingen gedefinieerd waarvoor mag worden afgedrukt.

Aan de gebruikersrolbevoegdheid is extra functionaliteit toegevoegd: 'Printen_berichten' (manager > systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden).

Printjobs via de manager

Ga naar manager: systeemWise > Berichten > Berichten > SysteemTabel
Kies de gewenste berichtklasse (reserveringen, aanmaningen etc.), en vervolgens de vestiging waarvoor deze berichten moeten worden afgedrukt/verzonden.
Door een '%' in te voeren bij het veld 'vestiging' worden alle vestigingen geselecteerd.
Let op voor de klasse A en R is er een iets andere werkwijze. Voor meer informatie over de runlevel, zie Tabblad Berichten - OCLC Wise Help

Hierna wordt er meteen verzonden/afgedrukt naar de uitvoer (prefix + foptype) die aangegeven is in Berichten > SysteemTabel.

Netwerkprinter benaderen

Voor zover bekend is het niet mogelijk om de netwerkprinter te benaderen. Er zijn opties om dit op te vangen:

Formulieren direct foppen als PDF. De pdf-jes kunnen daarna vanuit de desbetreffende mappen worden opgehaald via 'Bestandsbeheer' in de Client. In de systeemregel invoeren:
- Foptype = PDF
- Volgrun = Geen
Veld device leeg laten, dit heeft tot gevolg dat in de Client > Berichten > Print berichten > de knop 'Print geselecteerde regels' grijs blijft.